Inhoud
| Table of Contents | ||
|---|---|---|
|
Algemeen
De corona tegoedbonnen kunnen beheerd worden kunt u beheren in TravelNote. Hierbij gaan we uit van 2 verschillende situaties:
...
Beheren van corona tegoedbonnen
De boekhoudkundige afhandeling: inwisselen van een tegoedbon
Overzichtelijke kas planning om een overzicht te houden op deze corona situatie.
Video tutorial
Deze video tutorial legt u stap per stap de verwerking van corona bonnen uit binnen TravelNote.
...
Ontvangen corona tegoedbonnen
...
U kunt ook de aankoopprijs vermelden in het vak originele prijsinfo:
...
Als u de prijzen hebt ingevuld kunt u deze corona bon onmiddellijk registeren registreren door op de '…' te klikken bij corona bon:
...
Indien er nog geen corona bon bestaat op dit dossier, vraagt TravelNote om deze corona bon aan te maken:
...
| Info |
|---|
Deze voucher corona bon hoeft u niet af te geven bezorgen aan uw klant , dat (u beslist u zelfzelf of u deze wilt afgeven). Door deze voucher bon aan te maken, heeft u een opvolging van uw voucher administratie corona bonnen en kan de klant later op een ander dossier met deze voucher corona bon betalen. |
U kunt nu deze bon selecteren:
...
Bijgevolg wordt dit bedrag niet gefactureerd als de reis niet doorgaat en kan deze bon als betaalmiddel gebruikt worden op een ander dossier. Als de reis later doorgaat volstaat het om deze corona tegoedbon terug positief tegen te boeken op dit dossier. Meer uitleg omtrent het inwisselen van een corona tegoedbon vind je hier:
...
staat alles goed als de klant de corona bon wil inwisselen. Meer info over het inwisselen van de corona bon vindt u hieronder:https://travelnote.atlassian.net/wiki/spaces/HAN/pages/887685123/Corona+tegoedbon#Inwisselen-corona-tegoedbon
| Info |
|---|
Tip: U kunt de originele voucher van de TO toevoegen onder het documentbeheer van het dossier. |
Ontvangen tegoedbonnen opvolgen
...
U geeft dit in bij het tabblad Administrator > Bedrijfsfiche bewerken. Bij de bedrijfsfiche heeft u een tabblad Corona teksten. Hier vult u de voorwaarden in. Dit kan in 4 talen afhankelijk van de taal van de klant.
...
Elke TO zal eigen voorwaarden hebben voor de corona tegoedbonnen. Deze voorwaarden kunt u instellen per leverancier. Eenmaal stelt u in op leveranciersniveau. Als deze voorwaarden ingesteld zijn worden ze mee afgedrukt op de corona tegoedbon.
U stelt de voorwaarden in bij Modules > Beheer leveranciers > Leverancier wijzigen > Voorwaarden in het tekstvak voorwaarden corona:
...
Corona tegoedbon aanmaken
...
Selecteer één of meerdere dossier(s) waarvoor u een Corona voucher wenst aan te maken en klik op Corona vouchers bonnen > Corona voucher bon aanmaken.
U hoeft dit dus niet dossier per dossier te doen maar kunt dit in batch doen door meerdere dossiers in één keer te selecteren.
...
U krijgt een bevestiging als de corona vouchers bonnen zijn aangemaakt.
...
Corona tegoedbonnen afdrukken
U kunt het beheer van de corona bonnen tegoedbonnen raadplegen via Documenten > Corona tegoedbonnen.
U selecteert een corona voucher bon en klikt op corona voucher bon afdrukken:
...
De voucher tegoedbon verschijnt en u kunt u deze gebruiken voor uw klant:
...
...
| Info |
|---|
Er zijn 2 type vouchers voor België en Nederland. Dit wordt standaard correct afgedrukt. |
Corona tegoedbonnen mailen
U kunt het beheer van de corona bonnen raadplegen via Documenten > Corona tegoedbonnen.
U selecteert een corona voucher tegoedbon en klikt op Corona voucher bon mailen:
...
Het mailvenster verschijnt met de corona voucher bon in bijlage.
U kunt eventueel de standaard tekst aanpassen en klikken op versturen.
...
...
Beheer corona tegoedbonnen
...
Algemeen beheer
U kunt het beheer van de corona vouchers tegoedbonnen raadplegen via Documenten > Corona tegoedbonnen.
...
U kunt in dit beheer corona bonnen toevoegen, wijzigen en of verwijderen.
...
Bij een corona bon kunt u volgende zaken invullen:
...
Nummer: Uniek nummer voor de corona bon aangemaakt door onze software.
Organisator: Dit is de bedrijfsfiche die bepaald welk reiskantoor/touroperator de bon uitgeeft. Indien niet ingevuld wordt het actieve bedrijf genomen.
Dossier: Het dossier waarvoor de corona voucher bon wordt aangemaakt. U kunt slechts één voucher tegoedbon hebben per dossier. (Als u meerdere vouchers tegoedbonnen ontvangt van leveranciers kunt u dit zien als een samenvattend overzicht van de vouchers alle tegoedbonnen per dossier).
