...
De huidige situatie is als volgt:
De touroperator (btw-reisbureau) stuurt een voorschotfactuur vrij van btw naar de reisagent (=tussenpersoon).
De touroperator (btw-reisbureau) stuurt een saldo factuur met btw over de totaalprijs van de reis aan het reisbureau (=tussenpersoon). Dat totaalbedrag van de factuur wordt vervolgens verminderd met de commissie.
De reisagent (=tussenpersoon) stuurt een factuur naar de klant (=afnemer) voor het bruto bedrag zonder btw.
In dit geval gaat de geldstroom van de klant naar de reisagent (tussenpersoon) naar de touroperator (btw-reisbureau).
...
Wanneer u als reisagent een boeking maakt bij een touroperator moet u onderstaande zaken instellen.
...
Leveranciersfiche tabblad boekhouding
In TravelNote gaat u onder het tabblad ‘Modules’ naar ‘Beheer leveranciers’. U zoekt de leverancier op en klikt op wijzigen. Vervolgens gaat u naar het tabblad 'Boekhouding’:
...
Aangezien men vanaf 2022 een intracommunautaire opgave moet opmaken , dient men te controleren als volgende zaken correct staan ingesteld in TravelNote:
Land : Land van de leverancier.
Btw-nummer: Btw nummer van de leverancier.
Btw-plichtigheid:
Wanneer het een leverancier is binnen Europa kiest men ‘Intracommunautaire btw-plichtige’.
Wanneer het een Belgische leveranciers is kiest men ‘Belgische btw-plichtige’.
Wanneer het een leverancier is buiten de EEG (Europa) kiest men 'buiten de EEG'.
...
Als touroperator moet u onderstaande zaken instellen in TravelNote.
...
Klantenfiche tabblad reisagent
...
Eerst en vooral moet u per reisagent aangeven wat overeen gekomen is. In TravelNote gaat u onder het tabblad ‘Modules’ naar ‘Beheer klanten’. U zoekt de klant op en klikt op wijzigen. Vervolgens gaat u naar het tabblad 'Reisagent’:
...
STAP 4- DE BTW AANPASSING DOORVOEREN
Vanaf 1 januari 2022 zal is dit bij iedereen aangeschakeld worden, we voorzien de eerste weken nog verschillende webinars om jullie hierin te ondersteunen.
WEBINAR & SLIDES
TravelNote heeft (met ondersteuning van Deloitte) een webinar georganiseerd omtrent deze btw aanpassing. De webinar werd opgenomen, hieronder kunt u zowel de slides als de webinar terugvinden.
WEBINAR
...
SLIDES POWERPOINT PRESENTATIE
...
alle Belgische klanten actief. Hieronder vind je de nodige stappen om dit te implementeren. Er zijn 2 verschillende niveaus reisagent of touroperator (die doorverkoopt aan reisbureaus). U dient enkel het gedeelte te volgen die voor u van toepassing is.
4.1 NIVEAU REISAGENT IN DE PRAKTIJK
4.1.1 Dossier
Wanneer u een dossier toevoegt of wijzigt is het hoofdscherm hetzelfde gebleven. Het aanmaken van een dossier gebeurt nog steeds op dezelfde wijze:
...
Op niveau van het artikel heeft u rechts bovenaan een nieuw veld om de gekozen optie aan te duiden:
...
Er zijn 4 opties die u kan selecteren op artikelniveau:
Optie 1 Rechtstreekse doorverkoop: Wanneer u een reis van een touroperator rechtstreeks doorverkoopt en een factuur krijgt van de touroperator aan uw klant.
Optie 2 Doorverkoop via Identificatiecode: Wanneer u een reis van een touroperator doorverkoopt en een factuur krijgt van de touroperator op identificatiecode. Hierbij moet u de klantgegevens niet bezorgen aan de touroperator maar wordt een identificatiecode gebruikt.
