Contenu
...
Généralité
Een dossier die aangemaakt is, dient altijd ook nog gefactureerd te worden.Een dossier welke niet gefactureerd is, vindt u niet terug in de boekhouding en wordt op dat moment dan ook niet meegenomen in de omzet.
Het is daarom erg belangrijk om uw dossiers regelmatig te factureren. Pas dan kunnen deze afgepunt/afgelettert worden met de betaling van de klant, zodat uw boekhoudkundige openstaande debiteurenlijst correct wordt weergegeven.
In de reisbranche heb je qua tijdspanne globaal twee mogelijkheden waarop de dossiers worden gefactureerd,
Op basis van boekdatum
Op basis van vertrekdatum
Daarnaast heb je nog een derde optie die tussen deze twee invalt; factureren een aantal dagen/weken voor vertrek.
Met TravelNote zijn al deze varianten mogelijk en kunt u op de volgende manieren factureren,
Manueel factureren, oftewel dossier voor dossier
In bulk/batch, waarmee u ineens meerdere dossiers tegelijk kunt factureren
In de handleidingen hieronder wordt uitleg gegeven over de verschillende mogelijkheden. Beide mogelijkheden leveren uiteindelijk hetzelfde resultaat op: uw dossier is gefactureerd en de desbetreffende factuur is terug te vinden in uw boekhouding.
Facturation manuelle
Voordat u gaat factureren dient u eerst uw dossier(s) erbij te zoeken welke u wenst te gaan factureren. Hiervoor kunt u gebruik maken van de verschillende zoek mogelijkheden binnen TravelNote. U kunt zoeken via de standaard zoekvelden,
of via uitgebreid zoeken: Zoeken dossiers (F2) Zie de handleiding Geavanceerd zoeken in de lijst voor meer informatie
Het voordeel van uitgebreid zoeken is dat u daar een betere selectie kunt maken van de dossiers die u wenst te factureren. Hier zou u bijvoorbeeld een selectie kunnen maken op,
Dossiers die vertrekken voor een bepaalde vertrekdatum
Dossiers die reeds vertrokken zijn in een bepaalde periode (bijvoorbeeld alles dat vertrokken is in de vorige maand)
Dossiers in een bepaalde boekingsperiode (bijvoorbeeld alles dat afgelopen week geboekt is)
Als u gaat zoeken krijgt u een overzicht van de dossiers die voldoen aan uw selectie. Vervolgens kunt u zien of een dossier volledig gefactureerd is of niet.
Op het moment dat een dossier volledig gefactureerd is, zal een vinkje verschijnen in de kolom Gefactureerd. Zie de handleiding Extra velden toevoegen aan dossierlijst indien deze kolom niet zichtbaar is bij u.
...
Het dossier waar een vinkje staat bij Gefactureerd kunt u dan ook niet meer factureren. Alle artikelen die op dit dossier staan, zijn al reeds gefactureerd.
...
Un dossier créé doit toujours être facturé, un fichier non facturé ne figure pas dans la comptabilité et n’est donc pas inclus dans le chiffre d’affaires à ce moment-là, il est donc très important de consulter vos dossiers à facturer régulièrement. Une fois facturés, ceux-ci pourront être reliés avec le paiement du client, de sorte que votre liste solde ouvert client s’affiche correctement.
Dans le secteur du voyage, vous avez deux options relatives à de facturation des dossiers:
Sur base de la date de création
Sur base de la date de départ
En outre, vous avez une troisième option existe: facturer quelques jours / semaines avant le départ.
Avec TravelNote, toutes ces variantes sont possibles et vous pouvez facturer de la manière suivante:
Facturation manuelle ou dossier par dossier.
En vrac / lot, là vous pouvez facturer plusieurs dossiers à la fois
Les manuels ci-dessous expliquent les différentes options. Dans tous les cas, les deux options donnent le même résultat: votre dossier a été facturé et la facture correspondante se trouve dans votre comptabilité.
Facturation manuelle
...
Avant de facturer, vous devez d'abord trouver le (s) dossier (s) que vous souhaitez facturer. Pour cela, vous pouvez utiliser les différentes options de recherche de TravelNote. Vous pouvez effectuer une recherche via les champs de recherche standard,
ou par une recherche approfondie: Recherche dossiers (F2) Voir le mode d’emploi, rubrique: Geavanceerd zoeken in de lijst pour plus d’infos.
L'avantage de la recherche approfondie est que vous pouvez faire une meilleure sélection des dossiers que vous souhaitez facturer. Ici, vous pouvez, par exemple, faire une sélection sur:
Dossiers qui partent avant une certaine date de départ.
Dossier avec une date départ spécifique (par exemple, tous ceux qui sont partis le mois précédent)
Dossiers pour une période de réservation spécifique (par exemple, tout ce qui a été réservé la semaine dernière).
Si vous effectuez une recherche, vous obtiendrez une vue d'ensemble des dossiers correspondant à votre sélection. Vous pouvez alors voir si un dossier a été entièrement facturé ou non. Au moment où un dossier est entièrement facturé, la colonne Facturé est alors coché. Voir mode d’emploi, rubrique: Extra velden toevoegen aan dossierlijst si cette colonne n'est pas visible pour vous.
