Inhoud

Algemeen

De corona tegoedbonnen kunnen beheerd worden in TravelNote. Hierbij gaan we uit van 2 verschillende situaties:

Het reiskantoor ontvangt corona tegoedbonnen van de TO’s en geeft deze bonnen door aan de klant. Hierbij kan het reiskantoor kiezen om zelf een samenvattende bon uit ons systeem te bezorgen aan de klant.
Het reiskantoor/TO geeft een corona bon uit aan de klant en ontvangt geen tegoedbonnen van onderliggende leveranciers.

Naast het ontvangen en versturen van corona tegoedbonnen vindt u in deze handleiding meer info over:

De boekhoudkundige afhandeling van deze vouchers: inwisselen van een tegoedbon
Overzichtelijke kas planning om een overzicht te houden op deze corona situatie.

Ontvangen corona tegoedbonnen

Ontvangen tegoedbonnen registreren

Wanneer men een corona tegoedbon ontvangt van een TO moet dit ingeboekt worden op het dossier.

In onderstaand voorbeeld ontvangen we een corona bon voor Hotel Excel **** met verkoopprijs 1500 € en aankoopprijs 1350 €.

U voegt een negatief artikel toe op dit dossier.

Tip: Gebruik één artikelcode voor al uw corona bonnen ongeacht de leverancier.

U kunt ook de aankoopprijs vermelden in het vak originele prijsinfo:

Als u de prijzen hebt ingevuld kunt u deze corona bon onmiddellijk registeren door op de '…' te klikken bij corona bon:

Indien er nog geen corona bon bestaat op dit dossier, vraagt TravelNote om deze corona bon aan te maken:

Deze voucher hoeft u niet af te geven aan uw klant, dat beslist u zelf. Door deze voucher aan te maken, heeft u een opvolging van uw voucher administratie en kan de klant later op een ander dossier met deze voucher betalen.

U kunt nu deze bon selecteren:

De bon staat gekoppeld aan dit artikel en u kunt de vervaldatum invullen van deze tegoedbon:

Als u klikt op ‘Ok’ is de tegoedbon op het dossier geboekt:

Bijgevolg wordt dit bedrag niet gefactureerd als de reis niet doorgaat en kan deze bon als betaalmiddel gebruikt worden op een ander dossier. Als de reis later doorgaat volstaat het om deze corona tegoedbon terug positief tegen te boeken op dit dossier. Meer uitleg omtrent het inwisselen van een corona tegoedbon vind je hier:

Om de voucher van de TO op te slaan koppelt u deze best onder het documentbeheer aan het dossier.

Ontvangen tegoedbonnen opvolgen

Deze aangemaakte corona tegoedbonnen kunt u opvolgen via Documenten > Corona tegoedbonnen:

U kunt de bijhorende bon opzoeken op nummer, dossiernummer of klant:

Bij deze bon ziet u onmiddellijk het beschikbaar tegoed, u klikt op wijzigen.

Bij dit dossier ziet u onmiddellijk de leverancier inclusief bedrag en vervaldata:

Opmaken corona tegoedbon

Corona tegoedbon instellingen

U dient volgende zaken in te stellen alvorens de corona bonnen te gebruiken:

Gebruiksvoorwaarden en mailteksten tegoedbon

U kunt gebruiksvoorwaarden ingeven voor deze corona bon. Deze voorwaarden worden bijgevolg mee geprint op deze corona bonnen.

U geeft dit in bij het tabblad Administrator > Bedrijfsfiche bewerken. Bij de bedrijfsfiche heeft u een tabblad Corona teksten. Hier vult u de voorwaarden in. Dit in 4 talen afhankelijk van de taal van de klant.

Ook de begeleidende mailtekst bij het versturen van de corona bon kan hier worden toegevoegd.

Logo reiskantoor op tegoedbon

U kunt uw logo afdrukken op de corona tegoedbon. Hiervoor dient u uw logo éénmalig op te laden bij Administrator > Bedrijfsfiche bewerken.

U klikt op Afbeeldingen:

U voegt een afbeelding toe met de knop toevoegen, nadien klikt u op opslaan.

Voorwaarden per leverancier instellen

Elke TO zal eigen voorwaarden hebben voor de corona tegoedbonnen. Deze voorwaarden kunt u instellen per leverancier. Eenmaal deze voorwaarden ingesteld worden ze mee afgedrukt op de corona tegoedbon.

