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ÉTAPE 4- EFFECTUER LE RÉGLAGE DE LA TVA : Si tout est mis en place, vous serez prêt pour ce changement le 1er janvier 2022. Ceci est uniquement pour les réservations à partir du 1/1/2022, pas pour les départs en 2022.
Il est important que vous suiviez ces étapes et que vous y impliquiez votre comptable. Assurez-vous d'être à jour et prêt d'ici le 1er janvier 2022.
ÉTAPE 1 - SENSIBILISATION
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Avec le système de self-billing, il doit y avoir un accord entre le touropérateur et l'agent de voyages avant de pouvoir l'appliquer. TravelNote a une version préliminaire d'un accord de self-billing nos clients peuvent demander via support@travelnote.be.
ÉTAPE 3 – CONFIGURATION DE TRAVELNOTE
3.1 CONFIGURATION DE TRAVELNOTE
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Au mois de décembre 2021, vous pouvez commencer à configurer TravelNote pour cet ajustement. Nous fournirons les explications nécessaires à ce sujet dans ce manuel.
Nous organisons deux webinaires en décembre (un premier le 6 décembre en NL, un second le 7 décembre en FR) pour illustrer cela du point de vue à la fois du touropérateur et de l'agent de voyages.
ÉTAPE 4- EFFECTUER LE RÉGLAGE DE LA TVA
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EN TANT QU'AGENT DE VOYAGES
Lorsque vous, en tant qu'agent de voyages, effectuez une réservation auprès d'un tour-opérateur, vous devez définir les éléments suivants.
Onglet Comptabilité de la fiche fournisseur
Dans TravelNote, allez sous l'onglet 'Modules' vers 'Gérer les fournisseurs'. Vous recherchez le fournisseur et cliquez sur modifier. Allez ensuite dans l'onglet 'Comptabilité' :
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Sous l'onglet « Comptabilité », vous devez définir les éléments suivants :
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Compte du grand livre : Il s'agit du compte du grand livre pour l'achat (quand c’est l'option 3).
Accord Circulaire TVA 2020/C/44
Vous devez indiquer les options proposées par le voyagiste dans le processus de facturation du tour-opérateur - agent de voyages :
Revente directe
Revente par code d'identification
Ventes nettes
Parmi ces options, vous pouvez également choisir l'option standard qui est choisie par défaut lors de la réservation.
Vous devez indiquer s'il existe un accord de self-billing. S'il existe un accord de self-billing, vous devez créer un journal des ventes séparé pour le fournisseur et le saisir ici.
Vous devez indiquer s'il existe un mandat d'encaissement pour l'option 1 et/ou l'option 2, c'est-à-dire si l'argent continue de passer par l'agence de voyages, cela s'applique. Si un mandat d'encaissement est requis, vous devez également créer un compte de solde distinct (499) par fournisseur et le sélectionner dans la fiche fournisseur.
Suivre les accords de collaboration
Dans TravelNote, allez sous l'onglet 'Modules' vers 'Gérer les fournisseurs'. Vous recherchez le fournisseur et cliquez sur modifier. Allez ensuite dans l'onglet 'Documents' :
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Sous l'onglet « Documents », vous pouvez suivre l'accord de coopération pour ce fournisseur.
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Vérifier le numéro de TVA et l'assujettissement à la TVA
Étant donné qu'il faut préparer une déclaration intracommunautaire à partir de 2022, il convient de vérifier si les éléments suivants sont correctement définis dans TravelNote :
Pays du fournisseur
Numéro de TVA du fournisseur
TVA exigible :
Lorsqu'il s'agit d'un fournisseur en Europe, vous choisissez «Asujetti à la TVA Intracommunautaire ».
S'il s'agit d'un fournisseur belge, choisissez « Asujetti à la TVA Belge ».
Lorsqu'il s'agit d'un fournisseur hors CEE (Europe) on choisit « hors CEE ».
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3.2 CONFIGURATION DE TRAVELNOTE EN TANT QUE TOUR-OPÉRATEUR
En tant que tour-opérateur, vous devez définir les éléments suivants dans TravelNote.