(cliquez pour agrandir)
Une fois la colonne Facturé coché, il ne vous est plus possible de facturer ce dossier car tous les articles ont déjà été facturés.
Si vous ajoutez ultérieurement des articles à un dossier déjà facturé, la croix disparaîtra automatiquement. Seuls les dossiers entièrement facturés sont cochés. Vous pouvez par exemple ajouter ultérieurement un supplément de carburant ou une voiture de location au dossier. La coche disparaîtra, après quoi, si vous comptez facturer le fichier à nouveau, seuls les articles ajoutés en plus seront facturés. Une facture supplémentaire sera alors faite. Par conséquent, plusieurs factures peuvent être jointes à un fichier! |
Indien u meerdere dossier heeft, kunt u uiteraard ook op de kolom Gefactureerd klikken zodat alle niet en wel gefactureerde dossiers bij elkaar komen te staan. Zo kunt u eenvoudig en snel zien welke dossiers er nog gefactureerd dienen te worden.
...
Beide datums kunt u uiteraard altijd naar wens aanpassen.
Volledig dossier factureren
Bij deze optie gaat u alle artikelen van het dossier die nog niet gefactureerd zijn factureren. Hierbij heeft u niet heel veel mogelijkheden dan alleen de vermelde datums hierboven alsmede de eventuele opties welke u wel of niet geprint wenst (zie verderop uitleg van de opties).
Op het moment dat u het dossier wenst te factureren klikt u onderin op Ok en de factuur zal gemaakt worden, waarbij deze eerst als een preview op uw scherm zal verschijnen. Vanuit daar kunt u de factuur mailen naar de klant, afdrukken, of opslaan als PDF.
Via Annuleren sluit u dit venster en keert terug naar het hoofdvenster.
Voorschotfactuur maken
Indien u voor de klant een voorschotfactuur wenst te maken van het geselecteerde dossier, dan selecteert u deze optie.
Hierbij heeft u vervolgens de mogelijk om twee zaken aan te passen,
...
Op het moment dat u het dossier wenst te factureren klikt u onderin op Ok en de factuur zal gemaakt worden, waarbij deze eerst als een preview op uw scherm zal verschijnen. Vanuit daar kunt u de factuur mailen naar de klant, afdrukken, of opslaan als PDF.
Via Annuleren sluit u dit venster en keert terug naar het hoofdvenster.
Factuur op maat
Bij Factuur op maat kunt u de factuur volledig naar eigen hand zetten. Hierbij wijkt u dan af van hetgeen wat in het dossier staat vermeld. De volgende zaken kunt u aanpassen,
...
Op het moment dat u het dossier wenst te factureren klikt u onderin op Ok en de factuur zal gemaakt worden, waarbij deze eerst als een preview op uw scherm zal verschijnen. Vanuit daar kunt u de factuur mailen naar de klant, afdrukken, of opslaan als PDF.
Via Annuleren sluit u dit venster en keert terug naar het hoofdvenster.
Opties
Hier kunt u aangeven welke zaken u wel of juist niet geprint dienen te worden op de factuur. Standaard staat alles aangevinkt en zullen worden geprint op de factuur.
Indien u bepaalde zaken niet wenst te printen, dan haalt u het vinkje weg.
Door middel van de koppen Alles en Niets kunt u ineens alle vinkjes aan of uit plaatsen.
Mededelingen en Commentaar
Op het tabblad mededelingen kunt u de teksten voorzien welke op de factuur dienen komen te staan met betrekking tot de betaling.
Deze teksten komen standaard uit de Bedrijfsfiche, maar kunnen hier eventueel manueel nog worden aangepast.
Daarnaast heeft u nog een drietal opties welke u kunt aanvinken,
Voorschot op saldofactuur afdrukken: Indien u wenst dat op de factuur ook het voorschotbedrag wordt vermeld, plaatst u hier een vinkje
Commentaar afdrukken: Op het tabblad Commentaar kunt u eventueel ook nog extra informatie kwijt. Indien u dit commentaar wenst terug te zien op de factuur, plaatst u hier een vinkje
Dagboek kiezen voor afdruk: Normaal gesproken staat er in de bedrijfsfiche een standaard (verkoop)dagboek ingesteld waar de facturen terecht dienen te komen. Indien u hier een vinkje plaatst krijgt u eerst de keus in welk verkoop dagboek u deze factuur wenst.
Facturation en lot/en groupe
...
Met deze methode is het mogelijk om meerdere dossiers tegelijk te factureren. Deze werkwijze heeft als voordeel dat u met een paar muisklikken bijvoorbeeld alle dossiers die vertrokken zijn kunt factureren (factureren op basis van vertekdatum).
...
Filters aangeven
Lijst aanmaken
Dossiers selecteren welke u wenst te factureren
De facturen effectie aanmaken
Filters
Op het tabblad Overzicht te maken facturen staan de volgende filters ter beschikking om op deze manier de juiste dossiers op te halen welke u wenst te factureren,
...
Met de buttons Alles kunt u in één keer alle dossiers tegelijk selecteren (en dan bijvoorbeeld daarna die dossiers weer uitvinken die u niet wenst te factureren). En met de button Niets kunt u juist weer alle dossiers weer deselecteren (alle vinkjes worden dan weggehaald).
Envoi des factures par mail
...
U kunt uw facturen in batch gemakkelijk doormailen naar uw klant.
...