Chèques de voyage

Général


Ce manuel concerne le traitement des chèques de voyage dans les fichiers ainsi que le traitement correct des chèques de voyage dans les comptes. Avant de procéder à ce traitement, il est conseillé de consulter votre comptable. Votre comptable doit ensuite placer correctement le mode de paiement du chèque de voyage et le code d'article du chèque de voyage dans TravelNote. Il le fait lors de la Configuration des cheques de voyage.

 

Gérer les chèques de voyage


La gestion des chèques de voyage vous donne un aperçu de tous les chèques de voyage et de leur solde impayé. Vous pouvez le trouver sous l'onglet Documents > Chèques de voyage:

Lors de la gestion des chèques de voyage, vous avez tous les chèques de voyage dans un seul aperçu avec le numéro, le montant, le dossier, la date de création, la date de validité et le montant disponible. Vous pouvez également voir si le bon de voyage a été utilisé ou remboursé.

En bas, lors de la sélection d'un bon de voyage, vous pouvez l'imprimer et / ou l'envoyer par e-mail.

Il existe deux versions pour l'empreinte du bon de voyage. La version standard de TravelNote avec votre propre logo et la version 2 pour l'impression sur une mise en page pré-formatée. Vous obtenez la version 2 en cochant la case Version 2, puis en cliquant sur imprimer un chèque de voyage ou sur envoyer un chèque de voyage par e-mail.

 

Lorsque vous modifiez un bon de voyage, les informations suivantes s'affichent:

  • Date de création: date de création;

  • Numéro: Numéro du bon de voyage, déterminé automatiquement par TravelNote;

  • Acheté par: Personne / entreprise qui a acheté le bon de voyage:

  • Acheté pour: Ce n'est pas obligatoire, il est possible que cela ne soit pas connu. Si vous souhaitez l'ajouter au bon de voyage, vous devez sélectionner le destinataire dans la liste des clients existants (= pour un destinataire inconnu, vous devez d'abord créer un formulaire client dans la gestion des clients):

  • Montant original: valeur du bon de voyage;

  • Montant disponible: lorsque le bon de voyage est utilisé pour payer un voyage, il est automatiquement déduit;

  • Fichier: Le fichier pour lequel le bon de voyage a été créé;

  • Commentaires: texte libre

  • Utilisé: si le bon de voyage a déjà été utilisé, vous pouvez le cocher manuellement;

  • Remboursé: Si le bon de voyage a été remboursé, vous pouvez le cocher manuellement.

  • Historique: L'historique vous montre tous les fichiers pour lesquels le bon de voyage a déjà été utilisé comme moyen de paiement avec le montant correspondant.

Préparer un bon de voyage pour le client


Le client vient acheter un bon de voyage. Vous devez donc créer un dossier de voyage pour le client.

Préparer un fichier de bons de voyage

Vous devez préparer un dossier pour le client. Vous sélectionnez le client et au statut du fichier, vous choisissez le statut Chèque de voyage.

Ajouter un article de bon de voyage au dossier

  • Vous ajoutez un nouvel article. Sélectionnez votre agence de voyage comme fournisseur et le code article correspondant. Il est important que l'élément sélectionné soit correctement configuré par l'administrateur, voir Configuration article;

  • Entrez la valeur du bon de voyage:

  • Faites un clic droit sur la barre grise du chèque de voyage sur les 3 points:

Le système émettra une notification demandant si un nouveau chèque de voyage peut être créé. Si vous choisissez Oui, le chèque de voyage sera créé immédiatement et le numéro du chèque de voyage sera dans le champ du bon de voyage:

Vous enregistrez le fichier et pouvez saisir le paiement du client via Saisie paiements

Vous pouvez trouver le chèque de voyage à la gestion des chèques de voyage. Vous pouvez y imprimer le bon de voyage et / ou l'envoyer par e-mail au client.

Vous pouvez le faire via Documents > Chèques de voyage:

Vous trouvez le chèque de voyage et sélectionnez le chèque de voyage:

Vous pouvez également modifier le champ acheté pour par Modifier et cliquer sur les 3 points:

Vous devez sélectionner le destinataire dans la liste des clients existants (= pour un destinataire inconnu, vous devez d'abord créer une fiche client dans la gestion des clients)

Vous pouvez également imprimer le bon de voyage par le bouton Imprimer chèque de voyage. Le chèque de voyage est toujours rédigé dans la langue du client (donateur):

 

Le but de la conservation de ces chèques de voyage est que vous pouvez sélectionner ce chèque de voyage lorsqu'un client l'utilise pour payer un voyage. Cela vous permet de suivre la valeur encore disponible sur un chèque de voyage particulier.

 

Utiliser le chèque de voyage (utilisé pour acheter un voyage)


Le client souhaite réserver un voyage et le payer avec un chèque de voyage reçu. Vous créez un nouveau dossier de voyage comme d'habitude:

Vous saisissez le paiement via Modules> Saisi paiements

Vous indiquez le montant, sélectionnez le mode de paiement Chèque de voyage et vous devez maintenant sélectionner le chèque de voyage dans Gérer les chèques de voyage.

 

Cliquez ensuite sur Encoder. À ce moment-là, le montant de 1000 € a été retiré du bon de voyage 16.

Créez un bon de voyage pour les articles annulés (ou un fichier annulé) au lieu d'un remboursement


Si vous souhaitez offrir un bon de voyage au client au lieu d'un remboursement, vous suivez cette méthode.

Vous annulez le fichier et / ou les articles pour le client. Il est préférable de le faire via Exécuter / Défaire l'annulation.

Après annulation, le montant à rembourser apparaîtra automatiquement dans le dossier à payer:

Vous devez d'abord créer le bon de voyage.

Vous faites cela sous l'onglet Documents> Chèques de voyage:

 

Cliquez sur ajouter et remplissez les informations nécessaires: Cliquez sur ajouter et remplissez les informations nécessaires:

Cliquez sur ajouter et remplissez les informations nécessaires:

Vous devez lier le fichier pour lequel vous souhaitez créer le bon de voyage avec ce chèque de voyage. Vous pouvez le faire en cliquant sur le fichier sur '...'.

Vous cliquez sur OK et ce chèque de voyage a été créé:

 

Ensuite, vous devez toujours enregistrer le remboursement dans le fichier.

Vous sélectionnez le fichier et cliquez sur Saisie paiement:

Vous enregistrez le remboursement sur le mode de paiement par chèque de voyage et sélectionnez le chèque de voyage que vous venez de créer:

Cliquez ensuite sur Encoder. En conséquence, le fichier est à zèro:

Si vous recherchez à nouveau le chèque de voyage, il sera toujours disponible:

De plus, la comptabilité tout est également gérée correctement si vous suivez cette méthode.

 

Remboursement du bon de voyage


Vous pouvez ajouter le même article de manière négative dans le fichier d'origine.

Vous sélectionnez le bon de voyage et cliquez sur Dupliquer l'article

Rendez ensuite le prix négatif:

Conseil: Indiquez le numéro du chèque de voyage

Complétez la description du chèque de voyage avec le numéro effectif du bon de voyage. De cette façon, la comptabilité peut facilement retrouver cela.

Si vous cliquez sur Ok, votre fichier s'affiche correctement:

Lors de la sauvegarde de votre fichier, vous verrez que le solde impayé est correct:

Lorsque vous remboursez le client, ce montant est immédiatement inscrit dans le fichier et le solde impayé du fichier est nul.

Vous devez toujours placer correctement votre Gestion des chèques de voyage. Vous recherchez le chèque de voyage dans Documents > Chèques de voyage.

Vous cliquez sur modifier et indiquez que le bon de voyage sera remboursé:

Par conséquent, le solde disponible du chèque de voyage est ajuste:

Lien fichier

Dans le passé, vous n'aviez pas à lier un fichier lors de la création d'un bon de voyage, nous avons ajusté cela.

Depuis 2020, des chèques de voyage sont émis pour des fichiers corona spécifiques au lieu d'un remboursement. De cette façon, ces contrôles sont traçables. Vous pouvez lier les chèques de voyage déjà créés au bon fichier en modifiant le chèque de voyage et en saisissant le bon fichier.

Attribuez ensuite un bon de voyage au paiement réservé


Le paiement ci-dessous pour un bon de voyage a été réservé mais sans le lier à un bon de voyage effectif. Vous pouvez encore lier ce bon de voyage dans TravelNote par la suite en cliquant sur modifier le chèque de voyage.

Vous pouvez ensuite sélectionner le bon de voyage approprié:

Et TravelNote émet automatiquement le chèque de voyage:

Configuration des chèques de voyage (uniquement pour administrateur)


Article de configuration

Tout d'abord, vous devez vérifier que l'article du bon de voyage est correctement répertorié dans votre TravelNote.

Vous faites cela sous l'onglet Modules >Gérer les articles

Vous recherchez si un article bon de voyage existe. Si le code article chèque de voyage (ou bon ou chèque vacances ...) existe, vous pouvez le modifier. Si le code article n'existe pas, vous pouvez ajouter cet article.

Vous devez définir les éléments suivants pour l'article:

  • Code article: code unique de l'article;

  • Description Néerlandais: Description de l'article;

  • Destination: Tous;

  • Fournisseur: L'agence de voyages est le fournisseur. Il s'agit du nom de l'agence de voyages et tous les chèques de voyage sont réservés auprès de ce fournisseur;

  • Régime de TVA: Un bon de voyage est exempt de TVA. Pour les clients belges, il s'agit du code VR; Compte du grand livre: Le compte du grand livre pour les chèques de voyage. Ce compte doit correspondre au compte du grand livre pour le mode de paiement par chèque de voyage;

  • Type d'article: Divers ou chèque de voyage.

Configuration du mode de paiement

Tout d'abord, vous devez vérifier que le mode de paiement du bon de voyage est correctement saisi dans votre TravelNote. Ce mode de paiement vous permet d'utiliser une méthode de détermination des chèques de voyage sur un fichier. Lorsque vous utilisez un paiement de bon de voyage, TravelNote débite automatiquement le montant de votre bon de voyage dans les comptes (et également lors de la gestion des bons de voyage).

Vous faites cela sous l'onglet Administrateur >Fichiers de base >Gérer les modes de paiement

Vous sélectionnez le mode de paiement Chèque de voyage et cliquez sur Modifier:

Le moyen de paiement chèque de voyage doit être une «écriture diverse» qui introduira le montant dans un compte comptable dédié.

Pour les agences de voyages belges, il s'agira de 46 ou 58 factures. Pour les bureaux néerlandais, cela se fera via un compte cross-mail.

Important!

Il est préférable de créer un journal divers distinct pour ces chèques de voyage. De cette façon, vous pouvez le garder clair dans votre comptabilité.

 

Important! Le compte du grand livre 540000 Chèques à encaisser n'est qu'un exemple. Il est préférable de demander le bon compte du grand livre à votre service comptable.

 

Cliquez ensuite sur Ok et vos modifications seront enregistrées.

Paiement comptable avec chèque de voyage

Lorsque les agents réservent le chèque de voyage comme moyen de paiement, un divers est automatiquement comptabilisé qui transfère le montant sur le compte chèque du voyageur:

CONSEIL: configuration du fichier de voyage annuel

Un conseil sans engagement: vous pouvez conserver tous les chèques de voyage dans un fichier central afin d'avoir une vue d'ensemble de tous les chèques de voyage achetés cette année-là. Vous pouvez donc saisir tous les paiements (bancontact, VISA, ...) pour l'achat d'un bon de voyage sur ce fichier.

Une fois par an, vous créez un fichier du type bon de voyage:

  • Client: Vous choisissez un client universel, par exemple l'agence de voyages elle-même. Ce client peut être à votre nom ou vous créez un seul client vente unique.

  • Statut du fichier: vous choisissez le chèque de voyage

  • Date de départ et date de retour: Ceci est pour toute l'année.

Les utilisateurs peuvent ensuite ajouter un article pour chaque chèque de voyage acheté.