...
Beheren van corona tegoedbonnen
De boekhoudkundige afhandeling: inwisselen van een tegoedbon
Overzichtelijke kas planning om een overzicht te houden op deze corona situatie.
Video tutorial
Deze video tutorial legt u stap per stap de verwerking van corona bonnen uit binnen TravelNote.
...
Ontvangen corona tegoedbonnen
...
Als u de prijzen hebt ingevuld kunt u deze corona bon onmiddellijk registeren registreren door op de '…' te klikken bij corona bon:
...
Indien er nog geen corona bon bestaat op dit dossier, vraagt TravelNote om deze corona bon aan te maken:
...
| Info |
|---|
Deze voucher corona bon hoeft u niet af te bezorgen aan uw klant (u beslist zelf of u deze wilt afgeven). Door deze bon aan te maken, heeft u een opvolging van uw corona bonnen en kan de klant later op een ander dossier met deze corona bon betalen. |
...
U geeft dit in bij het tabblad Administrator > Bedrijfsfiche bewerken. Bij de bedrijfsfiche heeft u een tabblad Corona teksten. Hier vult u de voorwaarden in. Dit kan in 4 talen afhankelijk van de taal van de klant.
...
U stelt de voorwaarden in bij Modules > Beheer leveranciers > Leverancier wijzigen > Voorwaarden in het tekstvak voorwaarden corona:
...
Corona tegoedbon aanmaken
...
Selecteer één of meerdere dossier(s) waarvoor u een Corona voucher wenst aan te maken en klik op Corona vouchers bonnen > Corona voucher bon aanmaken.
U hoeft dit dus niet dossier per dossier te doen maar kunt dit in batch doen door meerdere dossiers in één keer te selecteren.
...
U selecteert een corona bon en klikt op corona bon afdrukken:
...
De voucher tegoedbon verschijnt en u kunt deze gebruiken voor uw klant:
...
U kunt het beheer van de corona vouchers tegoedbonnen raadplegen via Documenten > Corona tegoedbonnen.
...
Nummer: Uniek nummer voor de corona bon aangemaakt door onze software.
Organisator: Dit is de bedrijfsfiche die bepaald welk reiskantoor/touroperator de bon uitgeeft. Indien niet ingevuld wordt het actieve bedrijf genomen.
Dossier: Het dossier waarvoor de corona bon wordt aangemaakt. U kunt slechts één tegoedbon hebben per dossier. (Als u meerdere vouchers tegoedbonnen ontvangt van leveranciers kunt u dit zien als een samenvattend overzicht van alle vouchers tegoedbonnen per dossier).
Klant: De klant voor wie de corona tegoedbon geldt.
Creatiedatum: Aanmaakdatum van de corona bon. Dit kan aangepast worden door de reisagent.
Geldigheidsdatum: Tot wanneer de corona voucher tegoedbon geldig is. Dit kan aangepast worden door de reisagent.
Bedrag: De waarde van de tegoedbon. Dit zou moeten gelijk zijn aan het betaald bedrag van de klant.
Netto: Dient enkel ingevuld te worden door touroperators.
Categorie: Vrije keuzetabel waar men de corona vouchers bonnen in categorieën gaat opsplitsen.
Opmerkingen
Te vermelden leveranciers: Dit zijn de leveranciers gekoppeld in het dossier. U beslist welke leveranciers op de voucher moeten tegoedbon staan.
Naam leverancier
PO van de leverancier: Dit is de po in het dossierartikel.
Commentaar: Extra opmerkingen betreft het artikel.
Bedrag: dit bedrag kan aangepast worden.
Vervaldatum: Vervaldatum van de bon van de leverancier.
Ingewisseld op: De corona bon is een betaalmiddel, wanneer deze bon gebruikt wordt op een nieuw dossier wordt dit hierbij vermeld. Dit is enkel nodig als dit gebruikt wordt op een nieuw dossier!
Dossier wordt omgeboekt: Indien de tegoedbon niet wordt ingewisseld voor een nieuw dossier maar het bestaand dossier wordt omgeboekt naar een later tijdstip.
Toon alle reizigers: Wanneer deze optie aangevinkt wordt, worden alle deelnemers in het dossier weergegeven op de corona bon.
Leveranciers zijn elk organisator: Vink deze optie aan om de leveranciers weer te geven als organisator. Dit heft de input in het vak ‘Organisator’ op en geeft de naam van de reisagent weer als ‘Reisbureau' op de corona bon.
Geblokkeerd (terugbetaald): Als de corona tegoedbon niet wordt besteed en deze na anderhalf jaar terug betaald wordt.
...
Rekening: De grootboekrekening waar dit bedrag wordt overgeboekt. Dit is best een nieuwe grootboekrekening die u overlegd overlegt met uw boekhouder.
U klikt op OK om deze nieuwe betaalmethode op te slaan.
...
De reis wordt uitgesteld tot latere datum: U past de reisdata aan in het dossier en u kunt een artikel corona bon tegen boeken als een nieuw positief artikel. U mag de oorspronkelijke corona tegoedbon niet verwijderen zodat de boekhouding dit kan opvolgen.
De bon wordt ingewisseld voor een ander reis: In dit geval geldt de bon als een betaalmiddel en dien je dient u een betaling in te boeken met deze corona bon op een nieuw dossier.
De bon wordt niet ingewisseld: De leverancier betaalt u het bedrag terug en u betaalt de klant terug. Het dossier wordt geannuleerd en de corona tegoedbon wordt geblokkeerd zodat deze niet meer kan gebruikt worden.
...
Reis wordt uitgesteld tot latere datum
U zoekt neemt het bestaand dossier erbij en past alle reisdata aan.
...
U kunt nu deze tegoedbon als betaling te boeken op het nieuwe reisdossier. U selecteert het dossier om de betaling toe te voegen en klikt op modules > inboeken betaling:
...
Als u de bon wijzigt, ziet u op welk dossier deze bon is ingewisseld:
...
De corona bon wordt niet ingewisseld en moet terugbetaald worden.
De leverancier dient u het bedrag terug te betalen en u dient de klant terug te betalen. Het reisdossier moet geannuleerd worden en u dient u aan te geven dat de corona bon geblokkeerd is.
Dit doet u door het vinkje Geblokkeerd aan te vinken bij de betreffende corona bon:
...
Wanneer uw klant de terugbetaling van het saldo van een corona bon wenst, dient u de volgende stappen te volgen:
Boek de corona bon betaling tegen (positief) op het oorspronkelijk dossier met de gelinkte corona bon. Hierdoor zal er terug een openstaand negatief saldo komen op het dossier.
Markeer de corona bon als “gemarkeerd”.
Wanneer de klant terugbetaald word, komt het dossier terug op 0 te staan
Kas planning voor corona periode
In TravelNote is een rapport beschikbaar die dat u inzicht geeft in de kas planning gedurende deze corona periode.
...