Fiche client onglet agent de voyages
En premier lieu, vous devez indiquer par agent de voyages ce qui a été convenu. Dans TravelNote, allez sous l'onglet 'Modules' vers 'Gérer clients'. Vous recherchez le client et cliquez sur modifier. Rendez-vous ensuite dans l'onglet 'Agent de voyages' :
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Vous pouvez définir les éléments suivants :
Quelles sont les options possibles dans le processus de facturation :
Option 1 revente directe
Option 2 revente via code d'identification
Option 3 ventes nettes
Ainsi que l'option standard qui est prise lors de la création d'une réservation.
Si un accord de self-billing a été conclu avec l'agence de voyages
Si vous avez un accord de self-billing, vous pouvez également choisir le journal d'achat où cette auto-facturation doit aboutir.
Suivre les accords de collaboration
Dans TravelNote, allez sous l'onglet 'Modules' vers 'Gérer clients'. Vous recherchez le client et cliquez sur modifier. Allez ensuite dans l'onglet 'Documents' :
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Sous l'onglet « Documents », vous pouvez suivre l'accord de coopération ainsi que l'accord d'auto-facturation pour cet agent de voyages.
ÉTAPE 4- EFFECTUER LE RÉGLAGE DE LA TVA
Cela sera activé pour tout le monde à partir du 1er janvier 2022. Vous trouverez ci-dessous les étapes nécessaires à sa mise en œuvre. Il existe 2 niveaux différents d'agent de voyage ou de voyagiste (qui revend aux agents de voyages). Vous ne devez suivre que la section qui vous concerne.
4.1 NIVEAU DE L’AGENT DE VOYAGE EN PRATIQUE
4.1.1 Fichier
Lorsque vous ajoutez ou modifiez un fichier, l'écran principal reste le même. La création d'un fichier se fait toujours de la même manière :
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Au niveau de l'article vous disposez d'un nouveau champ en haut à droite pour indiquer l'option choisie :
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Vous pouvez sélectionner 4 options au niveau de l'article :
Option 1 Revendre directement au client : Lorsque vous revendez directement le voyage d'un tour-opérateur et recevez une facture du tour-opérateur à votre client.
Option 2 Code d'identification de revente : Lorsque vous revendez un voyage d'un tour-opérateur et recevez une facture du tour-opérateur basée sur le code d'identification. Vous n'êtes pas obligé de fournir les données client au tour-opérateur, mais un code d'identification est utilisé.
Option 3 Ventes nettes : Les ventes nettes correspondent au fait que vous organisez vous-même un voyage. Si vous recevez une facture pour cet article au nom de votre agence de voyages (et non du client/identifiant) il s'agit d'une vente nette aussi. Les frais de dossier et les articles que vous vendez en votre propre nom sont également des ventes nettes.
Méthode au 01/01/2022 : Tous les articles réservés avant le 01/01/2022 relèvent de cette option et ne doivent PAS être ajustés aux 3 premières options. Pour ces articles, la méthode de travail ne changera pas et restera la même pour 2022.
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Il est important que vous communiquez avec le fournisseur quelle option s'applique et que vous choisissiez la bonne option sur l'article. Avec la première réservation de 2022, vous devez également vérifier s'il existe un accord de coopération avec ce fournisseur. |
Les paramètres sur le fournisseur sont importants !
Lorsque vous sélectionnez un fournisseur, TravelNote reprend les paramètres de la fiche fournisseur.
Ci-dessous je sélectionne le FOURNISSEUR A et l'option 1 revente directe avec mandat de recouvrement automatiquement choisie. Le compte du grand livre s'ajuste au compte de bilan correct et le code TVA s'ajuste en hors TVA :
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Pour paramétrer ces paramètres par fournisseur, voir régularisation TVA 1er janvier 2022 [BE] | Fiche fournisseur-onglet-comptabilité
Au niveau de l'article, nous pouvons choisir toutes les options qui sont cochées pour ce fournisseur sur la fiche fournisseur. L'agent de voyages ne peut pas choisir une option qui n'est pas indiquée sur la fiche fournisseur.
