Contenu
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Généralité
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Un dossier créé doit toujours être facturé, un fichier non facturé ne figure pas dans la comptabilité et n’est donc pas inclus dans le chiffre d’affaires à ce moment-là, il est donc très important de consulter vos dossiers à facturer régulièrement. Une fois facturés, ceux-ci pourront être reliés avec le paiement du client, de sorte que votre liste solde ouvert client s’affiche correctement.
Dans le secteur du voyage, vous avez deux options relatives à de facturation des dossiers:
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Les manuels ci-dessous expliquent les différentes options. Dans tous les cas, les deux options donnent le même résultat: votre dossier a été facturé et la facture correspondante se trouve dans votre comptabilité.
Facturation manuelle
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Avant de facturer, vous devez d'abord trouver le (s) dossier (s) que vous souhaitez facturer. Pour cela, vous pouvez utiliser les différentes options de recherche de TravelNote. Vous pouvez effectuer une recherche via les champs de recherche standard.
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Vous pouvez bien sûr toujours ajuster les deux dates comme vous le souhaitez.
Facturer le dossier complet
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Avec cette option, vous facturez tous les articles du dossier qui n’ont pas encore été facturés. Dans ce cas, vous n’avez pas beaucoup d’options autres que les dates mentionnées ci-dessus, ainsi que les options que vous ne voulez peut-être pas imprimer (voir la description des options ci-dessous).
Lorsque vous souhaitez facturer le dossier, cliquez sur OK en bas et la facture sera créée. Elle apparaîtra d'abord sur votre écran en tant qu'aperçu. Ensuite, vous pouvez envoyer la facture par mail au client, l'imprimer ou la sauvegarder au format PDF. Via Annuler, fermez cette fenêtre et revenez à la fenêtre principale.
Etablir une facture d’acompte
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Si vous souhaitez établir une facture d’acompte pour le client du dossier sélectionné, sélectionnez cette option. Vous avez ensuite la possibilité d’ajuster deux choses,
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Lorsque vous souhaitez facturer le dossier, cliquez sur OK en bas et la facture sera créée. Elle apparaîtra d'abord sur votre écran en tant qu'aperçu. Ensuite, vous pouvez envoyer la facture par mail au client, l'imprimer ou la sauvegarder au format PDF. Via Annuler, fermez cette fenêtre et revenez à la fenêtre principale.
Facture sur mesure
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Grace à la facture sur mesure, vous pouvez ajuster la facture comme vous le souhaitez sans tenir compte du contenu du dossier.
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- Paiements de fichiers: Cela garantit que les paiements déjà reçus et déjà enregistrés dans le dossier sont inclus et mentionnés sur la facture.
Imprimer seulement une ligne: Il est ainsi possible de résumer le total du dossier sur une ligne de détail. Cependant, vous devez sélectionner manuellement le compte général approprié et saisir une description.
Facture d’annulation: Si la facture que vous souhaitez créer est une facture d'annulation, cochez cette case.
Facture de frais: Si la facture que vous souhaitez créer est une facture de frais, cliquez ici
Lorsque vous souhaitez facturer le dossier, cliquez sur OK en bas et la facture sera créée. Elle apparaîtra d'abord sur votre écran en tant qu'aperçu. Ensuite, vous pouvez envoyer la facture par mail au client, l'imprimer ou la sauvegarder au format PDF. Via Annuler, fermez cette fenêtre et revenez à la fenêtre principale.
Options.
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Ici, vous pouvez indiquer quels articles doivent ou ne doivent pas être imprimés sur la facture. Par défaut, tout est coché et sera imprimé sur la facture. Si vous ne souhaitez pas imprimer certaines options, décochez la case. Vous pouvez cocher ou décocher les options en une seule fois via Tout et Rien.
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Communication et Commentaire
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Dans l'onglet Communication, vous pouvez indiquer les textes devant figurer sur la facture en ce qui concerne le paiement. Il s’agit de textes standards disponibles dans la fiche de la société fichier Société, mais pouvant être modifiés manuellement si nécessaire.
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Imprimer l’acompte sur la facture: Si vous souhaitez que le montant de l’acompte soit indiqué sur la facture, cochez ici.
Imprimer le commentaire: Vous pouvez également ajouter des informations supplémentaires dans l'onglet Commentaires. Si vous voulez voir ce commentaire sur la facture, cochez cette case
Sélectionner le journal avant impression: Normalement, un journal standard (des ventes) est défini dans le fiche de la société où les factures doivent être envoyées. Si vous cochez ici, vous aurez d'abord le choix du journal des ventes pour lequel vous voulez cette facture.
Facturation en lot/en vrac
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Avec cette méthode, il est possible de facturer plusieurs dossiers en même temps. Cette méthode présente l’avantage de pouvoir, en quelques clics de souris, facturer tous les dossiers départ (facturation basée sur la date de départ).
De plus, cet outil vous donne une meilleure vue d'ensemble de tous les dossiers qui n'ont pas encore été facturés. C'est donc un moyen de vérification immédiat immédiatement.
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Etablir la liste
Sélectionner les dossiers que vous souhaitez facturer
Etablir les factures
Filtres
Dans l'onglet Aperçu des factures à faire, les filtres suivants sont disponibles pour récupérer les dossiers corrects que vous souhaitez facturer de cette manière.
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Afficher plus
Afficher moins
Envoi des factures par mail
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Vous pouvez facilement envoyer vos factures en lot par mail à votre client.
Après avoir suivi les étapes ci-dessus pour demander les factures, il vous suffit de cocher la case "Envoyer factures par mail".
De cette façon, vous pouvez envoyer toutes les factures à votre client en 1 mail par pdf.
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