Optie 3 Netto verkoop: Netto verkoop is wanneer u zelf een reis samenstelt. Als u voor dit artikel een factuur ontvangt op naam van uw reiskantoor (en niet de klant/identificatiecode) is het netto verkoop. Ook dossierkosten en artikelen die u in eigen naam verkoopt zijn netto verkoop.
Werkwijze voor 01/01/2022: Alle artikelen geboekt voor 01/01/2022 komen onder deze optie en moeten NIET aangepast worden naar de eerste 3 opties. Voor deze artikelen past de werkwijze niet aan en blijft dit gelijk aan voor 2022.
...
| Info |
|---|
Het is belangrijk dat u communiceert met de leverancier welke optie van toepassing is en de juiste optie kiest op het artikel. Bij de eerste boeking van 2022 moet u ook nazien als er een samenwerkingsovereenkomst is met deze leverancier. |
Instellingen op leverancier zijn belangrijk!
Wanneer u een leverancier selecteert neemt TravelNote de instellingen uit de leveranciersfiche over.
Hieronder selecteer ik LEVERANCIER A en automatisch wordt optie 1 rechtstreekse doorverkoop met inningsmandaat gekozen. De grootboekrekening past aan naar de juiste balansrekening en de btw code past aan naar vrij van btw:
...
Om deze instellingen per leverancier in te richten, zie https://travelnote.atlassian.net/wiki/spaces/HAN/pages/2128543745/BTW+aanpassing+1+januari+2022+BE#Leveranciersfiche-tabblad-boekhouding
Op artikelniveau kunnen we alle opties kiezen die bij deze leverancier zijn aangevinkt op de leveranciersfiche. De reisagent kan geen optie kiezen die niet is aangeduid op de leveranciersfiche.
Bijvoorbeeld: We proberen het artikel aan te passen naar netto verkoop. TravelNote zegt automatisch ‘Deze optie is niet beschikbaar voor deze leverancier’ en zal automatisch naar de vorige optie terug gaan:
...
Optie 3 netto verkoop is niet aangevinkt op de leveranciersfiche en is dus niet mogelijk :
...
4.1.2 Boekhouding
Facturatie
Als men voor een dossierartikel optie 1 of optie 2 kiest zal de reisagent geen aankoopfactuur inboeken maar een commissiefactuur in de verkoop! Zie hieronder https://travelnote.atlassian.net/wiki/spaces/HAN/pages/2128543745/BTW+aanpassing+1+januari+2022+BE#Commissiefactuur-aanmaken
Bij optie 3 en optie 4 blijft dit een aankoopfactuur die ingeboekt wordt zoals voorheen.
Commissiefactuur aanmaken
In TravelNote gaat u naar het tabblad ‘Boekhouding' > 'Verkoopfacturen’:
...
U klikt op Toevoegen en klikt op ‘Commissiefactuur aanmaken’:
...
Dit is een commissiefactuur die u opmaakt voor uw commissie naar de touroperator:
...
U vult eerst de hoofdgegevens in:
Factuurdatum
Vervaldatum
Klant
U kunt de klant selecteren.
U kunt de ‘leverancier als klant toevoegen’ zodat alle gegevens correct worden overgenomen in de klantenfiche en onmiddellijk deze nieuwe klant wordt geselecteerd.
Daarna moet u de commissie ingeven voor één of meerdere dossiers.
U kunt een lijn toevoegen door linksonder op het plusteken te klikken. Een lijn verwijderen doet u door een lijn te selecteren en te klikken op het verbodsteken.
...
Bij een detaillijn kunt u volgende items ingeven:
Omschrijving: Omschrijving van het artikel bijvoorbeeld Commissie PO…
Grootboekrekening: Dit moet een 70 rekening zijn, idealiter een specifieke 70-rekening voor de commissies.
Aantal: 1
Pax: 1
Netto prijs: De commissie die men ontvangt over een reis.
BTW%: Het btw percentage over de commissie. Het btw percentage hangt af van de overeenkomst met de touroperator.
