Généralité
Hieronder vindt u een algemene richtlijn die u kunt volgen bij het overbrengen van uw boekhouding naar TravelNote vanuit een ander softwarepakket.
We raden u aan dit te lezen en bij vragen ons te contacteren.
Dossiers
Bij de overdracht van dossiers in TravelNote is de facturatiedatum bepalend m.a.w. factureert u op vertrekdatum of boekingsdatum.
Dossiers gefactureerd op vertrekdatum
Dossiers die vertrekken in het nieuwe boekjaar moeten in TravelNote geboekt worden. Indien deze dossiers al ingebracht zijn in het vorige pakket dienen ze toch opnieuw te worden ingebracht in TravelNote.
Als een voorschot reeds werd gefactureerd in het vorig systeem dan dient men dit voorschot in mindering te brengen bij het ingeboekt dossier in TravelNote.
Dossiers die vertrekken in het vorig boekjaar worden afgewerkt in het oude pakket en gefactureerd op vertrekdatum in het vorige boekjaar.
Dossiers gefactureerd op creatiedatum
Bij dossiers gefactureerd op creatiedatum gebeurt de overschakeling bij de start van het nieuwe boekjaar. D.w.z. elke nieuwe boeking gemaakt in het nieuwe boekjaar wordt ingeboekt in TravelNote.
Bij deze laatste optie dienen er geen dossiers over te worden gebracht uit het vorig systeem.
Als een klant een extra artikel wenst te boeken op een dossier die niet bestaat in TravelNote (dit dossier is gecreëerd en gefactureerd in het vorige boekjaar) dan dient u een nieuw dossier te maken met enkel dit extra artikel.
Ventes
In het vorig software pakket moeten alle facturen worden gefactureerd in het oude boekjaar. Het is belangrijk dat er niets is gefactureerd in uw vorig systeem voor het nieuwe boekjaar.
Bij TravelNote moeten alle facturen gefactureerd worden in het nieuwe boekjaar. Het is belangrijk dat in TravelNote niets is gefactureerd in het vorig boekjaar.
Achats
Aankoopfacturen worden ingeboekt per boekingsdatum (of bij ontvangst).
Aankoopfacturen ontvangen in het nieuwe boekjaar worden ingeboekt in TravelNote. Aankoopfacturen ontvangen in het oude boekjaar worden ingeboekt in uw vorig systeem.
Na de laatste btw-aangifte van uw vorig boekjaar mag u geen aankopen meer inboeken in uw vorig pakket.
Als een dossier vertrekt in uw nieuw boekjaar en de aankoop is ingeboekt in uw vorig boekjaar zal u van deze dossiers geen rendement hebben. Dit kan opgelost worden door aan TravelNote een excel van deze aankopen te bezorgen. TravelNote is in staat om deze aankopen te importeren zodat deze gelinkt zijn aan deze dossiers en u het rendement weet. Deze aankopen komen echter niet in uw boekhouding terecht. |
Financier
Het financieel dient u in te geven tot de laatste dag van uw vorig boekjaar in het ander softwarepakket.
Als een klant betaalt voor een dossier aanwezig in TravelNote, boekt u het in op deze klant en geeft u bij commentaar het dossiernummer in van TravelNote.
Vanaf de eerste dag van het nieuwe boekjaar dient u het financieel in te boeken in TravelNote.
Modes de paiement
In TravelNote wenst u bij overgeboekte dossiers uit uw vorig systeem aan te geven of een betaling is ontvangen.
Hiervoor dient u een betaalmethode te creëren 'Betalingen vorig systeem'. Betaalmethodes aanmaken kunt u via volgende link Aanmaken betaalmethodes.
Bij deze betaalmethode 'Betalingen vorig systeem' dient u aan te geven 'Buiten boekhouding'. Deze methode zorgt ervoor dat deze betalingen niet in uw boekhouding zullen terecht komen en enkel geregistreerd staan op het dossier.
Vervolgens kunt u deze betaalmethode selecteren bij Inboeken betaling bij het dossier.
Vanaf het nieuwe boekjaar dient u dan de andere betaalmethodes te gebruiken die werden ingesteld tijdens de opleiding.
Bilan d’ouverture
Wanneer uw vorig boekjaar is afgesloten beschikt u over:
Een eindbalans van uw grootboekrekeningen
Een eindbalans van uw klanten
Een eindbalans van uw leveranciers
Deze eindbalans dient geïmporteerd te worden in TravelNote. Hiervoor dient de klant voor elke eindbalans een excel te bezorgen aan onze support.
TravelNote leest deze excel in zodat de cijfers op het einde van uw vorig boekjaar exact overeen komen met de cijfers aan het begin van uw nieuw boekjaar.
