Inhoud
Algemeen
De corona tegoedbonnen kunt u beheren in TravelNote. Hierbij gaan we uit van 2 verschillende situaties:
Het reiskantoor ontvangt corona tegoedbonnen van de TO’s en geeft deze bonnen door aan de klant. Hierbij kan het reiskantoor kiezen om zelf een samenvattende bon uit ons systeem te bezorgen aan de klant.
Het reiskantoor/TO geeft een corona bon uit aan de klant en ontvangt geen tegoedbonnen van onderliggende leveranciers.
Naast het ontvangen en versturen van corona tegoedbonnen vindt u in deze handleiding meer info over:
Beheren van corona tegoedbonnen
De boekhoudkundige afhandeling: inwisselen van een tegoedbon
Overzichtelijke kas planning om een overzicht te houden op deze corona situatie.
Ontvangen corona tegoedbonnen
Ontvangen tegoedbonnen registreren
Wanneer men een corona tegoedbon ontvangt van een TO moet dit ingeboekt worden op het dossier.
In onderstaand voorbeeld ontvangen we een corona bon voor Hotel Excel **** met verkoopprijs 1500 € en aankoopprijs 1350 €.
U voegt een negatief artikel toe op dit dossier.
Tip: Gebruik één artikelcode voor al uw corona bonnen ongeacht de leverancier.
U kunt ook de aankoopprijs vermelden in het vak originele prijsinfo:
Als u de prijzen hebt ingevuld kunt u deze corona bon onmiddellijk registeren door op de '…' te klikken bij corona bon:
Indien er nog geen corona bon bestaat op dit dossier, vraagt TravelNote om deze corona bon aan te maken:
Deze voucher hoeft u niet af te geven aan uw klant, dat beslist u zelf. Door deze voucher aan te maken, heeft u een opvolging van uw voucher administratie en kan de klant later op een ander dossier met deze voucher betalen.
U kunt nu deze bon selecteren:
De bon staat gekoppeld aan dit artikel en u kunt de vervaldatum invullen van deze tegoedbon:
Als u klikt op ‘Ok’ is de tegoedbon op het dossier geboekt:
Bijgevolg wordt dit bedrag niet gefactureerd als de reis niet doorgaat en kan deze bon als betaalmiddel gebruikt worden op een ander dossier. Als de reis later doorgaat volstaat het om deze corona tegoedbon terug positief tegen te boeken op dit dossier. Meer uitleg omtrent het inwisselen van een corona tegoedbon vind je hier:
Om de voucher van de TO op te slaan koppelt u deze best onder het documentbeheer aan het dossier.
Ontvangen tegoedbonnen opvolgen
Deze aangemaakte corona tegoedbonnen kunt u opvolgen via Documenten > Corona tegoedbonnen:
U kunt de bijhorende bon opzoeken op nummer, dossiernummer of klant:
Bij deze bon ziet u onmiddellijk het beschikbaar tegoed, u klikt op wijzigen.
Bij dit dossier ziet u onmiddellijk de leverancier inclusief bedrag en vervaldata:
Opmaken corona tegoedbon
Corona tegoedbon instellingen
Gebruiksvoorwaarden en mailteksten tegoedbon
U kunt gebruiksvoorwaarden ingeven voor deze corona bon. Deze voorwaarden worden bijgevolg mee geprint op deze corona bonnen.
U geeft dit in bij het tabblad Administrator > Bedrijfsfiche bewerken. Bij de bedrijfsfiche heeft u een tabblad Corona teksten. Hier vult u de voorwaarden in. Dit in 4 talen afhankelijk van de taal van de klant.
Ook de begeleidende mailtekst bij het versturen van de corona bon kan hier worden toegevoegd.
Logo reiskantoor op tegoedbon
U kunt uw logo afdrukken op de corona tegoedbon. Hiervoor dient u uw logo éénmalig op te laden bij Administrator > Bedrijfsfiche bewerken.
U klikt op Afbeeldingen:
U voegt een afbeelding toe met de knop toevoegen, nadien klikt u op opslaan.
Voorwaarden per leverancier instellen
Elke TO zal eigen voorwaarden hebben voor de corona tegoedbonnen. Deze voorwaarden kunt u instellen per leverancier. Eenmaal deze voorwaarden ingesteld worden ze mee afgedrukt op de corona tegoedbon.