Indien in de overeenkomst staat dat er een verklaring is op recht van aftrek van de touroperator dan is dit 0% btw. Dit is enkel voor Belgische touroperators.
Indien geen verklaring van recht op aftrek van een Belgische touroperator is dit 21% btw. De btw komt bovenop de commissie dus exclusief btw.
Indien een buitenlandse touroperator binnen de EER dan is het btw verlegd. We gebruiken hier de btw code IC.
Indien een buitenlandse leverancier buiten Europa dan is de btw code EX (ook vak 47).
Dossier - artikel: Hier kunt u het juiste product kiezen waarop de commissie van toepassing is.
Als u een dossier-artikel wil linken klikt u op het vergrootglas. U kunt nu het dossier opzoeken en onderaan moet u het artikel selecteren waarvoor de commissie is.
...
U klikt dubbel op de artikellijn of klikt op ‘OK' om dit artikel te linken.
U ziet dat het dossier is ingevuld op de lijn.
...
U klikt op 'OK’ om deze lijn op te slaan.
...
| Info |
|---|
U kunt perfect meerdere lijnen toevoegen op één commissiefactuur. U kan dus één keer per maand een commissiefactuur sturen naar een touroperator voor meerdere dossiers om uw administratie te beperken. |
Als u rechtsonder op ‘OK’ klikt wordt de commissiefactuur aangemaakt.
Bij overzicht verkoopdocumenten wordt een commissiefactuur aangeduid met het vinkje commissie:
...
Op het hoofdscherm van TravelNote heeft u een nieuw tabblad voor deze commissiefacturen gelinkt aan het dossier:
...
Balansrekening Inningsmandaat
Bij optie 1 en optie 2 handelt de agent als tussenpersoon. Als er bij optie 1 of optie 2 een inningsmandaat bestaat dan gaat de betaalstroom via de reisagent. Hierbij komt de verkochte reis niet meer in de omzet (70-rekening) maar op een balansrekening (499-rekening).
Wanneer u betaalt aan deze leverancier mag u dit bijgevolg niet afboeken op de leverancier maar moet dit afgeboekt worden op de 499-rekening!
In onderstaand voorbeeld wil ik een leveranciersbetaling van 1850 € inboeken in de bank. Ik boek dit niet meer op de leverancier maar op een 499-rekening. Bijgevolg kan dit afgepunt worden met het bedrag van de reis op de factuur:
...
4.1.3 Praktijkvoorbeelden reisagent
Voorbeeld 1
Reisagent verkoopt een pakket van een touroperator en voegt zelf een huurwagen toe op het reisdossier.
De pakketreis van de touroperator is optie 2 via identificatiecode, de geldstroom verloopt via de reisagent.
De huurwagen van de leverancier is via optie 3 netto verkoop.
We voegen het dossier toe. De reisfiche die wordt gekozen is organisator op basis van de reiswetgeving.
| Info |
|---|
Bij eigen organisatie wijzigt vanuit BTW oogpunt niets aan toepassing optie 1 of optie 2 voor het aanbieden van een pakket van een touroperator indien dit transparant gebeurt (voor prijs touroperator met doorgave factuur aan afnemer) door agent. |
...
We voegen de pakketreis toe met optie 2:
...
We voegen de huurwagen toe met optie 3:
...
We voegen een dossierkost toe voor het reiskantoor zelf, dit valt ook onder optie 3:
...
| Info |
|---|
Voor optie 1 en optie 2 is de agent tussenpersoon en is de dossierkost altijd 21% btw. Voor de andere opties mag de dossierkost het gekozen btw percentage volgen en hoeft dit niet aan 21% btw. Stel bij optie 3 zijn alle verkochte reisartikelen aan 2,73% btw dan mag men ook op dossierkost 2,73% btw rekenen i.p.v. 21% btw. |
We bekomen onderstaand dossier:
...
U kunt hiervoor de bevestiging aan uw klant bezorgen.
