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Attention: Dans l'exemple ci-dessus, votre exercice est égal à l'année civile, mais il est possible que votre année fiscale décalée, par exemple 01/10/2024 au 30/09/2025. Veuillez d’abord contacter votre comptable afin de créer cela correctement. |
Etape 2. Créer les périodes
Les factures de vente, les factures d'achat et les extraits bancaires doivent être encodés dans la bonne période, afin d'avoir une comptabilité et une déclaration correctes.
- Période: Le numéro de la période.
- Date initiale et date finale indiquent les dates auxquelles la période commence et se termine.
- Clôturé : Si cette case est cochée, cela veut dire que cette période est clôturée et que vous ne pouvez plus rien encoder dans cette période. Une période se clôture automatiquement une fois que vous avez soumis votre déclaration de TVA.
- Achats, ventes, financier, OD: Vous pouvez cpôturer chaque période séparément. Si ces colonnes sont cochées, le journal est clôturé.
Vous complétez :
- Exercice comptable: Vous encodez l'année comptable que vous avez créée à l'étape 1.
- Période: Vous encodez le numéro de la période que vous souhaitez créer. Vous commencez toujours par 1.
- Date de début période: Vous encodez la date à laquelle la période commence.
- Date de fin période: Vous encodez la date à laquelle la période se termine.
Vous pouvez clôturer votre période ou journaux manuellement.
Etape 3. Gérer les numéros de dossiers
En bas à droite, vous pouvez définir votre nouveau numéro de dossier.
En cliquant sur Ajouter, vous pouvez ajouter vous-même une numérotation.
Si vous cochez la case Recommencer numérotation chaque année, TravelNote va recommencer à 1 chaque année.
Par contre, si vous choisissez vous-même un numéro, vous ne devez pas cocher cette case.
Exemple : Je veux que mes numéros de dossier commencent par 25001 en 2025 vous cliquez sur Ajouter :
Année dossier encodez l'année civile,
Num. dossier encodez le prochain numéro à utiliser.
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TravelNote va crée le numéro suivant + 1 à partir de ce numéro. Nous vous conseillons d'utiliser une numérotation à 6 chiffres. De cette façon, chaque dossier aura un numéro unique. Si vous avez plusieurs sociétés, vous devez définir ce numéro de dossier une seule fois pour toutes les fiches société, il suffit donc d'ajouter un numéro de dossier une seule fois. |
Etape 4. Gérer les numéros de documents
Vous pouvez gérer vous-même cette numérotation via Comptabilité - Numéros de document :
Vous voyez la liste des différents journaux pour chaque année comptable, avec le numéro suivant qui sera utilisé lors du prochain encodage.
Lorsque vous cliquez sur Ajouter, la fenêtre suivante s'ouvre :
Vous indiquez l'année comptable, le journal et le numéro qui sera utilisé lors du prochain encodage dans ce journal.
Vous devez faire cela pour chaque journal.
Pour les extraits bancaires, la numérotation dans le journal de banque doit correspondre au numéro de l'extrait bancaire.
Lorsque vous cliquez sur Modifier, vous pouvez modifier uniquement le numéro, l'année comptable et le journal seront grisés.
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Self-Billing: étant donné que la numérotation de vos self-billing doit toujours suivre, nous vous conseillons d'ajouter vos numéros pour les journaux de self-billing uniquement lorsque vous aurez encodé toutes vos self-billing de 2024. En d'autres mots, si votre dernière self-billing en 2024 est la 112, la première de 2025 devra être la 113 (en fonction de la numérotation du fournisseur). Vous devez donc vous assurer que vous avez bien reçu toutes vos self-billing de 2024. |