Klant: De klant voor wie de corona voucher tegoedbon geldt.
Creatiedatum: Aanmaakdatum van de corona voucherbon. Dit kan aangepast worden door de reisagent.
Geldigheidsdatum: Tot wanneer de corona voucher tegoedbon geldig is. Dit kan aangepast worden door de reisagent.
Bedrag: De waarde van de vouchertegoedbon. Dit zou moeten gelijk zijn aan het betaald bedrag van de klant.
Netto: Dient enkel ingevuld te worden door touroperators.
Categorie: Vrije keuzetabel waar men de corona vouchers bonnen in categorieën gaat opsplitsen.
Opmerkingen
Te vermelden leveranciers: Dit zijn de leveranciers gekoppeld in het dossier. U beslist zelf welke leveranciers er worden opgenomen in de voucherop de tegoedbon staan.
Naam leverancier
PO van de leverancier: Dit is de po in het dossierartikel.
Commentaar: Extra opmerkingen betreft het artikel.
Bedrag: dit bedrag kan aangepast worden.
Vervaldatum: Vervaldatum van de bon van de leverancier.
Ingewisseld op: De corona voucher bon is een betaalmiddel, wanneer deze bon gebruikt wordt op een nieuw dossier wordt dit hierbij vermeld. Dit is enkel nodig als dit gebruikt wordt op een nieuw dossier!
Dossier wordt omgeboekt: Indien de tegoedbon niet wordt ingewisseld voor een nieuw dossier maar het bestaand dossier wordt omgeboekt naar een later tijdstip.
Toon alle reizigers: Wanneer deze optie aangevinkt wordt, worden alle deelnemers in het dossier weergegeven op de corona voucherbon.
Leveranciers zijn elk organisator: Vink deze optie aan om de leveranciers weer te geven als organisator. Dit heft de input in het vak ‘Organisator’ op en geeft de naam van de reisagent weer als ‘Reisbureau' op de corona bon.
Geblokkeerd (terugbetaald): Als de corona tegoedbon niet wordt besteed en deze na anderhalf jaar terug betaald wordt.
Corona dossiers herkennen
...
U ziet onmiddellijk welke dossiers deze tegoedbon hebben:
...
Boekhoudkundige afhandeling
...
Inwisselen corona tegoedbon
Instellingen: Betaalmethode corona toevoegen
Wanneer voor deze corona dossiers de reis niet kan doorgaan zal u de corona tegoedbon moeten gebruiken als betaalmiddel op een nieuw dossier.
...
Rekening: De grootboekrekening waar dit bedrag wordt overgeboekt. Dit is best een nieuwe grootboekrekening die u overlegd overlegt met uw boekhouder.
U klikt op OK om deze nieuwe betaalmethode op te slaan.
| Info |
|---|
Deze betaalmethode dient u te valideren met uw boekhouder. Het kan zijn dat bovenstaande oplossing voor uw boekhouder niet gewenst is. |
Corona
...
De klant wil de corona voucher gebruiken. Hierbij zijn er 2 opties:
Klant past zijn reis aan naar een latere datum. Bijgevolg wijzigt er boekhoudkundig niets aan het dossier. U kunt dit aangeven door bij de corona voucher aan te vinken: Dossier wordt omgeboekt.
...
bon inwisselen: 3 situaties
Er zijn 3 mogelijkheden omtrent het inwisselen van corona bonnen:
De reis wordt uitgesteld tot latere datum: U past de reisdata aan in het dossier en u kunt een artikel corona bon tegen boeken als een nieuw positief artikel. U mag de oorspronkelijke corona tegoedbon niet verwijderen zodat de boekhouding dit kan opvolgen.
De bon wordt ingewisseld voor een ander reis: In dit geval geldt de bon als een betaalmiddel en dient u een betaling in te boeken met deze corona bon op een nieuw dossier.
De bon wordt niet ingewisseld: De leverancier betaalt u het bedrag terug en u betaalt de klant terug. Het dossier wordt geannuleerd en de corona tegoedbon wordt geblokkeerd zodat deze niet meer kan gebruikt worden.
Hieronder vindt u een uitleg voor elk van deze situaties.
Reis wordt uitgesteld tot latere datum
U neemt het bestaand dossier erbij en past alle reisdata aan.
In het dossier dient u de corona tegoedbon tegen te boeken, dit doet u door dezelfde bon toe te voegen met een positief bedrag:
...
Wanneer u het bedrag heeft toegevoegd kunt u de corona bon koppelen door op … te klikken:
...
U selecteert de bon:
...
De bon wordt ingevuld op het artikel. U klikt op OK om op te slaan:
...
In het dossier heeft u de opname van de tegoedbon geregistreerd:
...
De corona tegoedbon staat nu terug op 0:
...
De bon wordt ingewisseld voor een ander reis
De klant wil de corona bon gebruiken voor een nieuwe reis. De oorspronkelijke reis dient u te annuleren en u maakt een nieuw dossier voor de nieuwe reis.