Voor de leverancier TravelNote Reizen Pakketreis moet u de factuur van de touroperator aan de klant bezorgen. U bent verplicht transparant te werken. De klant betaalt nog steeds aan u aangezien het reiskantoor een inningsmandaat heeft.
Voor de leverancier C huurwagen kunt u nog steeds een aankoopfactuur inboeken zoals u vroeger deed.
Voorbeeld bevestiging:
...
Voorbeeld factuur:
...
De pakketreis die via optie 2 is verkocht komt niet meer in de omzet en kan door de mededeling ‘Voorschot buiten btw (artikel 28,5° Btw-wetboek)’ toch op uw factuur komen.
Voor de huurwagen is 2,73% btw van toepassing en moet op uw factuur ‘Bijzondere regeling - reisbureaus' vermeld worden.
De klant betaalt 2125,00 € aan u en het dossier is voldaan:
...
Geld doorstorten aan TO bij optie 2 met inningsmandaat
U dient het geld voor de pakketreis door te storten aan de touroperator (bij optie 1 of optie 2 met inningsmandaat zal u dit boeken op de balansrekening (499-rekening) in plaats van op de leverancier).
Als u de leverancier betaalt en de bank inboekt kiest u de 499-rekening die u heeft gelinkt aan de leverancier.
Zie hieronder een voorbeeld in het financieel afschrift voor voorbeeld 1:
...
| Info |
|---|
Voor optie 1 of optie 2 waarbij de geldstroom via de reisagent gaat, boekt u de betaling dus altijd af op een 499-rekening per leverancier. |
Voorbeeld 2
Reisagent verkoopt enkel een pakket van een touroperator en voegt een dossierkost toe.
De pakketreis van de touroperator is optie 1 rechtstreekse doorverkoop. Er is geen inningsmandaat m.a.w. de klant betaalt rechtstreeks aan de touroperator.
We voegen het dossier toe. De reisfiche die wordt gekozen is doorverkoop TO op basis van de reiswetgeving.
...
We voegen de pakketreis toe met optie 1 rechtstreekse doorverkoop en zonder inningsmandaat (klant betaalt rechtstreeks aan touroperator)
...
Wanneer er geen inningsmandaat is zal TravelNote automatisch de betaalmethode klant betaald rechtstreeks aanduiden op het artikel. Dit wordt hieronder verder besproken.
...
We voegen de dossierkost toe met 21% btw omdat de agent als tussenpersoon handelt. De dossierkost is optie 3 netto verkoop:
...
We bekomen onderstaand dossier:
...
Klant betaald rechtstreeks aan leverancier betaling
Voor de artikelen die rechtstreeks aan de touroperator betaald worden (in dit geval de pakketreis onder optie 1) zal TravelNote automatisch een betaling boeken op het dossier. Deze betaling komt enkel op het dossier te staan en niet in de boekhouding:
...
Voorbeeld bevestiging:
...
Op de bevestiging komt het artikel die via optie 1 rechtstreeks betaald wordt aan de touroperator samen met een ingeboekte betaling ‘Klant betaald aan touroperator’.
Het te betalen saldo is enkel de dossierkost.
| Info |
|---|
Waarom wil men dit artikel toevoegen in het reisdossier als de klant rechtstreeks aan de leverancier betaald en er niets in de boekhouding terecht komt? Als u de cijfers voor uw insolventie verzekering wil berekenen hebt u deze informatie nodig. Ook als u wil weten hoeveel u verkoopt per touroperator heeft u deze informatie nodig. |
Voorbeeld factuur:
...
Op de factuur komt enkel de dossierkost.
Als de klant rechtstreeks aan de touroperator betaalt komt de pakketreis niet meer op de factuur.
De klant moet nog aan de reisagent 25,00 € betalen:
...
4.2 NIVEAU TOUROPERATOR IN DE PRAKTIJK
4.2.1 Dossier
Wanneer u een dossier toevoegt of wijzigt kunt u de optie van verkoop kiezen:
...
