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Généralité

Un dossier créé doit toujours être facturé, un fichier non facturé ne figure pas dans la comptabilité et n’est donc pas inclus dans le chiffre d’affaires à ce moment-là, il est donc très important de consulter vos dossiers à facturer régulièrement. Une fois facturés, ceux-ci pourront être reliés avec le paiement du client, de sorte que votre liste solde ouvert client s’affiche correctement.

Dans le secteur du voyage, vous avez deux options relatives à de facturation des dossiers:

1. Sur base de la date de création

2. Sur base de la date de départ

En outre, vous avez une troisième option existe: facturer quelques jours / semaines avant le départ.

Avec TravelNote, toutes ces variantes sont possibles et vous pouvez facturer de la manière suivante:

• Facturation manuelle ou dossier par dossier.

• En vrac / lot, là vous pouvez facturer plusieurs dossiers à la fois

Les manuels ci-dessous expliquent les différentes options. Dans tous les cas, les deux options donnent le même résultat: votre dossier a été facturé et la facture correspondante se trouve dans votre comptabilité.

Facturation manuelle

Avant de facturer, vous devez d'abord trouver le (s) dossier (s) que vous souhaitez facturer. Pour cela, vous pouvez utiliser les différentes options de recherche de TravelNote. Vous pouvez effectuer une recherche via les champs de recherche standard.

Open

ou par une recherche approfondie: Recherche dossiers (F2) Voir le mode d’emploi, rubrique: Recherche dossiers pour plus d’infos.

Open

L'avantage de la recherche approfondie est que vous pouvez faire une meilleure sélection des dossiers que vous souhaitez facturer. Ici, vous pouvez, par exemple, faire une sélection sur:

• Dossiers qui partent avant une certaine date de départ.

• Dossier avec une date départ spécifique (par exemple, tous ceux qui sont partis le mois précédent)

• Dossiers pour une période de réservation spécifique (par exemple, tout ce qui a été réservé la semaine dernière).

Si vous effectuez une recherche, vous obtiendrez une vue d'ensemble des dossiers correspondant à votre sélection. Vous pouvez alors voir si un dossier a été entièrement facturé ou non. Au moment où un dossier est entièrement facturé, la colonne Facturé est alors coché. Voir mode d’emploi, rubrique: Ajouter un champs supplémentaire à la liste de dossiers si cette colonne n'est pas visible pour vous.

(cliquez sur l’image pour aggrandir)

Une fois la colonne Facturé coché, il ne vous est plus possible de facturer ce dossier car tous les articles ont déjà été facturés.

Si vous avez plusieurs dossiers, vous pouvez bien sûr aussi cliquer sur la colonne Facturé pour que tous les dossiers non facturés soient affichés ensemble. De cette façon, vous pouvez facilement et rapidement voir quels dossiers doivent encore être facturés.

Lorsque vous souhaitez facturer un dossier, cliquez sur cette ligne (ne double-cliquez pas) pour la mettre en surbrillance en bleu. Cliquez ensuite sur Facture (F8) dans le menu des icônes.

La fenêtre suivante apparaît pour facturer le dossier manuellement.

(cliquez pour agrandir)

Dans la nouvelle fenêtre, vous avez trois options pour facturer le dossier:

1. Facturer entièrement le dossier (sélectionné par défaut)
   Le dossier complet avec tous les articles non encore facturés sera facturé.

2. Etablir une facture d’acompte
   Signifie que vous souhaitez établir au client un acompte sur la facture

3. Facture sur mesure
   Spécifiquement destiné à adapter les descriptions, les clients et les montants.

Quelle que soit l'option que vous choisissez ci-dessus, vous devrez toujours vérifier et / ou ajuster les deux choses suivantes,

Date de facture: Il s’agit de la date à laquelle la facture sera donnée et détermine également la période dans laquelle cette facture se terminera. La date du jour est spécifiée par défaut.
Date d'échéance de la facture: A quelle date cette facture doit être payée au plus tard.

