Algemeen
Vanaf 1 januari 2022 komt er een aanpassing voor de btw in de reissector in België. Dit gelet op de inwerkingtreding van de "Circulaire 2020/C/44 betreffende de bijzondere reisbureauregeling en de btw-regeling voor reishandelingen waarop de bijzondere reisbureauregeling niet toepasselijk is".
We begeleiden jullie aan de hand van de volgende stappen:
STAP 1 - BEWUSTMAKING: Informatie over de btw aanpassing, wat verandert er precies? Dit betreft voornamelijk het facturatieproces van touroperator en reisagent.
STAP 2 - SAMENWERKINGSOVEREENKOMSTEN & SELF-BILLING: De touroperators en reisagenten spreken af hoe ze met elkaar samenwerken. Dit gebeurt best voor 1 januari 2022. Ook voor self-billing moet er een voorafgaandelijk een overeenkomst zijn (die een aantal specifieke elementen moet behandelen)!
STAP 3 - TRAVELNOTE INRICHTEN: De vastgelegde afspraken kunt u in TravelNote instellen zodat de btw circulaire correct gevolgd wordt.
STAP 4- DE BTW AANPASSING DOORVOEREN: Als alles is ingesteld, bent u op 1 januari 2022 klaar voor deze omschakeling. Dit is enkel voor boekingen vanaf 1/1/2022, niet vertrekken in 2022.
Het is belangrijk dat jullie deze stappen volgen en jullie accountant hierin betrekken. Zorg ervoor dat jullie op de hoogte zijn en klaar zijn tegen 1 januari 2022.
STAP 1 - BEWUSTMAKING
Vanaf 1 januari 2022 treed de “circulaire 2020/C/44 betreffende de bijzondere reisbureauregeling en de btw-regeling voor reishandelingen waarop de bijzondere reisbureauregeling niet toepasselijk is” in werking.
De officiële publicatie kan men hier terug vinden: Publicatie 2020/C/44
De terminologie in deze publicatie (die geschreven is vanuit btw-oogpunt) is als volgt:
De reisagent noemt men in de publicatie de tussenpersoon.
De touroperator noemt men in de publicatie het btw-reisbureau.
De klant noemt men in de publicatie de afnemer.
1. Situatie voor 2022:
De huidige situatie is als volgt:
De touroperator (btw-reisbureau) stuurt een voorschotfactuur vrij van btw naar de reisagent (=tussenpersoon).
De touroperator (btw-reisbureau) stuurt een saldo factuur met btw over de totaalprijs van de reis aan het reisbureau (=tussenpersoon). Dat totaalbedrag van de factuur wordt vervolgens verminderd met de commissie.
De reisagent (=tussenpersoon) stuurt een factuur naar de klant (=afnemer) voor het bruto bedrag zonder btw.
In dit geval gaat de geldstroom van de klant naar de reisagent (tussenpersoon) naar de touroperator (btw-reisbureau).
2. Situatie vanaf 2022:
Vanaf 2022 wordt er algemeen gesproken over drie opties/manieren van samenwerking tussen touroperator en reisagent, waaraan de btw-regels worden gekoppeld. Deze drie opties dient men te kennen:
OPTIE 1 - DOORVERKOOP RECHTSTREEKS KLANT:
De touroperator (btw-reisbureau) bezorgt de bruto-factuur rechtstreeks aan de eindklant (afnemer).
De reisagent (tussenpersoon) bezorgt een verkoopfactuur aan de touroperator (btw-reisbureau) voor zijn commissie.
De touroperator (btw-reisbureau) en reisagent (tussenpersoon) spreken af via wie de geldstroom gaat. Dit kan rechtstreeks naar de touroperator (btw-reisbureau) of nog steeds via de reisagent (tussenpersoon) naar de touroperator(btw-reisbureau) .
OPTIE 2 - DOORVERKOOP IDENTIFICATIECODE:
De touroperator (btw-reisbureau) bezorgt de bruto-factuur met een unieke identificatiecode aan de reisagent (tussenpersoon).
De reisagent (tussenpersoon) bezorgt deze factuur aan de particuliere klant (afnemer).
