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Avant de facturer, vous devez d'abord trouver le (s) dossier (s) que vous souhaitez facturer. Pour cela, vous pouvez utiliser les différentes options de recherche de TravelNote. Vous pouvez effectuer une recherche via les champs de recherche standard,.
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ou par une recherche approfondie: Recherche dossiers (F2) Voir le mode d’emploi, rubrique: Recherche dossiers pour plus d’infos.
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L'avantage de la recherche approfondie est que vous pouvez faire une meilleure sélection des dossiers que vous souhaitez facturer. Ici, vous pouvez, par exemple, faire une sélection sur:
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Si vous effectuez une recherche, vous obtiendrez une vue d'ensemble des dossiers correspondant à votre sélection. Vous pouvez alors voir si un dossier a été entièrement facturé ou non. Au moment où un dossier est entièrement facturé, la colonne Facturé est alors coché. Voir mode d’emploi, rubrique: Ajouter un champs supplémentaire à lal ste la liste de dossiers si cette colonne n'est pas visible pour vous.
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(cliquez pour agrandir)
Une fois la colonne Facturé coché, il ne vous est plus possible de facturer ce dossier car tous les articles ont déjà été facturés.
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Si vous avez plusieurs dossiers, vous pouvez bien sûr aussi cliquer sur la colonne Facturé pour que tous les dossiers non facturés soient affichés ensemble. De cette façon, vous pouvez facilement et rapidement voir quels dossiers doivent encore être facturés.
Lorsque vous souhaitez facturer un dossier, cliquez sur cette ligne (ne double-cliquez pas) pour la mettre en surbrillance en bleu. Cliquez ensuite sur Facture (F8) dans le menu des icônes,.
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La fenêtre suivante apparaît pour facturer le dossier manuellement.
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(cliquez pour agrandir)
Dans la nouvelle fenêtre, vous avez trois options pour facturer le dossier:
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Facturer le dossier complet
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Avec cette option, vous facturez tous les articles du dossier qui n’ont pas encore été facturés. Dans ce cas, vous n’avez pas beaucoup d’options autres que les dates mentionnées ci-dessus, ainsi que les options que vous ne voulez peut-être pas imprimer (voir la description des options ci-dessous).
Lorsque vous souhaitez facturer le dossier, cliquez sur OK en bas et la facture sera créée. Elle apparaîtra d'abord sur votre écran en tant qu'aperçu. Ensuite, vous pouvez envoyer la facture par mail au client, l'imprimer ou la sauvegarder au format PDF. Via Annuler, fermez cette fenêtre et revenez à la fenêtre principale.
Etablir une facture d’acompte
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Si vous souhaitez établir une facture d’acompte pour le client du dossier sélectionné, sélectionnez cette option. Vous avez ensuite la possibilité d’ajuster deux choses,
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Lorsque vous souhaitez facturer le dossier, cliquez sur OK en bas et la facture sera créée. Elle apparaîtra d'abord sur votre écran en tant qu'aperçu. Ensuite, vous pouvez envoyer la facture par mail au client, l'imprimer ou la sauvegarder au format PDF. Via Annuler, fermez cette fenêtre et revenez à la fenêtre principale.
Facture sur mesure
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Grace à la facture sur mesure, vous pouvez ajuster la facture comme vous le souhaitez sans tenir compte du contenu du dossier.
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Client: En cliquant sur les 3 points, vous pouvez sélectionner un autre client.
Lignes de Détails: Vous pouvez adapter chaque ligne, à la fois Compte, Quantité, Pax, Description, Prix, TVA et taxes. Vous faites cela en cliquant sur le champ que vous souhaitez adapter.
Avec ce bouton, vous pouvez ajouter des lignes supplémentaires à votre facture. Avec ce bouton, vous pouvez supprimer des lignes.
En outre, vous pouvez également cocher plusieurs cases,.
Paiements de fichiers: Cela garantit que les paiements déjà reçus et déjà enregistrés dans le dossier sont inclus et mentionnés sur la facture.
Imprimer seulement une ligne: Il est ainsi possible de résumer le total du dossier sur une ligne de détail. Cependant, vous devez sélectionner manuellement le compte général approprié et saisir une description.
Facture d’annulation: Si la facture que vous souhaitez créer est une facture d'annulation, cochez cette case.
Facture de frais: Si la facture que vous souhaitez créer est une facture de frais, cliquez ici
Lorsque vous souhaitez facturer le dossier, cliquez sur OK en bas et la facture sera créée. Elle apparaîtra d'abord sur votre écran en tant qu'aperçu. Ensuite, vous pouvez envoyer la facture par mail au client, l'imprimer ou la sauvegarder au format PDF. Via Annuler, fermez cette fenêtre et revenez à la fenêtre principale.
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