Vous pouvez bien sûr toujours ajuster les deux dates comme vous le souhaitez.

Facturer le dossier complet

Avec cette option, vous facturez tous les articles du dossier qui n’ont pas encore été facturés. Dans ce cas, vous n’avez pas beaucoup d’options autres que les dates mentionnées ci-dessus, ainsi que les options que vous ne voulez peut-être pas imprimer (voir la description des options ci-dessous).

Lorsque vous souhaitez facturer le dossier, cliquez sur OK en bas et la facture sera créée. Elle apparaîtra d'abord sur votre écran en tant qu'aperçu. Ensuite, vous pouvez envoyer la facture par mail au client, l'imprimer ou la sauvegarder au format PDF. Via Annuler, fermez cette fenêtre et revenez à la fenêtre principale.

Etablir une facture d’acompte

Si vous souhaitez établir une facture d’acompte pour le client du dossier sélectionné, sélectionnez cette option. Vous avez ensuite la possibilité d’ajuster deux choses,

Montant: Ici, le montant de l’acompte indiqué est est automatiquement calculé pour. Vous pouvez toujours ajuster ceci manuellement si nécessaire.
Description: Entrez ici la description qui doit apparaître sur la facture.
Vous pouvez également ajouter une deuxième ligne avec un montant avec les mêmes options.

Lorsque vous souhaitez facturer le dossier, cliquez sur OK en bas et la facture sera créée. Elle apparaîtra d'abord sur votre écran en tant qu'aperçu. Ensuite, vous pouvez envoyer la facture par mail au client, l'imprimer ou la sauvegarder au format PDF. Via Annuler, fermez cette fenêtre et revenez à la fenêtre principale.

Facture sur mesure

Grace à la facture sur mesure, vous pouvez ajuster la facture comme vous le souhaitez sans tenir compte du contenu du dossier.

Vous pouvez ajuster les éléments suivants,

Client: En cliquant sur les 3 points, vous pouvez sélectionner un autre client.
Lignes de Détails: Vous pouvez adapter chaque ligne, à la fois Compte, Quantité, Pax, Description, Prix, TVA et taxes. Vous faites cela en cliquant sur le champ que vous souhaitez adapter.

Avec ce bouton, vous pouvez ajouter des lignes supplémentaires à votre facture.

Avec ce bouton, vous pouvez supprimer des lignes

Options.

Ici, vous pouvez indiquer quels articles doivent ou ne doivent pas être imprimés sur la facture. Par défaut, tout est coché et sera imprimé sur la facture. Si vous ne souhaitez pas imprimer certaines options, décochez la case. Vous pouvez cocher ou décocher les options en une seule fois via Tout et Rien.

Communication et Commentaire

Dans l'onglet Communication, vous pouvez indiquer les textes devant figurer sur la facture en ce qui concerne le paiement. Il s’agit de textes standards disponibles dans la fiche de la société fichier Société, mais pouvant être modifiés manuellement si nécessaire.

De plus, vous disposez de trois options que vous pouvez cocher:

Imprimer l’acompte sur la facture: Si vous souhaitez que le montant de l’acompte soit indiqué sur la facture, cochez ici.
Imprimer le commentaire: Vous pouvez également ajouter des informations supplémentaires dans l'onglet Commentaires. Si vous voulez voir ce commentaire sur la facture, cochez cette case
Sélectionner le journal avant impression: Normalement, un journal standard (des ventes) est défini dans le fiche de la société où les factures doivent être envoyées. Si vous cochez ici, vous aurez d'abord le choix du journal des ventes pour lequel vous voulez cette facture.

Facturation en lot/en vrac

Avec cette méthode, il est possible de facturer plusieurs dossiers en même temps. Cette méthode présente l’avantage de pouvoir, en quelques clics de souris, facturer tous les dossiers départ (facturation basée sur la date de départ).

De plus, cet outil vous donne une meilleure vue d'ensemble de tous les dossiers qui n'ont pas encore été facturés. C'est donc un moyen de vérification immédiat immédiatement.