De reisagent (tussenpersoon) bezorgt een verkoopfactuur aan de touroperator (btw-reisbureau) voor zijn commissie.
De touroperator(btw-reisbureau) en reisagent (tussenpersoon) spreken af via wie de geldstroom gaat. Dit kan rechtstreeks naar de touroperator (btw-reisbureau) of via de reisagent (tussenpersoon) naar de touroperator (btw-reisbureau).
Let op: deze optie (die een variant vormt op optie 1 kan enkel toepassing vinden in geval de klant (afnemer) een particulier is (zonder btw-nummer).
OPTIE 3 - NETTO VERKOOP
De touroperator (btw-reisbureau) bezorgt een netto-factuur met btw berekend op het nettobedrag (i.p.v. het brutobedrag bij optie 1 en optie 2).
De reisagent (tussenpersoon) maakt een nieuwe verkoopfactuur met opnieuw btw op het bruto bedrag naar de klant (afnemer).
De reisagent (tussenpersoon) boekt de factuur van de touroperator(btw-reisbureau) in het aankoopdagboek.
Deze drie opties worden in TravelNote ondersteund vanaf 1 januari 2022 en zal men vanaf december kunnen inrichten in onze software.
Wat betekent dit in de praktijk voor de reisagent?
Zowel bij optie 1 en optie 2 zal men in het dossier nog steeds alle verkochte artikelen hebben en een bevestiging aan de klant kunnen bezorgen met alle artikelen.
Wanneer bij optie 1 en optie 2 de geldstroom via de reisagent loopt dan wordt de verkochte reis op een balansrekening gefactureerd. Het mag niet meer in de omzet(=verkoop) komen van de reisagent (en deze bedragen vallen voor de reisagent buiten btw). Wanneer u doorbetaald aan de touroperator komt deze balansrekening effen in uw boekhouding. M.a.w. enkel nog uw commissie komt in uw omzet terecht voor optie 1 en optie 2! Andere zaken die u verkoopt, waarvoor u niet handelt als bemiddelaar (mogelijk verzekering, dossierkost, …) komen nog steeds in uw verkoop zoals nu het geval is.
Wanneer bij optie 1 en optie 2 de geldstroom niet loopt via de reisagent dan zal de reis die u verkoopt niet gefactureerd worden. Het komt dan ook niet op een balansrekening. De andere artikelen die u rechtstreeks aan de afnemer verkoopt en de dossierkost komen wel op de factuur.
Wanneer bij optie 1 en optie 2 de verkoopfactuur commissie wordt gemaakt naar een Belgische touroperator dan is dit zonder btw (op basis van een tolerantie) op voorwaarde dat u over een verklaring van de touroperator beschikt dat enige btw die u hem zou aanrekenen, voor hem volledig aftrekbaar zijn. Voor deze commissiefactuur kan men overigens ook ‘self-billing’ met de touroperator overeenkomen (onderheving aan strikte voorwaarden).
Wanneer bij optie 1 en optie 2 de verkoopfactuur commissie wordt gemaakt naar een IC touroperator (in EER buiten BE) moet u btw verlegd gebruiken en zal u een intracommunautaire opgave moeten opmaken.
Bij optie 3 komt er een aankoop (netto) en een verkoop (bruto) in uw boekhouding voor het reisdossier dus niet enkel uw commissie. De btw m.b.t. de aankoop is niet aftrekbaar. Op de verkoop zal u opnieuw btw moeten aanrekenen voor een reis met bestemming binnen Europa.
De reisagent zal per touroperator moeten afspreken welke optie de standaard werkwijze wordt en welke opties mogelijk zijn.
De aanmaak van een reisdossier zal vanaf 1 januari 2022 worden aangepast in TravelNote. Hierover informeren we verder in stap 3.
Wat betekent dit in de praktijk voor de touroperator?
De touroperator zal per reiskantoor afspreken welke optie de standaard werkwijze wordt en welke opties mogelijk zijn.
Er wordt best communicatie afgesproken indien de standaard optie niet wordt gevolgd.
