Inhoud
Algemeen
Een dossier die aangemaakt is, dient altijd ook nog gefactureerd te worden.Een dossier welke niet gefactureerd is, vindt u niet terug in de boekhouding en wordt op dat moment dan ook niet meegenomen in de omzet.
Het is daarom erg belangrijk om uw dossiers regelmatig te factureren. Pas dan kunnen deze afgepunt/afgelettert worden met de betaling van de klant, zodat uw boekhoudkundige openstaande debiteurenlijst correct wordt weergegeven.
In de reisbranche heb je qua tijdspanne globaal twee mogelijkheden waarop de dossiers worden gefactureerd,
- Op basis van boekdatum
- Op basis van vertrekdatum
Daarnaast heb je nog een derde optie die tussen deze twee invalt; factureren een aantal dagen/weken voor vertrek.
Met TravelNote zijn al deze varianten mogelijk en kunt u op de volgende manieren factureren,
- Manueel factureren, oftewel dossier voor dossier
- In bulk/batch, waarmee u ineens meerdere dossiers tegelijk kunt factureren
In de handleidingen hieronder wordt uitleg gegeven over de verschillende mogelijkheden. Beide mogelijkheden leveren uiteindelijk hetzelfde resultaat op: uw dossier is gefactureerd en de desbetreffende factuur is terug te vinden in uw boekhouding.
Manueel factureren
Voordat u gaat factureren dient u eerst uw dossier(s) erbij te zoeken welke u wenst te gaan factureren. Hiervoor kunt u gebruik maken van de verschillende zoek mogelijkheden binnen TravelNote. U kunt zoeken via de standaard zoekvelden,
of via uitgebreid zoeken: Zoeken dossiers (F2) Zie de handleiding Geavanceerd zoeken in de lijst voor meer informatie
Het voordeel van uitgebreid zoeken is dat u daar een betere selectie kunt maken van de dossiers die u wenst te factureren. Hier zou u bijvoorbeeld een selectie kunnen maken op,
- Dossiers die vertrekken voor een bepaalde vertrekdatum
- Dossiers die reeds vertrokken zijn in een bepaalde periode (bijvoorbeeld alles dat vertrokken is in de vorige maand)
- Dossiers in een bepaalde boekingsperiode (bijvoorbeeld alles dat afgelopen week geboekt is)
Als u gaat zoeken krijgt u een overzicht van de dossiers die voldoen aan uw selectie. Vervolgens kunt u zien of een dossier volledig gefactureerd is of niet.
Op het moment dat een dossier volledig gefactureerd is, zal een vinkje verschijnen in de kolom Gefactureerd. Zie de handleiding Extra velden toevoegen aan dossierlijst indien deze kolom niet zichtbaar is bij u.
(klik voor grotere weergave)
Het dossier waar een vinkje staat bij Gefactureerd kunt u dan ook niet meer factureren. Alle artikelen die op dit dossier staan, zijn al reeds gefactureerd.
Let op!
Indien u aan een reeds gefactureerd dossier later nog artikelen toevoegt, dan zal het vinkje automatisch verdwijnen. Alleen volledig gefactureerde dossiers worden aangeduid met een vinkje!
Zo zou u bijvoorbeeld later nog een brandstoftoeslag of een huurwagen kunnen toevoegen aan het dossier. Het vinkje zal dan verdwijnen, waarna als u het dossier wederom gaat factureren alleen die extra toegevoegde artikelen zullen worden gefactureerd.
Er zal dan dus een aanvullende factuur gemaakt worden. Aan één dossier kunnen derhalve dus meerdere facturen hangen!
Indien u meerdere dossier heeft, kunt u uiteraard ook op de kolom Gefactureerd klikken zodat alle niet en wel gefactureerde dossiers bij elkaar komen te staan. Zo kunt u eenvoudig en snel zien welke dossiers er nog gefactureerd dienen te worden.
Op het moment dat u een dossier wenst te factureren klikt u deze lijn aan (niet dubbel klikken), zodat deze blauw wordt gemarkeerd. Daarna klikt u in het iconenmenu op Factuur (F8),
Het volgende venster verschijnt om het dossier manueel te factureren,
(klik voor grotere weergave)
In het venster dat hier verschijnt heeft u vervolgens een drietal opties om het dossier te factureren,
- Volledig dossier factureren (standaard geselecteerd)
Hierbij wordt het volledig dossier met alle nog niet gefactureerde artikelen gefactureerd - Voorschotfactuur maken
Specifiek bedoelt indien u de klant op voorhand een voorschotfactuur wenst te geven - Factuur op maat
Specifiek bedoelt om eventuele omschrijvingen en klant aan te passen
Volledig dossier factureren
Bij deze optie