U stelt de voorwaarden in bij Modules > Beheer leveranciers > Leverancier wijzigen > Voorwaarden:

Corona tegoedbon aanmaken

Deze stap is enkel nodig als u eigen tegoedbonnen uitgeeft.

Selecteer één of meerdere dossier(s) waarvoor u een Corona voucher wenst aan te maken en klik op Corona vouchers > Corona voucher aanmaken.

U hoeft dit dus niet per dossier te doen maar kunt dit in batch doen door meerdere dossiers in één keer te selecteren.

U krijgt een bevestiging als de corona vouchers zijn aangemaakt.

Corona tegoedbonnen afdrukken

U kunt het beheer van de corona bonnen raadplegen via Documenten > Corona tegoedbonnen.

U selecteert een corona voucher en klikt op corona voucher afdrukken:

De voucher verschijnt en kunt u gebruiken voor uw klant:

Corona tegoedbonnen mailen

U kunt het beheer van de corona bonnen raadplegen via Documenten > Corona tegoedbonnen.

U selecteert een corona voucher en klikt op Corona voucher mailen:

Het mailvenster verschijnt met de corona voucher in bijlage. U kunt de tekst aanpassen en klikken op versturen.

Corona tegoedbonnen beheren

U kunt het beheer van de corona vouchers raadplegen via Corona vouchers > Corona vouchers beheren.

U heeft een overzicht van alle gemaakte corona vouchers:

U kunt in dit beheer corona vouchers toevoegen, wijzigen en verwijderen:

Bij een corona voucher kunt u volgende zaken invullen:

Nummer: Dit nummer wordt door TravelNote aangemaakt.
Organisator: Dit is de bedrijfsfiche die bepaald welk reiskantoor/touroperator de bon uitgeeft. Indien niet ingevuld wordt het actieve bedrijf genomen.
Dossier: Het dossier waarvoor de corona voucher wordt aangemaakt. U kunt slechts één voucher hebben per dossier.
Klant: De klant voor wie de corona voucher geldt.
Creatiedatum: Aanmaakdatum van de corona voucher.
Geldigheidsdatum: Tot wanneer de corona voucher geldig is.
Bedrag: De waarde van de voucher. Dit zou gelijk zijn aan het betaald bedrag van de klant.
Netto: Dient enkel ingevuld te worden door touroperators.
Categorie: Vrije keuzetabel waar men de corona vouchers in categorieën gaat opsplitsen.
Opmerkingen
Leveranciers: Dit zijn de artikels met bijhorend po beschikbaar in het dossier. De leveranciers toegevoegd aan ‘Te vermelden leveranciers' worden met PO en adresgegevens vermeld op de tegoedbon.
Ingewisseld op: De corona voucher is een betaalmiddel, wanneer deze bon gebruikt wordt op een nieuw dossier wordt dit hierbij vermeld. Dit is enkel nodig als dit gebruikt wordt op een nieuw dossier!
Dossier wordt omgeboekt: Indien de tegoedbon niet wordt ingewisseld voor een nieuw dossier maar het bestaand dossier wordt omgeboekt naar een later tijdstip. Hierbij blijven de originele betalingen op het bestaand dossier staan.
Toon alle reizigers: Wanneer deze optie aangevinkt wordt, worden alle deelnemers in het dossier weergegeven op de corona voucher.
Leveranciers zijn elk organisator: Vink deze optie aan om de leveranciers weer te geven als organisator. Dit heft de input in het vak ‘Organisator’ op en geeft de naam van de reisagent weer als ‘Reisbureau' op de corona voucher.

Corona dossiers herkennen

Aan het hoofdscherm in TravelNote is een kolom toegevoegd ‘Corona’. Zo kunt u in één oogopslag alle corona dossiers herkennen.

U kunt dit toevoegen door te klikken op Velden kiezen en de kolom Corona te slepen naar uw dossierlijst:

U ziet onmiddellijk welke dossiers deze tegoedbon hebben:

Boekhoudkundige afhandeling

Betaalmethode instellen

Wanneer de bestaande dossiers niet kunnen worden omgeboekt zal u de corona vouchers moeten gebruiken als betaalmiddel op een nieuw dossier.

De administrator dient éénmalig de betaalmethode in te stellen onder Administrator > Basisbestanden > Beheer betaalmethodes.

U voegt een betaalmethode toe:

Deze betaalmethode heeft volgende kenmerken:

Type betaling: diversen. Het bedrag moet worden geboekt naar een specifieke grootboekrekening.