U kunt nu deze tegoedbon als betaling boeken op het nieuwe reisdossier. U selecteert het dossier om de betaling toe te voegen en klikt op modules > inboeken betaling:
U kiest hier de betaalmethode voor de corona voucher waardebon en kunt de voucher ook selecterenu selecteert de correcte corona bon:
...
Daarna Vervolgens klikt u op inboeken.
Het bedrag is nu beschikbaar in het nieuwe dossier, ook in uw beheer corona vouchersbonnen is het gebruikt bedrag aangepast.:
...
Als u de voucher bon wijzigt, ziet u op welk dossier dit wordt deze bon is ingewisseld:
...
Dossier verwerking voor ontvangen corona bonnen
Veel reiskantoren stellen de vraag hoe corona bonnen te verwerken op dossiers.
Hierbij gaan we uit van 2 verschillende situaties:
Het reiskantoor/TO geeft een voucher uit aan de klant en ontvangt geen vouchers van onderliggende leveranciers.
Het reiskantoor ontvangt vouchers van de TO’s en geeft deze vouchers door aan de klant. Hierbij kan het reiskantoor kiezen om zelf een voucher uit ons systeem te bezorgen aan de klant.
Situatie 2: Het reiskantoor ontvangt vouchers van de TO’s
Wanneer men een corona voucher ontvangt van een TO moet dit ingeboekt worden op het dossier.
Dit gebeurd door een negatief artikel in het dossier te plaatsen per ontvangen voucher.
Standaard artikel aanmaken
Om het overzichtelijk te houden dient men een artikel aan te maken voor deze corona bonnen.
Dit gebeurd onder het tabblad ‘Modules’ > ‘Beheer artikelen’ > ‘Beheer artikelen…’:
...
Bij het artikelbeheer klikt u op de knop ‘Toevoegen’:
...
U vult de volgende gegevens in en klikt op ‘Ok’:
...
Uw artikel is aangemaakt:
...
Merk op dat u geen leverancier hebt ingesteld en dit artikel kan gebruikt worden voor al uw leveranciers.
Ontvangen corona tegoedbon op een dossier verwerken
U ontvangt een corona tegoedbon van een TO voor een reisdossier.
U kunt de voucher als negatief artikel in het dossier boeken.
In onderstaand voorbeeld ontvangen we een voucher voor Hotel Excel **** met verkoopprijs 1500 € en aankoopprijs 1350 €.
...
U voegt een negatief artikel toe op deze leverancier. Vervolgens zoekt u de correcte artikelcode van de corona bonnen:
...
U selecteert deze artikelcode en boekt de verkoopprijs negatief:
...
Daarnaast kunt u ook de aankoopprijs vermelden in het vak originele prijsinfo:
...
U klikt op ‘Ok’ en de tegoedbon is ingeboekt:
...
Bijgevolg wordt dit bedrag niet gefactureerd aangezien de reis niet doorgaat.
Corona bon inwisselen
U geeft deze bon af, maar wat erna? Er zijn 3 mogelijkheden op dit dossier:
...
De reis wordt uitgesteld tot latere datum: U past de reisdata aan in het dossier en u kunt het artikel corona bon tegen boeken als een nieuw positief artikel. U mag de oorspronkelijke corona tegoedbon niet verwijderen zodat de boekhouding dit kan opvolgen.
...
De bon wordt niet ingewisseld: De leverancier betaalt u het bedrag terug en u betaalt de klant terug. Dit dossier blijft bijgevolg ongewijzigd en de corona tegoedbon blijft in mindering staan.
...
De corona bon wordt niet ingewisseld en moet terugbetaald worden.
De leverancier dient u het bedrag terug te betalen en u dient de klant terug te betalen. Het reisdossier moet geannuleerd worden en u dient aan te geven dat de corona bon geblokkeerd is.
Dit doet u door het vinkje Geblokkeerd aan te vinken bij de betreffende corona bon:
...
Wanneer uw klant de terugbetaling van het saldo van een corona bon wenst, dient u de volgende stappen te volgen:
Boek de corona bon betaling tegen (positief) op het oorspronkelijk dossier met de gelinkte corona bon. Hierdoor zal er terug een openstaand negatief saldo komen op het dossier.
Markeer de corona bon als “gemarkeerd”.
Wanneer de klant terugbetaald word, komt het dossier terug op 0 te staan
Kas planning voor corona periode
In TravelNote is een rapport beschikbaar dat u inzicht geeft in de kas planning gedurende deze corona periode.
U vindt dit rapport onder Documenten > Basisrapporten > Dossier > Overzichtslijst dossiers kas planning corona:
...
Bij het rapport kunt u volgende filters instellen:
...
Creatiedatum
Vertrekdatum
Bedrijfsfiche
Toon leveranciers: Als u dit aanvinkt wordt de kas planning per leverancier getoond.
Als u klikt op Afdruk dossiers heeft u per dossier een globaal overzicht van inkomende en uitgaande betalingen alsook de bedragen van de tegoedbonnen:
...
Als u de lijst nogmaals afdrukt met het vinkje toon leveranciersaangevinkt, heeft u een onderverdeling per leverancier:
...