Par exemple : Nous essayons d'adapter l'article aux ventes nettes. TravelNote dira automatiquement « Cette option n'est pas disponible pour ce fournisseur » et reviendra automatiquement à l'option précédente :
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L'option 3 ventes nettes n'est pas cochée sur la fiche fournisseur et n'est donc pas possible :
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4.1.2 Comptabilité
Facturation
Si vous choisissez l'option 1 ou l'option 2 pour un élément de dossier, l'agent de voyages n'entrera pas une facture d'achat, mais une facture de commission pour la vente ! Voir ci-dessous régularisation TVA 1er janvier 2022 [BE] | Créer - facture de commission
Avec l'option 3 et l'option 4, cela reste une facture d'achat qui est saisie comme avant.
Créer une facture de commission
Dans TravelNote, allez dans l'onglet 'Comptabilité' > 'Factures de vente' :
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Cliquez sur Ajouter et cliquez sur 'Créer une facture de commission' :
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Il s'agit d'une facture de commission que vous préparez pour votre commission au tour-opérateur:
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Remplissez d'abord les informations principales :
Date de la facture
Date d'expiration
Client
Vous pouvez sélectionner le client.
Vous pouvez ajouter le 'fournisseur en tant que client' afin que toutes les données soient correctement copiées dans la fiche client et que ce nouveau client soit immédiatement sélectionné.
Ensuite, vous devez saisir la commission pour un ou plusieurs dossiers.
Vous pouvez ajouter une ligne en cliquant sur le signe plus en bas à gauche. Vous pouvez supprimer une ligne en sélectionnant une ligne et en cliquant sur le signe d'interdiction.
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Vous pouvez saisir les éléments suivants pour une ligne de détail :
Description : Description de l'article, par exemple, Comité PO…
Compte du grand livre : il devrait s'agir d'un compte 70, idéalement un compte 70 spécifique pour les commissions.
Quantité: 1
Personnes : 1
Prix net : La commission que l'on reçoit sur un voyage.
% TVA : Le pourcentage de TVA sur la commission. Le pourcentage de TVA dépend de l'accord avec le voyagiste.
Si l'accord précise qu'il existe une déclaration du droit à déduction du tour-opérateur, il s'agit de 0% de TVA (ZERO). Ceci est uniquement pour les tour-opérateurs belges.
A défaut de déclaration de droit à déduction de la part d'un tour-opérateur belge, il s'agit de 21% de TVA (FULL). La TVA s'ajoute à la commission, donc hors TVA.
Si un un tour-opérateur étranger se trouve dans l'EEE, la TVA est décalée. Nous utilisons ici le code TVA IC.
Si un fournisseur étranger se trouve hors d'Europe, le code TVA est EX (également case 47).
Dossier - article : Ici, vous pouvez choisir le bon produit auquel s'applique la commission.
Si vous souhaitez lier un article du dossier, cliquez sur la loupe. Vous pouvez maintenant consulter le fichier et en bas vous devez sélectionner l'article pour lequel la commission est.
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Double-cliquez sur la ligne de l'article ou cliquez sur 'OK' pour lier cet article.
Vous verrez que le dossier a été complété sur la ligne.
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Cliquez sur 'OK' pour enregistrer cette ligne.
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Vous pouvez parfaitement ajouter plusieurs lignes sur une facture de commission. Ainsi vous pouvez envoyer une facture de commission à un tour-opérateur une fois par mois pour plusieurs dossiers afin de limiter votre administration.
Si vous cliquez sur 'OK' en bas à droite, la facture de commission sera créée.
Dans l'aperçu des documents de vente, une facture de commission est indiquée avec la coche de commission :
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Sur l'écran principal de TravelNote, vous avez un nouvel onglet pour ces factures de commissions liées au fichier :
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Mandat de recouvrement du compte de bilan
Dans l'option 1 et l'option 2, l'agent agit en tant qu'intermédiaire. S'il existe un mandat de recouvrement avec l'option 1 ou l'option 2, le flux de paiement passe par l'agence de voyages. Le voyage vendu n'est plus inclus dans le chiffre d'affaires (compte 70) mais sur un compte de bilan (compte 499).