De touroperator mag geen factuur met btw (voor de totale reisprijs) waarbij dat totaalbedrag wordt verminderd met de commissie meer uitreiken, dus de lay-outs moeten worden aangepast. Ofwel reikt men een bruto factuur met btw uit t.a.v. de afnemer/op unieke code (onder optie 1 en 2) ofwel een netto factuur met btw t.a.v. de reisagent (onder optie 3).
Onder optie 1 en 2 zal men commissiefacturen van de reisagent ontvangen – hiervoor kan men mogelijk self-billing overeenkomsten opstellen met de agenten (waarna de touroperator de commissiefactuur namens de reisagenten aan zichzelf zal opstellen). Voor self-billing gelden wel strikte voorwaarden die moeten worden nageleefd.
De aanmaak van een reisdossier zal vanaf 1 januari worden aangepast in TravelNote als u voor een reisagent een dossier opmaakt. U zal per dossier de juiste optie kunnen aanduiden, met een standaard optie als default. Hierover informeren we verder in stap 3.
STAP 2 - SAMENWERKINGSOVEREENKOMSTEN & SELF-BILLING:
2.1 SAMENWERKINGSOVEREENKOMSTEN
Er dienen duidelijke afspraken gemaakt te worden over hoe men zal samenwerken vanaf 1 januari 2022.
Alle drie de opties kunnen door elkaar gebruikt worden in TravelNote.
2.1.1 Samenwerkingsovereenkomsten voor touroperators
Voor de touroperator: welke opties spreken jullie af met de reiskantoren?
In TravelNote zal u per reisagent in de klantenfiche kunnen aanduiden:
Welke opties (1, 2, 3) afgesproken zijn met dit reiskantoor.
Welke optie de standaard werkwijze is (indien een andere optie moet dit gecommuniceerd worden bij opstart van het dossier).
Of de geldstroom via de reisagent of via de touroperator verloopt (klant betaalt aan touroperator of aan reisagent).
Of er een self-billing overeenkomst is afgesloten.
Dit alles wordt best afgesproken voor 1 januari 2022!
2.1.2 Samenwerkingsovereenkomsten voor reisagenten
Voor de reisagent: welke opties spreken jullie af met de touroperators?
In TravelNote zal u per leverancier kunnen aanduiden:
Welke opties (1, 2, 3) afgesproken zijn met deze leverancier (touroperator).
Welke optie de standaard werkwijze is (indien een andere optie kan dit nog aangepast worden).
Of de geldstroom via de reisagent of via de touroperator verloopt (klant betaalt aan touroperator of aan reisagent).
Of er een self-billing overeenkomst is afgesloten.
Dit wordt best afgesproken voor 1 januari 2022!
2.2 SELF-BILLING
Bij optie 1 en optie 2 moet de reisagent een verkoopfactuur sturen voor zijn commissie aan de touroperator die op zijn beurt deze factuur in de aankoop moet boeken. Dit kan de boekhouding een stuk ingewikkelder maken en extra werk geven.
Dit proces kan men vergemakkelijken door self-billing. Hierbij geeft de reisagent toestemming aan de touroperator om een verkoopfactuur op te maken in naam van de reisagent voor zijn commissie.
De touroperator maakt een bruto-factuur voor optie 1 of optie 2.
De touroperator maakt een commissiefactuur in naam van de reisagent naar zichzelf en boekt deze (na aanvaarding door de reisagent, mogelijk impliciet afhankelijk van wat is overeengekomen) in zijn aankoopdagboek.
De reisagent ontvangt deze commissiefactuur en importeert deze verkoopfactuur in zijn verkoopdagboek.
TravelNote ondersteunt de self-billing optie zodat de touroperator de self-billing factuur kan aanmaken in zijn aankoopdagboek en de reisagent dit kan importeren in zijn eigen verkoopdagboek.
Bij self-billing moet er een overeenkomst zijn tussen de touroperator en de reisagent alvorens je dit mag toepassen. TravelNote heeft een draft-versie voor een self-billing overeenkomst die onze klanten kunnen opvragen via support@travelnote.be.
STAP 3 - TRAVELNOTE INRICHTEN
3.1 TRAVELNOTE INRICHTEN ALS REISAGENT
Wanneer u als reisagent een boeking maakt bij een touroperator moet u onderstaande zaken instellen.
