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Date de création: date de création;
Numéro: Numéro du bon de voyage, déterminé automatiquement par TravelNote;
Acheté par: Personne / entreprise qui a acheté le bon de voyage:
Acheté pour: Ce n'est pas obligatoire, il est possible que cela ne soit pas connu. Si vous souhaitez l'ajouter au bon de voyage, vous devez sélectionner le destinataire dans la liste des clients existants (= pour un destinataire inconnu, vous devez d'abord créer un formulaire client dans la gestion des clients):
Montant original: valeur du bon de voyage;
Montant disponible: lorsque le bon de voyage est utilisé pour payer un voyage, il est automatiquement déduit;
Fichier: Le fichier pour lequel le bon de voyage a été créé;
Commentaires: texte libre
Utilisé: si le bon de voyage a déjà été utilisé, vous pouvez le cocher manuellement;
Remboursé: Si le bon de voyage a été remboursé, vous pouvez le cocher manuellement.
Historique: L'historique vous montre tous les fichiers pour lesquels le bon de voyage a déjà été utilisé comme moyen de paiement avec le montant correspondant.
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Préparer un bon de voyage pour le client
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Le client vient acheter un bon de voyage. Vous devez donc créer un dossier de voyage pour le client.
Préparer un fichier de bons de voyage
Vous devez préparer un dossier pour le client. Vous sélectionnez le client et au statut du fichier, vous choisissez le statut Chèque de voyage.
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Ajouter un article de bon de voyage au dossier
Vous ajoutez un nouvel article. Sélectionnez votre agence de voyage comme fournisseur et le code article correspondant. Il est important que l'élément sélectionné soit correctement configuré par l'administrateur, voir Configuration article;
Entrez la valeur du bon de voyage:
Faites un clic droit sur la barre grise du chèque de voyage sur les 3 points:
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Le but de la conservation de ces chèques de voyage est que vous pouvez sélectionner ce chèque de voyage lorsqu'un client l'utilise pour payer un voyage. Cela vous permet de suivre la valeur encore disponible sur un chèque de voyage particulier.
Utiliser le chèque de voyage (utilisé pour acheter un voyage)
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Le client souhaite réserver un voyage et le payer avec un chèque de voyage reçu. Vous créez un nouveau dossier de voyage comme d'habitude:
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Cliquez ensuite sur Encoder. À ce moment-là, le montant de 1000 € a été retiré du bon de voyage 16.
Créez un bon de voyage pour les articles annulés (ou un fichier annulé) au lieu d'un remboursement
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Si vous souhaitez offrir un bon de voyage au client au lieu d'un remboursement, vous suivez cette méthode.
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De plus, la comptabilité tout est également gérée correctement si vous suivez cette méthode.
Remboursement du bon de voyage
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Vous pouvez ajouter le même article de manière négative dans le fichier d'origine.
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Depuis 2020, des chèques de voyage sont émis pour des fichiers corona spécifiques au lieu d'un remboursement. De cette façon, ces contrôles sont traçables. Vous pouvez lier les chèques de voyage déjà créés au bon fichier en modifiant le chèque de voyage et en saisissant le bon fichier.
Attribuez ensuite un bon de voyage au paiement réservé
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Le paiement ci-dessous pour un bon de voyage a été réservé mais sans le lier à un bon de voyage effectif. Vous pouvez encore lier ce bon de voyage dans TravelNote par la suite en cliquant sur modifier le chèque de voyage.
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Et TravelNote émet automatiquement le chèque de voyage:
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Configuration des chèques de voyage (uniquement pour administrateur)
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Article de configuration
Tout d'abord, vous devez vérifier que l'article du bon de voyage est correctement répertorié dans votre TravelNote.
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Code article: code unique de l'article;
Description Néerlandais: Description de l'article;
Destination: Tous;
Fournisseur: L'agence de voyages est le fournisseur. Il s'agit du nom de l'agence de voyages et tous les chèques de voyage sont réservés auprès de ce fournisseur;
Régime de TVA: Un bon de voyage est exempt de TVA. Pour les clients belges, il s'agit du code VR; Compte du grand livre: Le compte du grand livre pour les chèques de voyage. Ce compte doit correspondre au compte du grand livre pour le mode de paiement par chèque de voyage;
Type d'article: Divers ou chèque de voyage.
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Configuration du mode de paiement
Tout d'abord, vous devez vérifier que le mode de paiement du bon de voyage est correctement saisi dans votre TravelNote. Ce mode de paiement vous permet d'utiliser une méthode de détermination des chèques de voyage sur un fichier. Lorsque vous utilisez un paiement de bon de voyage, TravelNote débite automatiquement le montant de votre bon de voyage dans les comptes (et également lors de la gestion des bons de voyage).
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Cliquez ensuite sur Ok et vos modifications seront enregistrées.
Paiement comptable avec chèque de voyage
Lorsque les agents réservent le chèque de voyage comme moyen de paiement, un divers est automatiquement comptabilisé qui transfère le montant sur le compte chèque du voyageur:
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CONSEIL: configuration du fichier de voyage annuel
Un conseil sans engagement: vous pouvez conserver tous les chèques de voyage dans un fichier central afin d'avoir une vue d'ensemble de tous les chèques de voyage achetés cette année-là. Vous pouvez donc saisir tous les paiements (bancontact, VISA, ...) pour l'achat d'un bon de voyage sur ce fichier.
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