Inhoud
Algemeen
Het 'Inladen van reizen' is voorzien om op een vlotte manier de algemene informatie van uw pakketten, artikels en kamertypes te kunnen toevoegen en/of aan te passen.
U kunt de data aanwezig in TravelNote exporteren naar een Excel. De data in de Excel kunt u aanpassen en vervolgens terug inlezen in uw TravelNote software.
Dit kunt u doen voor de:
- Pakketten
- Artikels
- Kamertypes
Het inlezen en uitlezen van deze data vindt u terug onder het tabblad "Touroperating" > "Inladen" > "Reizen inladen":
Pakketten, artikels en kamertypes uitlezen
Indien u de data wilt aanpassen moet u deze eerst uitlezen.
U vinkt links aan wat u wilt uitlezen:
- Pakketten
- Artikels
- Kamertypes
Daarna klikt u op uitlezen.
Vervolgens krijgt u de Excel waarin u alle data kunt aanpassen.
Belangrijk!
Velden die nooit mogen gewijzigd worden zijn:
- ID indien aanwezig
- Pakketcode
- Artikelcode
Pakketten invullen en inlezen
U kunt de Excel aanpassen voor de pakketten.
De volgende velden zijn voorzien:
| Field | Description |
|---|---|
| Pakketcode | Pakketcode aanwezig in TravelNote: Mag niet veranderen. |
| OmschrijvingNL | Nederlandstalige omschrijving |
| OmschrijvingFR | Franstalige omschrijving |
| OmschrijvingEN | Engelstalige omschrijving |
| OmschrijvingDU | Dutistalige omschrijving |
| Leverancier | Hoofdleverancier van het pakket |
| Grootboekrekening | Standaard grootboekrekening |
| Standaard aankoopprijs | De standaard aankoopprijs, indien de periode gebonden prijzen niet gevonden worden. |
| Totaalprijs | De standaard verkoopprijs, indien de periode gevonden prijzen niet gevonden worden. |
| Btw-code | Standaard btw-code |
| Totaalprijs incl. btw | WAAR = De verkoopprijs is inclusief btw. ONWAAR = De verkoopprijs is exclusief btw. |
| Pakkettype | Vrij veld |
| Reistype | Een reistype gespecificeerd bij de reistypes in TravelNote. |
| Regime | Standaard regime van het pakket (half pension, ontbijt,...). Regime is aanwezig in TravelNote. |
| Begindatum | Begindatum van het pakket |
| Einddatum | Einddatum van het pakket |
| Periode | Vaste periode in TravelNote, bv. de Krokus. Deze periodes zijn aanwezig in TravelNote. |
| Online | 1 = Pakket zichtbaar op de website 0 = Pakket niet zichtbaar op de website |
| Volzet | 1 = Pakket is volzet 0 = Pakket is nog vrij |
Nieuwe prijs
Indien u een nieuw pakket wenst toe te voegen volstaat het een lijn toe te voegen met een nieuwe pakketcode.
Als alles is aangepast slaat u de Excel op en kunt u deze opnieuw inlezen in TravelNote. U selecteert het Excel bestand en kiest bij type voor 'Pakket'.
Daarna klikt u op 'Inlezen':
TravelNote zal alle pakketten in de Excel overlopen en valideren of deze correct zijn. Indien correct wordt de 'S' aangevinkt:
Indien de 'S' niet is aangevinkt, is er een fout bij dit pakket. U kunt de lijn selecteren en TravelNote zal de fout weergeven onderaan het scherm.
Vervolgens kunt u kiezen om de Excel te corrigeren en opnieuw in te lezen:
Als alle pakketten vervolgens correct zijn kunt u klikken om 'Importeren'. De bestaande pakketten worden dan overschreven en nieuwe pakketten worden toegevoegd.
Artikelprijzen invullen en inlezen
U kunt de Excel aanpassen voor de artikelprijzen.
De volgende velden zijn voorzien:
| Field | Description |
|---|---|
| ID | Autonumber: Mag niet veranderen. |
| Artikelcode | Artikelcode aanwezig in TravelNote: Mag niet veranderen. |
| Begindatum | Begindatum van de prijs |
| Einddatum | Einddatum van de prijs |
| Aankoopprijs | Aankoopprijs |
| Verkoopprijs | Verkoopprijs |
| Btw-code verkoopprijs | Btw-code aanwezig in TravelNote |
| Beginleeftijd | Beginleeftijd |
| Eindleeftijd | Eindleeftijd |
| Capaciteit | Capaciteit van de personen. |
| Afwijkende prijs nr volwassene | Indien er voor een bepaald nummer volwassene een afwijkende prijs bestaat. |
| Afwijkende prijs nr kind | Indien er voor een bepaald nummer kind een afwijkende prijs bestaat. |
| Aantal nachten | Aantal overnachtingen waarop de prijs van toepassing is. |
| Seizoen | Seizoen waarop de prijs van toepassing is. Seizoen is aanwezig in TravelNote. |
| Regime | Regime van de prijs (half pension, ontbijt,...). Regime is aanwezig in TravelNote. |
| Kamertype | Kamertype waarop de prijs van toepassing is. Kamertype is aanwezig in TravelNote. |
| Promo | Indien dit een promoprijs betreft. |
| TekstNL | Omschrijving van de prijs in het Nederlands. |
| TekstEN | Omschrijving van de prijs in het Engels. |
| TekstFR | Omschrijving van de prijs in het Frans. |
| TekstDU | Omschrijving van de prijs in het Duits. |
Nieuwe prijs
Indien u een nieuwe prijs wenst toe te voegen volstaat het een lijn toe te voegen met een leeg ID en dit te koppelen aan een bestaande artikelcode.
Als alles is aangepast slaat u de Excel op en kunt u deze opnieuw inlezen in TravelNote. U selecteert het Excel bestand en kiest bij type voor 'Artikelprijzen'.
Daarna klikt u op 'Inlezen':
TravelNote zal alle prijzen in de Excel overlopen en valideren of deze correct zijn. Indien correct wordt de 'S' aangevinkt:
Indien de 'S' niet is aangevinkt, is er een prijs niet correct. U kunt de lijn selecteren en TravelNote zal de fout weergeven onderaan het scherm.
Vervolgens kunt u kiezen om de Excel te corrigeren en opnieuw in te lezen:
Als alle prijzen vervolgens correct zijn kunt u klikken om 'Importeren'. De bestaande prijzen worden dan overschreven en nieuwe prijzen worden toegevoegd.