Lorsque vous payez à ce fournisseur, vous ne pouvez donc pas le débiter du fournisseur, mais celui-ci doit être débité du compte 499 !
Dans l'exemple ci-dessous, je souhaite saisir un paiement fournisseur de 1850 € en banque. Je ne réserve plus ça sur le fournisseur mais sur un compte 499. Par conséquent, celui-ci peut être ajusté avec le montant du voyage sur la facture :
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4.1.3 Exemples pratiques d'agent de voyages
Exemple 1
Un agent de voyages vend un forfait d'un tour-opérateur et ajoute une voiture de location au dossier de voyage lui-même.
Le voyage à forfait du tour-opérateur est l'option 2 via le code d'identification, le flux d'argent se fait via l'agent de voyages.
La voiture de location du fournisseur est en vente nette via l'option 3.
Nous ajoutons le fichier. Le bon de voyage qui est choisi est l'organisateur sur la base de la législation sur les voyages.
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Chez vous, d'un point de vue TVA, rien ne change dans l'application de l'option 1 ou de l'option 2 pour proposer un forfait auprès d'un touropérateur si cela se fait de manière transparente (pour le prix du touropérateur avec réexpédition de la facture au client ) par l’agent. |
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Nous ajoutons le voyage à forfait avec l'option 2:
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Nous ajoutons la voiture de location avec l'option 3 :
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Nous ajoutons des frais de dossier pour l'agence de voyages elle-même, cela relève également de
l'option 3 :
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Pour l'option 1 et l'option 2, l'agent est un intermédiaire et le frais de dossier est toujours de 21% TVA (FULL). Pour les autres options, le frais de dossier peut suivre le pourcentage de TVA choisi et ne doit pas nécessairement être de 21% de TVA. Supposons avec l'option 3 que tous les articles de voyage vendus soient à 2,73 % de TVA (PACK), alors vous pouvez également facturer un coût de dossier de 2,73 % de TVA au lieu de 21 % de TVA.
On obtient le fichier suivant :
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Vous pouvez envoyer la confirmation à votre client pour cela.
Pour le fournisseur TravelNote Reizen Voyages à forfait, vous devez fournir la facture du touropérateur au client. Vous êtes obligé de travailler en toute transparence. Le client vous paiera quand même car l'agence de voyage a un mandat de recouvrement.
Pour la voiture de location du fournisseur C, vous pouvez toujours saisir une facture d'achat comme vous le faisiez auparavant.
Exemple de confirmation :
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Excemple de facture:
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Le séjour à forfait vendu via l'option 2 n'est plus inclus dans le chiffre d'affaires et peut toujours figurer sur votre facture grâce à la mention « Acompte hors TVA (article 28.5° du Code TVA) ».
La voiture de location est soumise à une TVA de 2,73 % et doit mentionner « Arrangement spécial - agences de voyages » sur votre facture.
Le client vous verse 2125,00 € et le dossier est payé:
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Transférer de l'argent à TO avec l'option 2 avec mandat d'encaissement
Vous devez transférer l'argent du voyage à forfait au tour-opérateur (avec l'option 1 ou l'option 2 avec un mandat de recouvrement, vous le réserverez sur le compte de bilan (compte 499) au lieu de celui du fournisseur). Si vous payez le fournisseur et réservez la banque, choisissez le compte 499 que vous avez lié au fournisseur.
Voir ci-dessous un exemple dans l'état financier par exemple 1 :
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Pour l'option 1 ou l'option 2 où le flux d'argent passe par l'agence de voyages, vous débitez toujours le paiement sur un compte 499 par fournisseur. |
Exemple 2
L'agent de voyages ne vend qu'un forfait d’un tour-opérateur et ajoute des frais de gestion.