Er zijn 4 opties die u kan selecteren op dossierniveau:
Optie 1 Rechtstreekse doorverkoop: Wanneer u een reis rechtstreeks doorverkoopt aan een klant met als tussenpersoon het reiskantoor. U ontvangt de gegevens van de klant van het reiskantoor. De reisagent ontvangt een factuur op naam van de eindklant. De reisagent moet op zijn beurt uw factuur aan de eindklant bezorgen.
Optie 2 Doorverkoop via Identificatiecode: Wanneer u een reis doorverkoopt via identificatiecode met als tussenpersoon het reiskantoor. Hierbij ontvangt de reisagent een factuur met daarop een identificatiecode, de reisagent moet op zijn beurt deze factuur aan de eindklant bezorgen.
Optie 3 Netto verkoop: Netto verkoop is wanneer u rechtstreeks aan de reisagent verkoopt.
Werkwijze voor 01/01/2022: Alle dossiers geboekt voor 01/01/2022 komen onder deze optie en moeten NIET aangepast worden naar de eerste 3 opties. Opgelet er is wel degelijk een verschil tussen optie 3 en de vorige werkwijze qua btw en commissie.
Ingave volgens opties op dossierniveau:
Bij optie 1 moet u de eindklant toevoegen als klant en de tussenpersoon bij reisagent:
...
2. Bij optie 2 vult TravelNote een identificatiecode in op basis van ‘dossierjaar + dossiernummer’ en moet u de tussenpersoon selecteren bij reisagent:
...
3. Bij optie 3 is de reisagent gelijk aan de klant, u dient hier enkel de reisagent als klant in te geven, deze wordt automatisch overgenomen op de 2de regel:
...
4. Bij optie 4 is de reisagent gelijk aan de klant, u dient hier enkel de reisagent als klant in te geven, deze wordt automatisch overgenomen op de 2de regel. Deze optie zal nooit gekozen worden vanaf 1 januari 2022:
...
Instellingen op klantniveau zijn belangrijk!
Wanneer u een klant selecteert neemt TravelNote de instellingen uit de klantenfiche over.
Hieronder selecteer ik reisagent Deloitte Travel en automatisch wordt optie 1 rechtstreekse doorverkoop gekozen op het dossier
...
Om deze instellingen per klant in te richten, zie https://travelnote.atlassian.net/wiki/spaces/HAN/pages/2128543745/BTW+aanpassing+1+januari+2022+BE#Klantenfiche-tabblad-reisagent
Op dossierniveau kunnen we alle opties kiezen die bij deze klant zijn aangevinkt op de klantenfiche. De touroperator kan geen optie kiezen die niet is aangeduid op de klantenfiche.
4.2.2 Lay-outs
De lay-outs per touroperator moeten worden aangepast. Commissie mag niet meer op de factuur vermeld staan en de lay-outs moeten de 4 opties ondersteunen.
TravelNote contacteert hiervoor elke touroperator afzonderlijk om dit samen op te nemen.
4.2.3 Boekhouding
Wanneer optie 1 of optie 2 gekozen wordt op het dossier moet de reisagent zijn commissiefactuur bezorgen aan de TO. De touroperator moet vervolgens deze commissie inboeken in de aankoop.
De touroperator heeft 2 mogelijkheden in deze situatie:
De reisagent maakt een commissiefactuur op en bezorgt deze aan de touroperator. De touroperator boekt dit in de aankoop.
De touroperator maakt een self-billing factuur op in naam van de reisagent naar zichzelf. Hierbij wordt de factuur automatisch in de aankoop geboekt en importeert de reisagent de factuur in zijn verkoopdagboek. Opgelet: Er is een self-billing overeenkomst nodig met de reisagent alvorens de eerste self-billing factuur op te maken.
Bij optie 3 of optie 4 wordt er niet met een commissiefactuur of self-billing gewerkt.