U stelt de voorwaarden in bij Modules > Beheer leveranciers > Leverancier wijzigen > Voorwaarden:
Corona tegoedbon aanmaken
Deze stap is enkel nodig als u eigen tegoedbonnen uitgeeft.
Selecteer één of meerdere dossier(s) waarvoor u een Corona voucher wenst aan te maken en klik op Corona vouchers > Corona voucher aanmaken.
U hoeft dit dus niet per dossier te doen maar kunt dit in batch doen door meerdere dossiers in één keer te selecteren.
U krijgt een bevestiging als de corona vouchers zijn aangemaakt.
Corona tegoedbonnen afdrukken
U kunt het beheer van de corona bonnen raadplegen via Documenten > Corona tegoedbonnen.
U selecteert een corona voucher en klikt op corona voucher afdrukken:
De voucher verschijnt en kunt u gebruiken voor uw klant:
Corona tegoedbonnen mailen
U kunt het beheer van de corona bonnen raadplegen via Documenten > Corona tegoedbonnen.
U selecteert een corona voucher en klikt op Corona voucher mailen:
Het mailvenster verschijnt met de corona voucher in bijlage. U kunt de tekst aanpassen en klikken op versturen.
Beheer corona tegoedbonnen
Algemeen beheer
U kunt het beheer van de corona vouchers raadplegen via Documenten > Corona tegoedbonnen.
U heeft een overzicht van alle gemaakte corona bonnen:
U kunt in dit beheer corona bonnen toevoegen, wijzigen en verwijderen.
Bij een corona bon kunt u volgende zaken invullen:
Nummer: Uniek nummer voor de corona bon aangemaakt door onze software.
Organisator: Dit is de bedrijfsfiche die bepaald welk reiskantoor/touroperator de bon uitgeeft. Indien niet ingevuld wordt het actieve bedrijf genomen.
Dossier: Het dossier waarvoor de corona voucher wordt aangemaakt. U kunt slechts één voucher hebben per dossier. (Als u meerdere vouchers ontvangt van leveranciers kunt u dit zien als een samenvattend overzicht van de vouchers per dossier).
Klant: De klant voor wie de corona voucher geldt.
Creatiedatum: Aanmaakdatum van de corona voucher. Dit kan aangepast worden door de reisagent.
Geldigheidsdatum: Tot wanneer de corona voucher geldig is. Dit kan aangepast worden door de reisagent.
Bedrag: De waarde van de voucher. Dit zou moeten gelijk zijn aan het betaald bedrag van de klant.
Netto: Dient enkel ingevuld te worden door touroperators.
Categorie: Vrije keuzetabel waar men de corona vouchers in categorieën gaat opsplitsen.
Opmerkingen
Te vermelden leveranciers: Dit zijn de leveranciers gekoppeld in het dossier. U beslist zelf welke leveranciers er worden opgenomen in de voucher.
Naam leverancier
PO van de leverancier: Dit is de po in het dossierartikel.
Commentaar: Extra opmerkingen betreft het artikel.
Bedrag: dit bedrag kan aangepast worden.
Vervaldatum: Vervaldatum van de bon van de leverancier.
Ingewisseld op: De corona voucher is een betaalmiddel, wanneer deze bon gebruikt wordt op een nieuw dossier wordt dit hierbij vermeld. Dit is enkel nodig als dit gebruikt wordt op een nieuw dossier!
Dossier wordt omgeboekt: Indien de tegoedbon niet wordt ingewisseld voor een nieuw dossier maar het bestaand dossier wordt omgeboekt naar een later tijdstip.
Toon alle reizigers: Wanneer deze optie aangevinkt wordt, worden alle deelnemers in het dossier weergegeven op de corona voucher.
Leveranciers zijn elk organisator: Vink deze optie aan om de leveranciers weer te geven als organisator. Dit heft de input in het vak ‘Organisator’ op en geeft de naam van de reisagent weer als ‘Reisbureau' op de corona bon.
Corona dossiers herkennen
Aan het hoofdscherm in TravelNote is een kolom toegevoegd ‘Corona’. Zo kunt u in één oogopslag alle corona dossiers herkennen.