Le forfait vacances du voyagiste est l'option 1 revente directe. Il n'y a pas de mandat de revouvrement c'est-à-dire que le client paie directement au tour-opérateur.
Nous ajoutons le fichier. La carte de transport qui est choisie est un TO de revente basé sur la législation sur les voyages.
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Nous rajoutons le voyage à forfait avec option 1 revente directe et sans mandat de revouvrement (le client paie directement au tour-opérateur)
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S'il n'y a pas de mandat de recouvrement, TravelNote indiquera automatiquement le mode de paiement que le client a payé directement sur l'article. Ceci est discuté plus en détail ci-dessous.
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Nous rajoutons les frais de dossier avec 21% de TVA car l'agent agit en tant qu'intermédiaire. Le coût du dossier est l'option 3 vente nette :
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On obtient le fichier suivant :
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Le client paie directement au paiement du fournisseur
Pour les articles qui sont payés directement au tour-opérateur (dans ce cas le forfait vacances sous l'option 1) TravelNote réservera automatiquement un paiement sur le dossier. Ce paiement n'apparaîtra que dans le dossier et non dans les comptes :
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Exemple de confirmation:
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Sur la confirmation, l'élément payé directement au tour-opérateur via l'option 1 sera ajouté avec un paiement réservé « Le client paie au touropérateur».
Le solde à payer n'est que le frais de du dossier.
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Pourquoi voudrait-on ajouter cet article dans le dossier de voyage si le client paie directement au fournisseur et que rien ne se retrouve dans la comptabilité ? Si vous souhaitez calculer les chiffres de votre assurance insolvabilité, vous avez besoin de ces informations. Vous avez également besoin de cette information si vous voulez savoir combien vous vendez par touropérateur. |
Excemple de facture:
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Seuls les frais de dossier apparaîtront sur la facture.
Si le client paie directement au tour-opérateur, le voyage à forfait n'apparaîtra plus sur la facture.
Le client doit encore payer à l'agence de voyages 25,00 € :
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4.2 NIVEAU DE TOUR-OPÉRATEUR EN PRATIQUE
4.2.1 Fichier
Lorsque vous ajoutez ou modifiez un fichier, vous pouvez choisir l'option de vente:
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Vous pouvez sélectionner 4 options au niveau du fichier :
Option 1 Revendre le client direct : Lorsque vous revendez un voyage directement à un client avec l'agent de voyages comme intermédiaire. Vous recevrez les coordonnées du client de l'agence de voyages. L'agence de voyages reçoit une facture au nom du client final. L'agent de voyages, à son tour, doit remettre votre facture au client final.
Option 2 Code d'identification unique : Lorsque vous revendez un voyage via un code d'identification avec l'agence de voyages comme intermédiaire. L'agent de voyages reçoit une facture avec un code d'identification, l'agent de voyages doit à son tour remettre cette facture au client final.
Option 3 Ventes nettes : Les ventes nettes correspondent à la vente directe à l'agent de voyages.
Méthode du 01/01/2022 : Tous les fichiers réservés avant le 01/01/2022 relèvent de cette option et ne doivent PAS être ajustés aux 3 premières options. Veuillez noter qu'il existe effectivement une différence entre l'option 3 et la méthode précédente en termes de TVA et de commission.
Saisie selon options au niveau fichier :
Dans l'option 1, vous devez ajouter le client final en tant que client et l'intermédiaire chez l'agence de voyages :
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2. Dans l'option 2, TravelNote entre un code d'identification basé sur « l'année du dossier + le numéro du dossier » et vous devez sélectionner l'intermédiaire auprès de l'agence de voyages :
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3. Avec l'option 3, l'agent de voyages est égal au client, vous n'avez qu'à saisir l'agent de voyages en tant que client ici, cela est automatiquement copié sur la 2ème ligne :
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4. Avec l'option 4, l'agent de voyages est égal au client, il vous suffit de saisir l'agent de voyages en tant que client ici, cela est automatiquement copié sur la 2ème ligne. Cette option ne sera jamais choisie à partir du 1er janvier 2022 :
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Les paramètres de niveau client sont importants !
