Inhoud
Algemeen
In navolging van de maatregelen getroffen voor het Coronavirus is het nu mogelijk om Corona vouchers toe te voegen en te beheren in TravelNote.
Corona voucher instellingen
U dient volgende zaken in te stellen alvorens de corona vouchers te gebruiken:
Gebruiksvoorwaarden tegoedbon
U kunt gebruiksvoorwaarden ingeven voor deze corona voucher. Deze voorwaarden worden bijgevolg mee geprint op deze corona vouchers.
U geeft dit in bij het tabblad Administrator > Bedrijfsfiche bewerken. Bij de bedrijfsfiche heeft u een tabblad Corona teksten. Hier vult u de voorwaarden in. Dit in 4 talen afhankelijk van de taal van de klant.
Logo reiskantoor op voucher
U kunt uw logo afdrukken op de corona voucher. Hiervoor dient u uw logo op te laden bij Administrator > Bedrijfsfiche bewerken.
U klikt op Afbeeldingen:
U voegt een afbeelding toe met de knop toevoegen, nadien klikt u op opslaan.
Corona voucher aanmaken
Selecteer één of meerdere dossier(s) waarvoor u een Corona voucher wenst aan te maken en klik op Corona vouchers > Corona voucher aanmaken.
U hoeft dit dus niet per dossier te doen maar kunt dit in batch doen door meerdere dossiers in één keer te selecteren.
U krijgt een bevestiging als de corona vouchers zijn aangemaakt.
Deze corona vouchers vindt u terug in het beheerscherm, zie hieronder.
Corona vouchers beheren
U kunt het beheer van de corona vouchers raadplegen via Corona vouchers > Corona vouchers beheren.
U heeft een overzicht van alle gemaakte corona vouchers:
U kunt in dit beheer corona vouchers toevoegen, wijzigen en verwijderen:
Bij een corona voucher kunt u volgende zaken invullen:
Nummer: Dit nummer wordt door TravelNote aangemaakt.
Dossier: Het dossier waarvoor de corona voucher wordt aangemaakt. U kunt slechts één voucher hebben per dossier.
Titularis: De klant voor wie de corona voucher geldt.
Creatiedatum: Aanmaakdatum van de corona voucher.
Geldigheidsdatum: Tot wanneer de corona voucher geldig is.
Bedrag: De waarde van de voucher. Dit zou gelijk zijn aan het betaald bedrag van de klant.
Categorie: Vrije keuzetabel waar men de corona vouchers in categorieën gaat opsplitsen.
Opmerkingen
Leveranciers: Dit zijn de artikels met bijhorend po beschikbaar in het dossier. De leveranciers toegevoegd aan ‘Te vermelden leveranciers' worden met PO en adresgegevens vermeld op de tegoedbon.
Ingewisseld op: De corona voucher is een betaalmiddel, wanneer deze bon gebruikt wordt op een nieuw dossier wordt dit hierbij vermeld. Dit is enkel nodig als dit gebruikt wordt op een nieuw dossier!
Dossier wordt omgeboekt: Indien de tegoedbon niet wordt ingewisseld voor een nieuw dossier maar het bestaand dossier wordt omgeboekt naar een later tijdstip. Hierbij blijven de originele betalingen op het bestaand dossier staan.
Corona vouchers afdrukken
U selecteert een corona voucher en klikt op corona voucher afdrukken:
De voucher verschijnt en kunt u gebruiken voor uw klant:
Corona vouchers mailen
U selecteert een corona voucher en klikt op Corona voucher mailen:
Het mailvenster verschijnt met de corona voucher in bijlage. U kunt de tekst aanpassen en klikken op versturen.
Corona dossiers herkennen
Aan het hoofdscherm in TravelNote is een kolom toegevoegd ‘Corona’. Zo kunt u in één oogopslag alle corona dossiers herkennen.
U kunt dit toevoegen door te klikken op Velden kiezen en de kolom Corona te slepen naar uw dossierlijst:
U ziet onmiddellijk welke dossiers deze tegoedbon hebben:
Boekhoudkundige afhandeling
Betaalmethode instellen
Wanneer de bestaande dossiers niet kunnen worden omgeboekt zal u de corona vouchers moeten gebruiken als betaalmiddel op een nieuw dossier.
De administrator dient éénmalig de betaalmethode in te stellen onder Administrator > Basisbestanden > Beheer betaalmethodes.
U voegt een betaalmethode toe:
Deze betaalmethode heeft volgende kenmerken:
Type betaling: diversen. Het bedrag moet worden geboekt naar een specifieke grootboekrekening.
Dagboek: Divers dagboek waar de boekingen terecht komen.
Rekening: De grootboekrekening waar dit bedrag wordt overgeboekt. Dit is best een nieuwe grootboekrekening die u overlegd met uw boekhouder.
U klikt op OK om deze nieuwe betaalmethode op te slaan.
Deze betaalmethode dient u te valideren met uw boekhouder. Het kan zijn dat bovenstaande oplossing voor uw boekhouder niet gewenst is.
Corona voucher inwisselen
De klant wil de corona voucher gebruiken. Hierbij zijn er 2 opties:
Klant past zijn reis aan naar een latere datum. Bijgevolg wijzigt er boekhoudkundig niets aan het dossier. U kunt dit aangeven door bij de corona voucher aan te vinken: Dossier wordt omgeboekt.
2. De klant dient een gelijkaardige reis te boeken. U dient een betaling in te boeken op het dossier via modules > inboeken betaling:
U kiest hier de betaalmethode voor de corona voucher en kunt de voucher ook selecteren:
Daarna klikt u op inboeken.
Het bedrag is nu beschikbaar in het nieuwe dossier, ook in uw beheer corona vouchers is het gebruikt bedrag aangepast.
Als u de voucher wijzigt, ziet u op welk dossier dit wordt ingewisseld:
