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Général
TravelNote kan ingericht worden zodat de correcte btw percentages voor de reissector genomen worden. Dit doen we door middel van de artikelcodes, leveranciers en bestemmingen. Hieronder kunt u dit stap per stap implementeren.
STAP 1: Standaardinstellingen
Om de regio’s, artikelcodes op bestemming,… te gebruiken moeten enkele instellingen in de bedrijfsfiche gecontroleerd worden.
U doet dit bij het tabblad ‘Administrator’ > ‘Bedrijfsfiche bewerken’ > ‘Wijzigen’:
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Per bedrijfsfiche moet u onderstaande zaken overlopen.
Bij het tabblad ‘Algemeen’ :
Artikelcodes bepalen op bestemming en reisfiche: moet aangevinkt zijn.
Regio gebruiken: moet aangevinkt zijn.
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Bij het tabblad ‘Diverse instellingen’:
Artikels (+pakketten) zijn prijs inclusief btw: moet aangevinkt zijn als de prijzen btw inclusief zijn in de verkoop.
Leverancier van artikel is verplicht: moet afgevinkt zijn!
Artikelcode is verplicht: Dit kunt u aanvinken zodat alle gebruikers verplicht een artikelcode moeten selecteren bij het boeken van een dossier. We raden aan hiermee te wachten tot alles 100% correct is ingericht en vlot is opgestart. U kunt dit nog altijd uitvoeren na enkele maanden.
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STAP 2: Bestemmingen binnen Europa
De btw in de Belgische reissector is van toepassing op de bestemming binnen of buiten Europa. Hiervoor moet u in TravelNote éénmalig de Europese bestemmingen instellen.
U doet dit bij het tabblad ‘Administrator’ > ‘Basisbestanden’ > ‘Beheer landen’:
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U dient de landen binnen de Europese Unie aan te vinken als ‘Europees land’. Dit doet u door het land op te zoeken en te klikken op ‘Wijzigen’:
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Vervolgens kunt u onderaan aanvinken ‘Europees land’:
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De Europese lidstaten kunt u hier terugvinden: https://financien.belgium.be/nl/douane_accijnzen/particulieren/lidstaten-en-fiscale-gebieden Uitzonderingsgebieden moet u niet aanduiden, dit komt bij de volgende stap regio’s. |
STAP 3: Regio’s vrij van btw
Enkele regio’s binnen Europa zijn vrij van btw. Deze regio’s moet u éénmalig aanvinken als vrij van btw.
De regio’s worden per land bijgehouden en vindt u terug via tabblad ‘Administrator’ > ‘Basisbestanden’ > ‘Beheer landen’:
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U zoekt het land op en selecteert dit land. Vervolgens klikt u op de knop ‘Beheer regio’s':
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Hieronder ziet u enkele regio’s van Spanje. U moet de regio selecteren en klikken op ‘Wijzigen’:
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Bij deze uitgezonderde regio’s dient u aan te vinken ‘Vrijgesteld van btw’ en om op te slaan klikt u op ‘Ok’
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De regio’s vrij van btw kunt u via deze link terugvinden bij uitzonderingsgebieden: https://financien.belgium.be/nl/douane_accijnzen/particulieren/lidstaten-en-fiscale-gebieden |
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Als de regio’s in TravelNote niet aanwezig zijn, kunnen wij deze gratis voor u importeren zodat u deze niet manueel hoeft aan te maken. Hiervoor dient u enkel een aanvraag te sturen naar support@travelnote.be . |
STAP 4: Artikeltypes inladen (niet noodzakelijk)
De artikeltypes zijn handig omdat je op basis van een type artikel uw voorschot bedrag kan bepalen. Voor de btw aanpassing 2022 is dit niet noodzakelijk en kunt u deze stap eventueel overslaan.
We willen dit wel meegeven omdat dit een handige functionaliteit is.
U vindt de artikeltypes terug bij het tabblad ‘Administrator’ > ‘Basisbestanden' > ‘Beheer artikel types…’:
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Hieronder heeft u een overzicht van de artikeltypes.
Als u klikt op zoeken en er zijn geen resultaten moet u de types nog aanmaken. U kunt klikken op ‘Types inladen’ en TravelNote zal automatisch de standaardtypes voor u inladen:
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Bijgevolg kunt u per type aangeven hoeveel het geraamde voorschot bedraagt:
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STAP 5: Artikelcodes inladen
TravelNote beschikt over een standaard tabel van artikelcodes volgens bestemming en product met het correcte btw percentage.
U vindt dit terug bij het tabblad ‘Modules’ > ‘Beheer artikelen’: > ‘Beheer artikelen…’:
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Wanneer u klikt op ‘Zoeken’ krijgt u de beschikbare artikelen te zien:
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We zullen hier een nieuwe lijst van artikelen inladen. Als u de oude artikelen niet meer wil gebruiken kunt u deze weghalen door de artikelen te selecteren en te klikken op ‘Verwijderen’ of via rechtermuisklik ‘Artikelen archiveren’:
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Als u de artikelen wenst te behouden kunt u ze laten staan.