Self-billing
U kunt bij optie 1 en optie 2 werken met self-billing. Hiervoor dient u in de klantenfiche bij de reisagent dit aan te duiden, zie https://travelnote.atlassian.net/wiki/spaces/HAN/pages/2128543745/BTW+aanpassing+1+januari+2022+BE#Klantenfiche-tabblad-reisagent
Men wil een self-billing factuur opmaken voor onderstaand dossier met optie 2 identificatiecode:
...
De bruto prijs is 2000 €, hierover heeft de reisagent commissie die nog steeds wordt berekend per artikel:
...
Een self-billing factuur kunt u maken op het hoofdscherm. U selecteert het dossier en klikt op self-bill commissie:
...
U kunt in onderstaand scherm de factuurdatum en vervaldatum aanpassen. U heeft ook een overzicht van de gegeven commissies:
...
U kunt ook eventueel commentaar toevoegen aan de factuur.
| Info |
|---|
U kunt in TravelNote een self-billing factuur opmaken voor meerdere dossiers per reisagent. Als u meerdere dossiers selecteert van één reisagent zal TravelNote één self-billing factuur aanmaken voor alle dossiers van één reisagent. |
Als u klikt ok ‘OK’ wordt de factuur opgemaakt in naam van de reisagent:
...
U kunt deze factuur mailen naar de reisagent. Wanneer u klikt op ‘Afdruk sluiten’ komt u terug op het hoofdscherm. Onderaan het dossier wordt de aankoop weergegeven:
...
U kunt de self-billing factuur ook raadplegen in uw aankoopdagboek, zie hieronder.
Om de self-billing factuur opnieuw af te drukken, selecteert u de aankoop en klikt op SelfBillInvoice:
...
Als u de aankoop opent, zal u zien dat de commissie correct in de aankoop is geboekt:
...
5. FAQ voor reisagenten
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
Indien u nog geen overeenkomst heeft met de touroperator is het aangeraden om optie 3 te kiezen. Let op: Vanaf u een overeenkomst heeft, moet u deze aanpassing doorvoeren. |
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
Wanneer er in TravelNote gekozen wordt voor optie 1 of 2, zonder inningsmandaat, dan voegen wij deze betaling automatisch toe. Indien dit op de bestelbon komt en niet correct is, heeft dit 2 redenen:
Indien u de aanpassingen hebt uitgevoerd, controleert u best het artikel nog eens. |
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
Dit is een keuze die u zelf mag maken. |
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
Ja, indien een leverancier met self-billing werkt, moet u per leverancier een specifiek verkoopdagboek aanmaken. |
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
Indien een leverancier met een innings-mandaat werkt, maakt u best per leverancier een specifieke grootboekrekening aan. Deze grootboekrekening start steeds met 499XXX en de subgroep is 49. Let op: Zorg ervoor dat het type ‘actief’ is. |
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
Wij raden aan om toch contact op te nemen met de buitenlandse leveranciers, om te zien met welke optie deze willen werken. We vermoeden dat de meeste buitenlandse leveranciers onder optie 3 zullen werken maar we raden aan hierin in overleg te gaan met de buitenlandse leveranciers. |
6. WEBINARS
WEBINAR 6 december 2021
TravelNote heeft (met ondersteuning van Deloitte) een webinar georganiseerd omtrent deze btw aanpassing.
...
WEBINAR 5 januari 2022
TravelNote heeft op 5 januari in een kort uur de praktische invulling toegelicht en enkele aandachtspunten voor de komende maanden voor de boekhouding.
...
WEBINAR 13 januari 2022
In deze webinar hebben we het inladen van standaard artikelcodes besproken. Op aanraden van onze klanten hebben we hiervoor een stap per stap handleiding voorzien die u hieronder kunt terugvinden:
Stap per stap: Artikelcodes voor btw
WEBINAR 2 februari 2022
In deze webinar hebben we het over het facturatieproces volgens de nieuwe btw aanpassing.
...
WEBINAR 11 februari 2022
In deze webinar hebben we het over de betaalstromen volgens de nieuwe btw aanpassing.
...