Inhoud
| Table of Contents |
|---|
Algemeen
In navolging van de maatregelen getroffen voor het Coronavirus is het nu mogelijk om Corona tegoedbonnen toe te voegen en te beheren in TravelNote. De corona tegoedbonnen kunnen beheerd worden in TravelNote. Hierbij gaan we uit van 2 verschillende situaties:
Het reiskantoor ontvangt corona tegoedbonnen van de TO’s en geeft deze bonnen door aan de klant. Hierbij kan het reiskantoor kiezen om zelf een samenvattende bon uit ons systeem te bezorgen aan de klant.
Het reiskantoor/TO geeft een corona bon uit aan de klant en ontvangt geen tegoedbonnen van onderliggende leveranciers.
Naast het ontvangen en versturen van corona tegoedbonnen vindt u in deze handleiding meer info over:
De boekhoudkundige afhandeling van deze vouchers: inwisselen van een tegoedbon
Overzichtelijke kas planning om een overzicht te houden op deze corona situatie.
Ontvangen tegoedbonnen
Ontvangen tegoedbonnen registreren
Wanneer men een corona tegoedbon ontvangt van een TO moet dit ingeboekt worden op het dossier.
In onderstaand voorbeeld ontvangen we een corona bon voor Hotel Excel **** met verkoopprijs 1500 € en aankoopprijs 1350 €.
...
U voegt een negatief artikel toe op dit dossier.
...
| Info |
|---|
Tip: Gebruik één artikelcode voor al uw corona bonnen ongeacht de leverancier. |
U kunt ook de aankoopprijs vermelden in het vak originele prijsinfo:
...
Als u de prijzen hebt ingevuld kunt u deze corona bon onmiddellijk registeren door op de '…' te klikken bij corona bon:
...
Indien er nog geen corona bon bestaat op dit dossier, vraagt TravelNote om deze corona bon aan te maken:
...
| Info |
|---|
Deze voucher hoeft u niet af te geven aan uw klant, dat beslist u zelf. Door deze voucher aan te maken, heeft u een opvolging van uw voucher administratie en kan de klant later op een ander dossier met deze voucher betalen. |
U kunt nu deze bon selecteren:
...
De bon staat gekoppeld aan dit artikel en u kunt de vervaldatum invullen van deze tegoedbon:
...
Als u klikt op ‘Ok’ is de tegoedbon op het dossier geboekt:
...
Bijgevolg wordt dit bedrag niet gefactureerd als de reis niet doorgaat en kan deze bon als betaalmiddel gebruikt worden op een ander dossier. Als de reis later doorgaat volstaat het om deze corona tegoedbon terug positief tegen te boeken op dit dossier. Meer uitleg omtrent het inwisselen van een corona tegoedbon vind je hier:
| Info |
|---|
Om de voucher van de TO op te slaan koppelt u deze best onder het documentbeheer aan het dossier. |
Ontvangen tegoedbonnen opvolgen
...
Deze aangemaakte corona tegoedbonnen kunt u opvolgen via Documenten > Corona tegoedbonnen:
...
U kunt de bijhorende bon opzoeken op nummer, dossiernummer of klant:
...
Bij deze bon ziet u onmiddellijk het beschikbaar tegoed, u klikt op wijzigen.
Bij dit dossier ziet u onmiddellijk de leverancier inclusief bedrag en vervaldata:
...
Corona tegoedbon opmaken
Corona tegoedbon instellingen
U dient volgende zaken in te stellen alvorens de corona bonnen te gebruiken:
Gebruiksvoorwaarden en mailteksten tegoedbon
U kunt gebruiksvoorwaarden ingeven voor deze corona bon. Deze voorwaarden worden bijgevolg mee geprint op deze corona bonnen.
...
U kunt uw logo afdrukken op de corona tegoedbon. Hiervoor dient u uw logo éénmalig op te laden bij Administrator > Bedrijfsfiche bewerken.
...
U voegt een afbeelding toe met de knop toevoegen, nadien klikt u op opslaan.
...
Voorwaarden per leverancier instellen
Elke TO zal eigen voorwaarden hebben voor de corona tegoedbonnen. Deze voorwaarden kunt u instellen per leverancier. Eenmaal deze voorwaarden ingesteld worden ze mee afgedrukt op de corona tegoedbon.
U stelt de voorwaarden in bij Modules > Beheer leveranciers > Leverancier wijzigen > Voorwaarden:
Corona tegoedbon aanmaken
Deze stap is enkel nodig als u eigen tegoedbonnen uitgeeft.
Selecteer één of meerdere dossier(s) waarvoor u een Corona voucher wenst aan te maken en klik op Corona vouchers > Corona voucher aanmaken.
...
U krijgt een bevestiging als de corona vouchers zijn aangemaakt.
...
...
Corona tegoedbonnen beheren
...