Lorsque vous sélectionnez un client, TravelNote reprend les paramètres du fichier client.
Ci-dessous je sélectionne l'agence de voyages Deloitte Travel et l'option 1 revente directe est automatiquement choisie sur le dossier:
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Pour configurer ces paramètres par client, voir régularisation TVA 1er janvier 2022 [BE] | Fiche client-onglet-agent de voyage
Au niveau du fichier, nous pouvons choisir toutes les options qui sont cochées pour ce client sur la fiche client. Le tour-opérateur ne peut pas choisir une option qui n'est pas indiquée sur le fichier client.
4.2.2 Lay-outs
Les dispositions par tour-opérateur doivent être ajustées. La commission ne doit plus être indiquée sur la facture et les mises en page doivent prendre en charge les 4 options.
TravelNote contactera chaque tour-opérateur individuellement pour en discuter ensemble.
4.2.3 Comptabilité
Lorsque l'option 1 ou l'option 2 est choisie dans le dossier, l'agent de voyages doit remettre sa facture de commission au TO. Le tour-opérateur doit alors inscrire cette commission dans l'achat.
Le tour-opérateur a 2 options dans cette situation :
L'agent de voyages établit une facture de commission et l'envoie au tour-opérateur. Le tour-opérateur réserve cela lors de l'achat.
Le tour-opérateur établit pour lui-même une facture de self-billing au nom de l'agence de voyages. La facture est automatiquement enregistrée dans l'achat et l'agent de voyages importe la facture dans son journal des ventes. Remarque : Un accord de self-billing est requis avec l'agent de voyages avant d'émettre la première facture de self-billing.
Avec l'option 3 ou l'option 4, aucune facture de commission ou de self-billing n'est utilisée.
Self-billing
Avec l'option 1 et l'option 2, vous pouvez travailler avec le self-billing. Vous devez l'indiquer dans le fichier client de l'agence de voyages, voir régularisation TVA 1er janvier 2022 [BE] | Fiche client-onglet-agent de voyage
Ils souhaitent établir une facture de self-billing pour le fichier ci-dessous avec le code d'identification de l'option 2 :
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Le prix brut est de 2000 €, sur celui-ci l'agence de voyages a une commission qui est toujours calculée par article :
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Vous pouvez créer une facture de self-billing sur l'écran principal. Vous sélectionnez le fichier et cliquez sur Commission de self-billing:
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Vous pouvez ajuster la date de facturation et la date d'échéance dans l'écran ci-dessous. Vous avez également un aperçu des comités donnés :
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Vous pouvez également éventuellement ajouter des commentaires à la facture.
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Vous pouvez créer une facture de self-billing dan TravelNote pour plusieurs fichiers par agent de voyages. Si vous sélectionnez plusieurs fichiers d'une agence de voyages, TravelNote créera une facture de self-billing pour tous les fichiers d'une agence de voyages. |
Si vous cliquez sur 'OK', la facture sera établie au nom de l'agence de voyages :
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Vous pouvez envoyer cette facture par e-mail à l'agence de voyages. Lorsque vous cliquez sur « Fermer l'impression », vous revenez à l'écran principal. L'achat est affiché en bas du fichier :
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Vous pouvez également consulter la facture de self-billing dans votre journal d'achat, voir ci-dessous.
Pour réimprimer la facture de self-billing, sélectionnez l'achat et cliquez sur SelfBillInvoice :
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Lorsque vous ouvrez l'achat, vous verrez que la commission a été correctement saisie dans l'achat :
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WEBINAIRE & SLIDES
TravelNote (avec le soutien de Deloitte) a organisé un webinaire sur cet ajustement de TVA. Le webinaire a été enregistré, vous pouvez trouver les diapositives et le webinaire ci-dessous.
WEBINAIRE
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SLIDES DE LA PRESENTATION PAR POWERPOINT
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Webinaire 9 février 2022 facturation
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Webinaire 14 février 2022 paiements
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