U kunt de standaardlijst inladen door te klikken op het pijltje rechtsboven en te kiezen voor ‘Inladen standaard artikelen’:
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Als u dit heeft uitgevoerd, zal u zien dat TravelNote artikelcodes heeft aangemaakt beginnen met een sterretje *:
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De artikelcodes zijn telkens opgebouwd uit: sterretje - type product - bestemming.
Zoals hierboven kan je een hotel verkopen binnen Europa (*HOTEL_EU) en buiten Europa (*HOTEL_WW).
Bij de artikelcode *HOTEL_EU staat al de correcte btw code 1,68%.
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Bij deze artikelen dient men na te zien als de grootboekrekening correct is ingesteld (dit moet een 70-rekening zijn voor BE klanten) en het artikeltype:
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STAP 6: Leveranciers linken aan artikelcodes
Als de artikelcodes zijn ingelezen moet u hierna de leveranciers linken aan de correcte artikelcodes.
U kunt dit doen bij het tabblad ‘Modules’ > ‘Beheer leveranciers’:
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U dient rechtsonder te klikken op ‘Koppelen artikels’:
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U kunt per artikelcode aangeven bij welke leveranciers u deze boekt:
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U doet dit door de artikelcode links te selecteren. Vervolgens kunt u rechts de leverancier(s) selecteren en klikt u op het pijltje naar boven. Hierna komt de leverancier gekoppeld aan de artikelcode.
Dit moet uitgevoerd worden voor alle artikelcodes aan de linkerzijde die beginnen met een sterretje *.
STAP 7: Nazicht dossier met aanpassingen
Als alles is ingesteld kunt u dit nazien op dossierniveau.
Als u een nieuw dossier toevoegt zal u zien dat u het land en bijhorende regio kan invullen :
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Als u daarna een artikel toevoegt toont TravelNote automatisch de correcte artikelcode met btw voor de leverancier. Als u nu op OK klikt wordt de correcte btw, grootboekrekening,… genomen:
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Info
Als een leverancier met optie 1 of optie 2 werkt is er geen btw van toepassing. Alsnog raden wij aan om met deze artikelcodes te werken. TravelNote past automatisch de grootboekrekening aan naar 49 en de btw code naar VR en overschrijft de grootboekrekening-btw van de artikelcode.
Voor de gebruikers is een eenzijdige werkwijze veel eenvoudiger om volgenpeut être configuré de manière à ce que les pourcentages de TVA corrects soient pris pour le secteur du voyage. Nous le faisons au moyen de codes d'articles, de fournisseurs et de destinations.Ci-dessous, vous pouvez mettre en œuvre cette étape par étape.
ETAPE 1: RÉGLAGES STANDARDS
Afin d'utiliser les régions, les codes d'article à destination, etc., certains paramètres du fichier de l'entreprise doivent être vérifiés.
Vous le faites dans l'onglet 'Administrateur' > 'Gestion fiche entreprise' > 'Modifier' :
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Vous devez parcourir les points suivants pour chaque dossier d'entreprise.
Dans l'onglet 'Général' :
Détermination des codes articles par destination et fiche de voyage : à cocher obligatoirement.
Utiliser la région : doit être coché.
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Sous l'onglet 'Paramètres divers' :
Les articles (+ forfaits) sont des prix TTC : il faut vérifier si les prix incluent la TVA dans la vente.
Le fournisseur de l'article est obligatoire : doit être décochez !
Le code article est obligatoire : Vous pouvez cocher cette case pour que tous les utilisateurs soient tenus de sélectionner un code article lors de la réservation d'un dossier. Nous vous recommandons d'attendre que tout soit correctement configuré à 100 % et que tout démarre correctement. Vous pouvez toujours le faire après quelques mois.
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ETAPE 2: Destinations en Europe
La TVA dans le secteur belge du voyage s'applique à la destination à l'intérieur ou à l'extérieur de l'Europe. Pour ce faire, vous devez définir une fois les destinations européennes dans TravelNote.
Vous faites cela dans l'onglet 'Administrateur' > 'Fichiers de base' > 'Gérer les pays' :
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Vous devez cocher les pays de l'Union européenne comme 'pays européen'. Pour ce faire, recherchez le pays et cliquez sur "Modifier":
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Ensuite, vous pouvez cocher "Pays européen" en bas :
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Les États membres européens peuvent être trouvés ici: https://finances.belgium.be/fr/douanes_accises/particuliers/pays-membres-et-territoires-fiscaux Vous ne devez pas indiquer les zones d'exclusion, ce seront les régions à l'étape suivante. |
ETAPE3: Régions exonérées de TVA
Certaines régions d'Europe sont exonérées de TVA. Vous devez vérifier ces régions une fois comme exonérées de TVA.
