Création d'une nouvelle année comptable

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Last updated: Dec 24, 2024 by kelly.floree

Général

Ce manuel explique comment créer vous-même votre nouvelle année comptable . Vous devez effectuer cette opération en fin d'année.

Cela garantit que vos transactions comptables se terminent dans le bon exercice comptable  et les bonnes périodes. En outre, il explique également comment vous pouvez ajuster et gérer vous-même les numéros de document.
En réalité, la création d’un nouvel exercice comptable comprend quatre étapes :
  1. Créer une nouvelle année comptable
  2. Créer les périodes  
  3. Gérer les numéros de dossier
  4. Gérer les numéros de documents

Etape 1. Créer une nouvelle année comptable               

Vous pouvez créer vous-même votre année comptable via Comptabilité - Gérer exercices annuels :

Vous obtenez un aperçu de toutes les années comptables existantes.

Vous pouvez cliquer sur : 

Ajouter :  pour créer une nouvelle  année comptable.

Modifier : pour modifier une année comptable existante (seulement si aucun encodage dans la période).

Supprimer :  pour supprimer une année comptable existante (seulement si aucun encodage dans la période).

Ici, vous complétez les champs suivants : 

Année comptable : entrez l'année pour laquelle vous voulez créer l'exercice, par exemple 2025

Date de début : entrez la date de début de votre année fiscale, par exemple 01/01/2025

Date de fin : entrez la date de fin de votre année comptable, par exemple 31/12/2025 

Créez périodes mensuelles immédiatement: Lorsque vous cochez cette case, les périodes, que vous auriez dû créer manuellement à l'étape 2, sont automatiquement créées.  Une période est créée pour chaque mois.

Si vous voulez une période différente, par exemple, par trimestre, décochez cette case et créez manuellement les périodes comme décrit à l'étape suivante.

Attention: Dans l'exemple ci-dessus, votre exercice est égal à l'année civile, mais il est possible que votre année fiscale décalée, par exemple 01/10/2024 au 30/09/2025.

Veuillez d’abord contacter votre comptable afin de créer cela correctement.

Etape 2. Créer les périodes   

Les factures de vente, les factures d'achat et les extraits bancaires doivent être encodés dans la bonne période, afin d'avoir une comptabilité et une déclaration correctes.

En principe, chaque mois correspond à une période et vous disposez donc de 12 périodes par exercice.
Vous pouvez voir ces périodes vous-même via Comptabilité - Gérer périodes :

      

Vous obtenez un aperçu  de toutes les années comptables pour lesquelles des périodes ont été créées.
En cliquant sur le signe + devant l'année comptable , les périodes apparaissent : 
Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez voir les colonnes suivantes :
  • Période: Le numéro de la période.
  • Date initiale et date finale indiquent les dates auxquelles la période commence et se termine.
  • Clôturé : Si cette case est cochée, cela veut dire que cette période est clôturée et que vous ne pouvez plus rien encoder dans cette période. Une période se clôture automatiquement une fois que vous avez soumis votre déclaration de TVA.
  • Achats, ventes, financier, OD: Vous pouvez cpôturer chaque période séparément.  Si ces colonnes sont cochées, le journal est clôturé.
Dans la première étape, les périodes mensuelles ont été créées automatiquement si vous avez coché 'Créer Périodes mensuelles immédiatement'.
Vous pouvez les créer vous même par Ajouter, Modifier ou Supprimer : 

Vous complétez :

  • Exercice comptable: Vous encodez l'année comptable que vous avez créée à l'étape 1.
  • Période: Vous encodez le numéro de la période que vous souhaitez créer.  Vous commencez toujours par 1.
  • Date de début période: Vous encodez la date à laquelle la période commence.
  • Date de fin période: Vous encodez la date à laquelle la période se termine.

Vous pouvez clôturer votre période ou journaux manuellement.

Cliquez sur Ok pour confirmer vos données. Cliquez sur Annuler pour revenir à l'écran principal.

Etape 3. Gérer les numéros de dossiers

Chaque dossier à un numéro dès qu'on l'encode dans TravelNote.
Vous pouvez gérer la numérotation vous même via Administrateur - Modifier Fiche société - Modifier.
Dans cette fiche société vous allez dans l'onglet Dossier par déf... et la fenêtre suivante s'ouvre :

En bas à droite, vous pouvez définir votre nouveau numéro de dossier.

En cliquant sur Ajouter, vous pouvez ajouter vous-même une numérotation.

Si vous cochez la case Recommencer numérotation chaque année, TravelNote va recommencer à 1 chaque année.

Par contre, si vous choisissez vous-même un numéro, vous ne devez pas cocher cette case.

Exemple : Je veux que mes numéros de dossier commencent par 25001 en 2025 vous cliquez sur Ajouter :


Année dossier encodez l'année civile,
Num. dossier encodez le prochain numéro à utiliser.


Numérotation dossiers

TravelNote va crée le numéro suivant + 1 à partir de ce numéro.

Nous vous conseillons d'utiliser une numérotation à 6 chiffres.  De cette façon, chaque dossier aura un numéro unique.

Si vous avez plusieurs sociétés, vous devez définir ce numéro de dossier une seule fois pour toutes les fiches société, il suffit donc d'ajouter un numéro de dossier une seule fois.

Etape 4. Gérer les numéros de documents

Chaque facture de vente, chaque facture d'achat ainsi que vos extraits  bancaires reçoivent un numéro de document dès que vous les encodez dans TravelNote.

Vous pouvez gérer vous-même cette numérotation via Comptabilité - Numéros de document :

Vous voyez la liste des différents journaux pour chaque année comptable, avec le numéro suivant qui sera utilisé lors du prochain encodage.


Lorsque vous cliquez sur Ajouter, la fenêtre suivante s'ouvre : 

Vous indiquez l'année comptable, le journal et le numéro qui sera utilisé lors du prochain encodage dans ce journal.

Vous devez faire cela pour chaque journal.

Pour les extraits bancaires, la numérotation dans le journal de banque doit correspondre au numéro de l'extrait bancaire.

Lorsque vous cliquez sur Modifier, vous pouvez modifier uniquement le numéro, l'année comptable et le journal seront grisés.


Self-Billing

Self-Billing: étant donné que la numérotation de vos self-billing doit toujours suivre, nous vous conseillons d'ajouter vos numéros pour les journaux de self-billing uniquement lorsque vous aurez encodé toutes vos self-billing de 2024.

En d'autres mots, si votre dernière self-billing en 2024 est la 112, la première de 2025 devra être la 113 (en fonction de la numérotation du fournisseur).

Vous devez donc vous assurer que vous avez bien reçu toutes vos self-billing de 2024.