Généralité

Vous trouverez ci-dessous un guide général que vous pouvez suivre lors du transfert de votre comptabilité vers TravelNote à partir d’un autre programme.

Nous vous recommandons de lire ceci et de nous contacter si vous avez des questions.

Dossiers

Lors du transfert de dossiers dans TravelNote, la date de facturation est déterminante, autrement dit, vous facturez à la date de départ ou à la date de réservation.

Dossiers facturés sur la date de départ.

Les dossiers qui commencent au cours du nouvel exercice doivent être encodés dans TravelNote. Si ces dossiers ont déjà été encodés dans le système précédent, vous devez néanmoins les entrer à nouveau dans TravelNote.

Si un acompte a déjà été facturé dans le système précédent, cet acompte doit être déduit du dossier encodé dans TravelNote.

Les dossiers ayant quittés l'exercice précédent sont traités dans l'ancien système et facturés à la date de départ de l'exercice précédent.

Dossiers facturés à partir de la date de création.

Pour les dossiers facturés à la date de création, le basculement a lieu au début du nouvel exercice. Chaque nouvelle réservation effectuée au cours du nouvel exercice est enregistrée dans TravelNote.

Avec cette dernière option, aucun dossier n’a besoin d’être transféré du système précédent.

Si un client souhaite enregistrer un article supplémentaire dans un dossier qui n'existe pas dans TravelNote (ce dossier a été créé et facturé au cours de l'exercice précédent), vous devez créer un nouveau dossier avec uniquement cet article supplémentaire.

Ventes

Dans le système précédent, toutes les factures doivent t être facturées au cours de l’exercice précédent.Il est important que rien ne soit facturé dans votre système précédent pour le nouvel exercice comptable.

Dans TravelNote, toutes les factures doivent être facturées dans le nouvel exercice comptable.Il est important que rien n’ait été facturé dans TravelNote au cours de l’exercice comptable précédent.

Achats

Les factures d'achat sont encodées à la date de la réservation (ou à la réception).

Les factures d'achat reçues au cours du nouvel exercice comptable sont saisies dans TravelNote. Les factures d'achat reçues au cours de l'ancien exercice comptable sont saisies dans votre système précédent.

Après la dernière déclaration de TVA de votre exercice comptable précédent, vous ne pouvez plus encoder les achats dans votre système précédent.

Financier

Vous devez saisir les informations financières jusqu'au dernier jour de votre exercice comptable précédent dans l'autre système.
Si un client paie pour un dossier présent dans TravelNote, vous l’encodez sur ce client et encodez le numéro de dossier de TravelNote dans les commentaires.

Dès le premier jour du nouvel exercice comptable, vous devez l’encoder financièrement dans TravelNote.

Modes de paiement

Dans TravelNote, vous souhaitez indiquer si un paiement a été reçu dans le cas de dossiers transférés à partir de votre système précédent.

Pour cela, vous devez créer un mode de paiement «Système précédent de paiements». Vous pouvez créer des méthodes de paiement via le lien suivant: Gérer des méthodes de paiement

Avec ce mode de paiement "Paiements du système précédent", vous devez indiquer "Comptabilité externe". Cette méthode garantit que ces paiements ne se retrouveront pas dans votre comptabilité et ne seront enregistrés que dans le dossier.

Open

Vous pouvez ensuite sélectionner ce mode de paiement dans Saisie paiements au niveau du dossier.

À partir de la nouvelle année financière, vous devez utiliser les autres méthodes de paiement configurées durant la formation.

Bilan d’ouverture

Lorsque votre exercice comptable précédent est clôturé, vous avez:

• Une balance de clôture de vos comptes généraux

• Une balance de clôture de vos clients

• Une balance de clôture de vos fournisseurs

Cette balance de clôture doit être importée dans TravelNote. Pour cela, le client doit fournir un excel à notre support pour chaque balance de clôture.

TravelNote lit cet excel pour que les chiffres de la fin de votre exercice comptable précédent correspondent exactement à ceux du début de votre nouvel exercice com.

Après avoir importé cette balance solde d'ouverture, vous pourrez donc ajuster complètement les clients et les fournisseurs dans TravelNote