Tabblad boekhouding
In TravelNote gaat u onder het tabblad ‘Modules’ naar ‘Beheer leveranciers’. U zoekt de leverancier op en klikt op wijzigen. Vervolgens gaat u naar het tabblad 'Boekhouding’:
Onder het tabblad ‘Boekhouding’ moet u volgende items instellen:
Grootboek rek. : Dit is de grootboekrekening voor de aankoop (bij optie 3).
Overeenkomst BTW Circulaire 2020/C/44
U dient aan te geven welke opties de touroperator voorziet bij het facturatieproces touroperator-reisagent:
1. Rechtstreekse doorverkoop
2. Doorverkoop via identificatiecode
3. Netto verkoop
Van deze opties kunt u ook de standaard optie kiezen die als default wordt gekozen bij de boeking.
U dient aan te geven als er een self billing agreement is. Indien er een self-bill agreement is moet u een afzonderlijk verkoopdagboek aanmaken voor de leverancier en dit hier invullen.
U dient aan te geven als er een inningsmandaat is voor optie 1 en/of optie 2 m.a.w. als het geld via de reisagent blijft stromen is dit van toepassing. Indien een inningsmandaat moet u ook een afzonderlijke balans rekening aanmaken (499) per leverancier en deze in de leveranciersfiche selecteren.
Samenwerkingsovereenkomsten bijhouden
In TravelNote gaat u onder het tabblad ‘Modules’ naar ‘Beheer leveranciers’. U zoekt de leverancier op en klikt op wijzigen. Vervolgens gaat u naar het tabblad 'Documenten’:
Onder het tabblad ‘Documenten’ kunt u de samenwerkingsovereenkomst bijhouden voor deze leverancier.
Controleren btw-nummer & btw-plichtigheid
Aangezien men vanaf 2022 een intracommunautaire opgave moet opmaken , dient men te controleren als volgende zaken correct staan ingesteld in TravelNote:
Land: Land van de leverancier.
Btw-nummer: Btw nummer van de leverancier.
Btw-plichtigheid:
Wanneer het een leverancier is binnen Europa kiest men ‘Intracommunautaire btw-plichtige’.
Wanneer het een Belgische leveranciers is kiest men ‘Belgische btw-plichtige’.
Wanneer het een leverancier is buiten de EEG (Europa) kiest men 'buiten de EEG'.
3.2 TRAVELNOTE INRICHTEN ALS TOUROPERATOR
Als touroperator moet u onderstaande zaken instellen in TravelNote.
Tabblad reisagent klantenfiche
Eerst en vooral moet u per reisagent aangeven wat overeen gekomen is. In TravelNote gaat u onder het tabblad ‘Modules’ naar ‘Beheer klanten’. U zoekt de klant op en klikt op wijzigen. Vervolgens gaat u naar het tabblad 'Reisagent’:
U kunt volgende zaken instellen:
Welke opties in het facturatieproces mogelijk zijn:
Optie 1 rechtstreekse doorverkoop
Optie 2 doorverkoop via identificatiecode
Optie 3 netto verkoop
Alsook de standaard optie die bij het aanmaken van een boeking wordt genomen.
Alser een self billing agreement is gesloten met de reisagent
Indien een self billing agreement kunt u ook het aankoop dagboek kiezen waar deze self-bill moet terecht komen.
Samenwerkingsovereenkomsten bijhouden
In TravelNote gaat u onder het tabblad ‘Modules’ naar ‘Beheer klanten’. U zoekt de klant op en klikt op wijzigen. Vervolgens gaat u naar het tabblad 'Documenten’:
Onder het tabblad ‘Documenten’ kunt u de samenwerkingsovereenkomst alsook de self billing agreement bijhouden voor deze reisagent.
STAP 4- DE BTW AANPASSING DOORVOEREN
Vanaf 1 januari 2022 zal dit bij iedereen aangeschakeld worden, we voorzien de eerste weken nog verschillende webinars om jullie hierin te ondersteunen.
WEBINAR & SLIDES
TravelNote heeft (met ondersteuning van Deloitte) een webinar georganiseerd omtrent deze btw aanpassing. De webinar werd opgenomen, hieronder kunt u zowel de slides als de webinar terugvinden.