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Général

TravelNote peut être configuré de manière à ce que les pourcentages de TVA corrects soient pris pour le secteur du voyage. Nous le faisons au moyen de codes d'articles, de fournisseurs et de destinations.

Ci-dessous, vous pouvez mettre en œuvre cette étape par étape.

ETAPE 1: RÉGLAGES STANDARDS

Afin d'utiliser les régions, les codes d'article à destination, etc., certains paramètres du fichier de l'entreprise doivent être vérifiés.

Vous le faites dans l'onglet 'Administrateur' > 'Gestion fiche entreprise' > 'Modifier' :

Open

Vous devez parcourir les points suivants pour chaque dossier d'entreprise.

Dans l'onglet 'Général' :

• Détermination des codes articles par destination et fiche de voyage : à cocher obligatoirement.

• Utiliser la région : doit être coché.

Open

Sous l'onglet 'Paramètres divers' :

• Les articles (+ forfaits) sont des prix TTC : il faut vérifier si les prix incluent la TVA dans la vente.

• Le fournisseur de l'article est obligatoire : doit être décochez !

• Le code article est obligatoire : Vous pouvez cocher cette case pour que tous les utilisateurs soient tenus de sélectionner un code article lors de la réservation d'un dossier. Nous vous recommandons d'attendre que tout soit correctement configuré à 100 % et que tout démarre correctement. Vous pouvez toujours le faire après quelques mois.

ETAPE 2: Destinations en Europe

La TVA dans le secteur belge du voyage s'applique à la destination à l'intérieur ou à l'extérieur de l'Europe. Pour ce faire, vous devez définir une fois les destinations européennes dans TravelNote.

Vous faites cela dans l'onglet 'Administrateur' > 'Fichiers de base' > 'Gérer les pays' :

Vous devez cocher les pays de l'Union européenne comme 'pays européen'. Pour ce faire, recherchez le pays et cliquez sur "Modifier":

Ensuite, vous pouvez cocher "Pays européen" en bas :

ETAPE 3: Régions exonérées de TVA

Certaines régions d'Europe sont exonérées de TVA. Vous devez vérifier ces régions une fois comme exonérées de TVA.

Les régions sont suivies par pays et peuvent être trouvées via l'onglet 'Administrateur' > 'Fichiers de base' > 'Gérer pays' :

Vous recherchez le pays et sélectionnez ce pays. Cliquez ensuite sur le bouton 'Gérer les régions' :

Ci-dessous vous pouvez voir quelques régions d'Espagne. Vous devez sélectionner la région et cliquer sur 'Modifier' :

Pour ces régions exclues, vous devez cocher 'TVA exclus' et cliquer sur 'Ok' pour enregistrer:

ETAPE 4: Importer des types d'articles (pas nécessaire)

Les types d'articles sont utiles car vous pouvez déterminer le montant de votre acompte en fonction d'un type d'article. Ce n'est pas nécessaire pour l'ajustement TVA 2022 et vous pouvez sauter cette étape.

Nous voulons vous donner cela parce que c'est une fonctionnalité pratique.

Vous trouverez les types d'articles sous l'onglet 'Administrateur' > 'Fichiers de base' > 'Gérer types d'articles…' :

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des types d'articles.

Si vous cliquez sur rechercher et qu'il n'y a pas de résultats, vous devez encore créer les types. Vous pouvez cliquer sur "Importer types" et TravelNote chargera automatiquement les types par défaut pour vous :

De ce fait, vous pouvez indiquer par type à combien s'élève l'avance estimée :

ETAPE 5: Importer les codes d’articles

TravelNote dispose d'un tableau standard de codes d'articles en fonction de la destination et du produit avec le pourcentage de TVA correct.

Vous le trouverez dans l'onglet 'Modules' > 'Gérer articles' : > 'Gérer articles…' :

Lorsque vous cliquez sur "Chercher", vous verrez les articles disponibles :

Nous allons charger ici une nouvelle liste d'articles. Si vous ne souhaitez plus utiliser les anciens articles, vous pouvez les supprimer en sélectionnant les articles et en cliquant sur 'Supprimer' ou en faisant un clic droit sur 'Archiver articles' :

Si vous souhaitez conserver les articles, vous pouvez les laisser.

Vous pouvez charger la liste standard en cliquant sur la flèche en haut à droite et choisir 'Importer articles standards' :

Lorsque vous aurez fait cela, vous verrez que TravelNote a créé des codes articles commençant par un astérisque * :

Les codes articles sont toujours composés de : astérisque - type de produit - destination.

Comme ci-dessus, vous pouvez vendre un hôtel en Europe (*HOTEL_EU) et hors Europe (*HOTEL_WW).

Le code article *HOTEL_EU contient déjà le bon code TVA HOTEL (1,68%).

Pour ces articles, vous devez vérifier si le compte du grand livre a été configuré correctement (il doit s'agir d'un compte 70 pour les clients BE) et le type d'article :

ETAPE 6: Lier les fournisseurs aux codes articles

Une fois les codes d'article lus, vous devez alors relier les fournisseurs aux bons codes d'article.

Vous pouvez le faire dans l'onglet 'Modules' > 'Gérer fournisseurs' :

Vous devez cliquer sur 'Lier articles' en bas à gauche :

Vous pouvez indiquer par code article auprès de quels fournisseurs vous le réservez :

Pour ce faire, sélectionnez le code de l'article à gauche. Vous pouvez ensuite sélectionner le(s) fournisseur(s) à droite et cliquer sur la flèche vers le haut. Le fournisseur est alors lié au code article.

Cela doit être fait pour tous les codes d'articles sur la gauche qui commencent par un astérisque *.

ETAPE 7: Revoir le dossier avec les ajustements

Lorsque tout est configuré, vous pouvez vérifier cela au niveau du fichier.

Lorsque vous ajoutez un nouveau fichier, vous verrez que vous pouvez saisir le pays et la région correspondante :

Si vous ajoutez ensuite un article, TravelNote affiche automatiquement le code d'article correct avec TVA pour le fournisseur. Si vous cliquez maintenant sur OK, la TVA correcte, le compte du grand livre,… seront pris :