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Généralité
Vous trouverez ci-dessous un guide général que vous pouvez suivre lors du transfert de votre comptabilité vers TravelNote à partir d’un autre programme.
Nous vous recommandons de lire ceci et de nous contacter si vous avez des questions.
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Dossiers
Lors du transfert de dossiers dans TravelNote, la date de facturation est déterminante, autrement dit, vous facturez à la date de départ ou à la date de réservation.
Dossiers facturés sur la date de départ.
Les dossiers qui commencent au cours du nouvel exercice doivent être encodés dans TravelNote. Si ces dossiers ont déjà été encodés dans le système précédent, vous devez néanmoins les entrer à nouveau dans TravelNote.
Si un acompte a déjà été facturé dans le système précédent, cet acompte doit être déduit du dossier encodé dans TravelNote.
Les dossiers ayant quittés l'exercice précédent sont traités dans l'ancien système et facturés à la date de départ de l'exercice précédent.
Dossiers facturés à partir de la date de création.
Pour les dossiers facturés à la date de création, le basculement a lieu au début du nouvel exercice. Chaque nouvelle réservation effectuée au cours du nouvel exercice est enregistrée dans TravelNote.
Avec cette dernière option, aucun dossier n’a besoin d’être transféré du système précédent.
Si un client souhaite enregistrer un article supplémentaire dans un dossier qui n'existe pas dans TravelNote (ce dossier a été créé et facturé au cours de l'exercice précédent), vous devez créer un nouveau dossier avec uniquement cet article supplémentaire.
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Ventes
Dans le système précédent, toutes les factures doivent t être facturées au cours de l’exercice précédent.Il est important que rien ne soit facturé dans votre système précédent pour le nouvel exercice comptable.
Dans TravelNote, toutes les factures doivent être facturées dans le nouvel exercice comptable.Il est important que rien n’ait été facturé dans TravelNote au cours de l’exercice comptable précédent.
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Achats
Les factures d'achat sont encodées à la date de la réservation (ou à la réception).
Les factures d'achat reçues au cours du nouvel exercice comptable sont saisies dans TravelNote. Les factures d'achat reçues au cours de l'ancien exercice comptable sont saisies dans votre système précédent.
Après la dernière déclaration de TVA de votre exercice comptable précédent, vous ne pouvez plus encoder les achats dans votre système précédent.
Si un dossier commence dans votre nouvel exercice comptable et que l'achat est enregistré dans votre exercice comptable précédent, vous ne recevrez aucun retour sur ces dossiers. Ce problème peut être résolu en fournissant à TravelNote un excel de ces achats. TravelNote peut importer ces achats afin qu'ils soient liés à ces dossiers et que vous connaissiez le retour. Cependant, ces achats ne se retrouvent pas dans votre comptabilité. |
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Financier
Vous devez saisir les informations financières jusqu'au dernier jour de votre exercice comptable précédent dans l'autre système.
Si un client paie pour un dossier présent dans TravelNote, vous l’encodez sur ce client et encodez le numéro de dossier de TravelNote dans les commentaires.
Dès le premier jour du nouvel exercice comptable, vous devez l’encoder financièrement dans TravelNote.
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Modes de paiement
Dans TravelNote, vous souhaitez indiquer si un paiement a été reçu dans le cas de dossiers transférés à partir de votre système précédent.
Pour cela, vous devez créer un mode de paiement «Système précédent de paiements». Vous pouvez créer des méthodes de paiement via le lien suivant: Gestion des modes de paiement
Avec ce mode de paiement "Paiements du système précédent", vous devez indiquer "Comptabilité externe". Cette méthode garantit que ces paiements ne se retrouveront pas dans votre comptabilité et ne seront enregistrés que dans le dossier.
Vous pouvez ensuite sélectionner ce mode de paiement dans Saisie paiement au niveau du dossier.
À partir de la nouvelle année financière, vous devez utiliser les autres méthodes de paiement configurées durant la formation.
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Bilan d’ouverture
Lorsque votre exercice comptable précédent est clôturé, vous avez:
Une balance de clôture de vos comptes généraux
Une balance de clôture de vos clients
Une balance de clôture de vos fournisseurs
Cette balance de clôture doit être importée dans TravelNote. Pour cela, le client doit fournir un excel à notre support pour chaque balance de clôture.
TravelNote lit cet excel pour que les chiffres de la fin de votre exercice comptable précédent correspondent exactement à ceux du début de votre nouvel exercice com.
Après avoir importé cette balance solde d'ouverture, vous pourrez donc ajuster complètement les clients et les fournisseurs dans TravelNote