Vous pouvez créer une facturation en vrac / par lot via Comptabilité > Aperçu des factures à faire: la fenêtre suivante apparaît.

(cliquez pour agrandir)

Dans cette fenêtre, vous avez un certain nombre de filtres disponibles avec lesquels vous pouvez faire une sélection des dossiers qui doivent encore être facturés. L'ordre que vous utilisez est:

Spécifiez les filtres

1. Etablir la liste

2. Sélectionner les dossiers que vous souhaitez facturer

3. Etablir les factures

Filtres

Dans l'onglet Aperçu des factures à faire, les filtres suivants sont disponibles pour récupérer les dossiers corrects que vous souhaitez facturer de cette manière.

Date de départ du: Tous les dossiers avec une date de départ déterminée.
Date de départ pour: Tous les dossiers avec une date de départ déterminée (remarque! Il s'agit d'une date de fin, pas d'une date jusqu'à la fin)
Date de création de: Tous les dossiers créés à partir d'une certaine date
Date de création de Tous les dossiers qui ont été créés jusqu'à une certaine date (remarque! Ceci est une date à ce jour, pas une date jusqu'à ce jour)
Statut du dossier: Ici, vous pouvez indiquer quels dossiers avec un certain statut peuvent être inclus dans la liste. Seuls les fichiers avec le statut Ok par défaut. Vous pouvez cocher le champs Tous les lieux, vous verrez tous dossiers quel que soit leur statut.
Type de facturation: Voici un choix pour les dossiers de voyage ou les dossiers bus
Firme: Si vous avez plusieurs sociétés, vous pouvez choisir ici la société pour laquelle vous souhaitez sélectionner les dossiers. Si vous laissez ce champ vide, toutes les entreprises seront incluses dans la sélection
Type de voyage: Ici, vous pouvez indiquer uniquement les dossiers correspondant à un certain type de voyage.
Client: Ici, vous pouvez indiquer uniquement les dossiers d'un client spécifique.
Devise: Si le dossier est composé dans une devise étrangère, vous pouvez sélectionner ici la devise dans laquelle vous souhaitez afficher les dossiers.
Statut du document: Ici, vous ne pouvez indiquer que les dossiers ayant un statut de document donné. Le statut du document Tout est utilisé par défaut.
Type de dossier: Ici, vous pouvez indiquer uniquement les dossiers qui correspondent à un type de dossier donné, par exemple, uniquement les dossiers billeterie.
Package: Ici, vous pouvez indiquer uniquement les dossiers créés à base de packages.
Uniquement mes dossiers: Ici, vous pouvez demander de ne voir que les dossiers de l'utilisateur lui-même

Il est bien sûr également possible d'utiliser plusieurs filtres en même temps.

Une fois le filtre configuré, cliquez sur le bouton Créer une liste. Une liste sera affichée dans la fenêtre avec les dossiers qui restent à facturer.

Dans cette liste, vous pouvez voir dans la colonne À facturer combien il reste à facturer pour ce dossier particulier. Vous voyez ci-dessous le total de ce qui reste à facturer en fonction des dossiers affichés ici.

Vous devez ensuite indiquer quels dossiers peuvent être facturés. Vous pouvez le faire en cochant la première colonne de la liste ci-dessus, dossier par dossier. Pour cela, vous devez double-cliquer sur la case à cocher (première colonne).

Avec le bouton Tout, vous pouvez sélectionner tous les dossiers à la fois (puis décochez, par exemple, les dossiers que vous ne souhaitez pas facturer). Et avec le bouton Rien, vous pouvez désélectionner à nouveau tous les dossiers (tout sera alors décoché).

Afficher plus

Afficher moins

Envoi des factures par mail

Vous pouvez facilement envoyer vos factures en lot par mail à votre client.

Après avoir suivi les étapes ci-dessus pour demander les factures, il vous suffit de cocher la case "Envoyer factures par mail".

De cette façon, vous pouvez envoyer toutes les factures à votre client en 1 mail par pdf.