Les régions sont suivies par pays et peuvent être trouvées via l'onglet 'Administrateur' > 'Fichiers de base' > 'Gérer pays' :
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Vous recherchez le pays et sélectionnez ce pays. Cliquez ensuite sur le bouton 'Gérer les régions' :
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Ci-dessous vous pouvez voir quelques régions d'Espagne. Vous devez sélectionner la région et cliquer sur 'Modifier' :
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Pour ces régions exclues, vous devez cocher 'TVA exclus' et cliquer sur 'Ok' pour enregistrer:
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Vous pouvez trouver les régions exemptes de TVA via ce lien sous les zones d'exception: https://finances.belgium.be/fr/douanes_accises/particuliers/pays-membres-et-territoires-fiscaux |
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Si les régions ne sont pas présentes dans TravelNote, nous pouvons les importer gratuitement pour vous afin que vous n'ayez pas à les créer manuellement. Pour cela, il vous suffit d'envoyer une demande à support@travelnote.be. |
ETAPE4: Importer des types d'articles (pas nécessaire)
Les types d'articles sont utiles car vous pouvez déterminer le montant de votre acompte en fonction d'un type d'article. Ce n'est pas nécessaire pour l'ajustement TVA 2022 et vous pouvez sauter cette étape.
Nous voulons vous donner cela parce que c'est une fonctionnalité pratique.
Vous trouverez les types d'articles sous l'onglet 'Administrateur' > 'Fichiers de base' > 'Gérer types d'articles…' :
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Vous trouverez ci-dessous un aperçu des types d'articles.
Si vous cliquez sur rechercher et qu'il n'y a pas de résultats, vous devez encore créer les types. Vous pouvez cliquer sur "Importer types" et TravelNote chargera automatiquement les types par défaut pour vous :
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De ce fait, vous pouvez indiquer par type à combien s'élève l'avance estimée :
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ETAPE 5: Importer les codes d’articles
TravelNote dispose d'un tableau standard de codes d'articles en fonction de la destination et du produit avec le pourcentage de TVA correct.
Vous le trouverez dans l'onglet 'Modules' > 'Gérer articles' : > 'Gérer articles…' :
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Lorsque vous cliquez sur "Chercher", vous verrez les articles disponibles :
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Nous allons charger ici une nouvelle liste d'articles. Si vous ne souhaitez plus utiliser les anciens articles, vous pouvez les supprimer en sélectionnant les articles et en cliquant sur 'Supprimer' ou en faisant un clic droit sur 'Archiver articles' :
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Si vous souhaitez conserver les articles, vous pouvez les laisser.
Vous pouvez charger la liste standard en cliquant sur la flèche en haut à droite et choisir 'Importer articles standards' :
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Lorsque vous aurez fait cela, vous verrez que TravelNote a créé des codes articles commençant par un astérisque * :
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Les codes articles sont toujours composés de : astérisque - type de produit - destination.
Comme ci-dessus, vous pouvez vendre un hôtel en Europe (*HOTEL_EU) et hors Europe (*HOTEL_WW).
Le code article *HOTEL_EU contient déjà le bon code TVA HOTEL (1,68%).
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Pour ces articles, vous devez vérifier si le compte du grand livre a été configuré correctement (il doit s'agir d'un compte 70 pour les clients BE) et le type d'article :
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ETAPE 6: Lier les fournisseurs aux codes articles
Une fois les codes d'article lus, vous devez alors relier les fournisseurs aux bons codes d'article.
Vous pouvez le faire dans l'onglet 'Modules' > 'Gérer fournisseurs' :
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Vous devez cliquer sur 'Lier articles' en bas à gauche :
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Vous pouvez indiquer par code article auprès de quels fournisseurs vous le réservez :
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Pour ce faire, sélectionnez le code de l'article à gauche. Vous pouvez ensuite sélectionner le(s) fournisseur(s) à droite et cliquer sur la flèche vers le haut. Le fournisseur est alors lié au code article.
Cela doit être fait pour tous les codes d'articles sur la gauche qui commencent par un astérisque *.
ETAPE 7: Revoir le dossier avec les ajustements
Lorsque tout est configuré, vous pouvez vérifier cela au niveau du fichier.
Lorsque vous ajoutez un nouveau fichier, vous verrez que vous pouvez saisir le pays et la région correspondante :
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Si vous ajoutez ensuite un article, TravelNote affiche automatiquement le code d'article correct avec TVA pour le fournisseur. Si vous cliquez maintenant sur OK, la TVA correcte, le compte du grand livre,… seront pris :
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Si un fournisseur travaille avec l'option 1 ou l'option 2, aucune TVA n'est applicable. Nous recommandons toujours de travailler avec ces codes d'article. TravelNote ajuste automatiquement le compte du grand livre à 49 et le code TVA à VR et écrase la TVA du compte du grand livre du code article. Pour les utilisateurs, une approche unilatérale est beaucoup plus facile à suivre. |