Dagboek: Divers dagboek waar de boekingen terecht komen.

Rekening: De grootboekrekening waar dit bedrag wordt overgeboekt. Dit is best een nieuwe grootboekrekening die u overlegd met uw boekhouder.

U klikt op OK om deze nieuwe betaalmethode op te slaan.

Deze betaalmethode dient u te valideren met uw boekhouder. Het kan zijn dat bovenstaande oplossing voor uw boekhouder niet gewenst is.

Corona voucher inwisselen

De klant wil de corona voucher gebruiken. Hierbij zijn er 2 opties:

Klant past zijn reis aan naar een latere datum. Bijgevolg wijzigt er boekhoudkundig niets aan het dossier. U kunt dit aangeven door bij de corona voucher aan te vinken: Dossier wordt omgeboekt.

2. De klant dient een gelijkaardige reis te boeken. U dient een betaling in te boeken op het dossier via modules > inboeken betaling:

U kiest hier de betaalmethode voor de corona voucher en kunt de voucher ook selecteren:

Daarna klikt u op inboeken.

Het bedrag is nu beschikbaar in het nieuwe dossier, ook in uw beheer corona vouchers is het gebruikt bedrag aangepast.

Als u de voucher wijzigt, ziet u op welk dossier dit wordt ingewisseld:

Dossier verwerking voor ontvangen corona bonnen

Veel reiskantoren stellen de vraag hoe corona bonnen te verwerken op dossiers.

Hierbij gaan we uit van 2 verschillende situaties:

Het reiskantoor/TO geeft een voucher uit aan de klant en ontvangt geen vouchers van onderliggende leveranciers.
Het reiskantoor ontvangt vouchers van de TO’s en geeft deze vouchers door aan de klant. Hierbij kan het reiskantoor kiezen om zelf een voucher uit ons systeem te bezorgen aan de klant.

Situatie 2: Het reiskantoor ontvangt vouchers van de TO’s

Wanneer men een corona voucher ontvangt van een TO moet dit ingeboekt worden op het dossier.

Dit gebeurd door een negatief artikel in het dossier te plaatsen per ontvangen voucher.

Standaard artikel aanmaken

Om het overzichtelijk te houden dient men een artikel aan te maken voor deze corona bonnen.

Dit gebeurd onder het tabblad ‘Modules’ > ‘Beheer artikelen’ > ‘Beheer artikelen…’:

Bij het artikelbeheer klikt u op de knop ‘Toevoegen’:

U vult de volgende gegevens in en klikt op ‘Ok’:

Uw artikel is aangemaakt:

Merk op dat u geen leverancier hebt ingesteld en dit artikel kan gebruikt worden voor al uw leveranciers.

Ontvangen corona tegoedbon op een dossier verwerken

U ontvangt een corona tegoedbon van een TO voor een reisdossier.

U kunt de voucher als negatief artikel in het dossier boeken.

In onderstaand voorbeeld ontvangen we een voucher voor Hotel Excel **** met verkoopprijs 1500 € en aankoopprijs 1350 €.

U voegt een negatief artikel toe op deze leverancier. Vervolgens zoekt u de correcte artikelcode van de corona bonnen:

U selecteert deze artikelcode en boekt de verkoopprijs negatief:

Daarnaast kunt u ook de aankoopprijs vermelden in het vak originele prijsinfo:

U klikt op ‘Ok’ en de tegoedbon is ingeboekt:

Bijgevolg wordt dit bedrag niet gefactureerd aangezien de reis niet doorgaat.

Corona bon inwisselen

U geeft deze bon af, maar wat erna? Er zijn 3 mogelijkheden op dit dossier:

De reis wordt uitgesteld tot latere datum: U past de reisdata aan in het dossier en u kunt het artikel corona bon tegen boeken als een nieuw positief artikel. U mag de oorspronkelijke corona tegoedbon niet verwijderen zodat de boekhouding dit kan opvolgen.
De bon wordt niet ingewisseld: De leverancier betaalt u het bedrag terug en u betaalt de klant terug. Dit dossier blijft bijgevolg ongewijzigd en de corona tegoedbon blijft in mindering staan.
De bon wordt ingewisseld voor een ander reis: In dit geval geldt de bon als een betaalmiddel en dien je een betaling in te boeken met deze corona bon. Het aanmaken van deze betaalmethode vindt u hier https://travelnote.atlassian.net/wiki/spaces/HAN/pages/887685123/Corona+tegoedbon#Corona-voucher-inwisselen