U kunt dit toevoegen door te klikken op Velden kiezen en de kolom Corona te slepen naar uw dossierlijst:
U ziet onmiddellijk welke dossiers deze tegoedbon hebben:
Inwisselen corona tegoedbon
Instellingen: Betaalmethode corona toevoegen
Wanneer voor deze corona dossiers de reis niet kan doorgaan zal u de corona tegoedbon moeten gebruiken als betaalmiddel op een nieuw dossier.
De administrator dient éénmalig de betaalmethode in te stellen onder Administrator > Basisbestanden > Beheer betaalmethodes.
U voegt een betaalmethode toe:
Deze betaalmethode heeft volgende kenmerken:
Type betaling: diversen. Het bedrag moet worden geboekt naar een specifieke grootboekrekening.
Dagboek: Divers dagboek waar de boekingen terecht komen.
Rekening: De grootboekrekening waar dit bedrag wordt overgeboekt. Dit is best een nieuwe grootboekrekening die u overlegd met uw boekhouder.
U klikt op OK om deze nieuwe betaalmethode op te slaan.
Deze betaalmethode dient u te valideren met uw boekhouder. Het kan zijn dat bovenstaande oplossing voor uw boekhouder niet gewenst is.
Corona bon inwisselen: 3 situaties
Er zijn 3 mogelijkheden omtrent het inwisselen van corona bonnen:
De reis wordt uitgesteld tot latere datum: U past de reisdata aan in het dossier en u kunt het artikel corona bon tegen boeken als een nieuw positief artikel. U mag de oorspronkelijke corona tegoedbon niet verwijderen zodat de boekhouding dit kan opvolgen.
De bon wordt ingewisseld voor een ander reis: In dit geval geldt de bon als een betaalmiddel en dien je een betaling in te boeken met deze corona bon. Het aanmaken van deze betaalmethode vindt u hier
De bon wordt niet ingewisseld: De leverancier betaalt u het bedrag terug en u betaalt de klant terug. Dit dossier blijft bijgevolg ongewijzigd en de corona tegoedbon blijft in mindering staan.
Hieronder vindt u een uitleg voor elk van deze situaties.
Reis wordt uitgesteld tot latere datum
U zoekt het bestaand dossier erbij en past alle reisdata aan.
In het dossier dient u de corona tegoedbon tegen te boeken, dit doet u door dezelfde bon toe te voegen met een positief bedrag:
Wanneer u het bedrag heeft toegevoegd kunt u de corona bon koppelen door op … te klikken:
U selecteert de bon:
De bon wordt ingevuld op het artikel. U klikt op OK om op te slaan:
In het dossier heeft u de opname van de tegoedbon geregistreerd:
De corona tegoedbon staat nu terug op 0:
De bon wordt ingewisseld voor een ander reis
De klant wil de corona bon gebruiken voor een andere reis. De eerste reis dient u te annuleren en u maakt een nieuw dossier voor de nieuwe reis.
U dient nu deze tegoedbon als betaling te boeken op het dossier. U selecteert het dossier en klikt op modules > inboeken betaling:
U kiest hier de betaalmethode voor de corona voucher en kunt de voucher ook selecteren:
Daarna klikt u op inboeken.
Het bedrag is nu beschikbaar in het nieuwe dossier, ook in uw beheer corona vouchers is het gebruikt bedrag aangepast.
Als u de voucher wijzigt, ziet u op welk dossier dit wordt ingewisseld:
De bon wordt niet ingewisseld
De leverancier betaalt u het bedrag terug en u betaalt de klant terug. U dient het bestaande dossier volledig te annuleren en daarna de voucher te blokkeren.
Kas planning voor corona periode
In TravelNote is een rapport beschikbaar die u onmiddellijk inzicht geeft in de kas planning gedurende deze corona periode.
U vindt dit rapport onder Documenten > Basisrapporten > Dossier > Overzichtslijst dossiers kas planning corona:
Bij het rapport kunt u volgende filters instellen:
Creatiedatum
Vertrekdatum
Bedrijfsfiche
Toon leveranciers: Als u dit aanvinkt wordt de kas planning per leverancier getoond.
Als u klikt op Afdruk dossiers heeft u per dossier een globaal overzicht:
Als u de lijst nogmaals afdrukt met het vinkje toon leveranciers aangevinkt, heeft u een onderverdeling per leverancier:
