Inhoudsopgave

Algemeen

TravelNote kan ingericht worden zodat de correcte btw percentages voor de reissector genomen worden. Dit doen we door middel van de artikelcodes, leveranciers en bestemmingen. Hieronder kunt u dit stap per stap implementeren.

STAP 1: Standaardinstellingen

Om de regio’s, artikelcodes op bestemming,… te gebruiken moeten enkele instellingen in de bedrijfsfiche gecontroleerd worden.

U doet dit bij het tabblad ‘Administrator’ > ‘Bedrijfsfiche bewerken’ > ‘Wijzigen’:

Open

Per bedrijfsfiche moet u onderstaande zaken overlopen.

Bij het tabblad ‘Algemeen’ :

• Artikelcodes bepalen op bestemming en reisfiche: moet aangevinkt zijn.

• Regio gebruiken: moet aangevinkt zijn.

Open

Bij het tabblad ‘Diverse instellingen’:

• Artikels (+pakketten) zijn prijs inclusief btw: moet aangevinkt zijn als de prijzen btw inclusief zijn in de verkoop.

• Leverancier van artikel is verplicht: moet afgevinkt zijn!

• Artikelcode is verplicht: Dit kunt u aanvinken zodat alle gebruikers verplicht een artikelcode moeten selecteren bij het boeken van een dossier. We raden aan hiermee te wachten tot alles 100% correct is ingericht en vlot is opgestart. U kunt dit nog altijd uitvoeren na enkele maanden.

STAP 2: Bestemmingen binnen Europa

De btw in de Belgische reissector is van toepassing op de bestemming binnen of buiten Europa. Hiervoor moet u in TravelNote éénmalig de Europese bestemmingen instellen.

U doet dit bij het tabblad ‘Administrator’ > ‘Basisbestanden’ > ‘Beheer landen’:

U dient de landen binnen de Europese Unie aan te vinken als ‘Europees land’. Dit doet u door het land op te zoeken en te klikken op ‘Wijzigen’:

Vervolgens kunt u onderaan aanvinken ‘Europees land’:

STAP 3: Regio’s vrij van btw

Enkele regio’s binnen Europa zijn vrij van btw. Deze regio’s moet u éénmalig aanvinken als vrij van btw.

De regio’s worden per land bijgehouden en vindt u terug via tabblad ‘Administrator’ > ‘Basisbestanden’ > ‘Beheer landen’:

U zoekt het land op en selecteert dit land. Vervolgens klikt u op de knop ‘Beheer regio’s':

Hieronder ziet u enkele regio’s van Spanje. U moet de regio selecteren en klikken op ‘Wijzigen’:

Bij deze uitgezonderde regio’s dient u aan te vinken ‘Vrijgesteld van btw’ en om op te slaan klikt u op ‘Ok’

STAP 4: Artikeltypes inladen (niet noodzakelijk)

De artikeltypes zijn handig omdat je op basis van een type artikel uw voorschot bedrag kan bepalen. Voor de btw aanpassing 2022 is dit niet noodzakelijk en kunt u deze stap eventueel overslaan.

We willen dit wel meegeven omdat dit een handige functionaliteit is.

U vindt de artikeltypes terug bij het tabblad ‘Administrator’ > ‘Basisbestanden' > ‘Beheer artikel types…’:

Hieronder heeft u een overzicht van de artikeltypes.

Als u klikt op zoeken en er zijn geen resultaten moet u de types nog aanmaken. U kunt klikken op ‘Types inladen’ en TravelNote zal automatisch de standaardtypes voor u inladen:

Bijgevolg kunt u per type aangeven hoeveel het geraamde voorschot bedraagt:

STAP 5: Artikelcodes inladen

TravelNote beschikt over een standaard tabel van artikelcodes volgens bestemming en product met het correcte btw percentage.

U vindt dit terug bij het tabblad ‘Modules’ > ‘Beheer artikelen’: > ‘Beheer artikelen…’:

Wanneer u klikt op ‘Zoeken’ krijgt u de beschikbare artikelen te zien:

We zullen hier een nieuwe lijst van artikelen inladen. Als u de oude artikelen niet meer wil gebruiken kunt u deze weghalen door de artikelen te selecteren en te klikken op ‘Verwijderen’ of via rechtermuisklik ‘Artikelen archiveren’:

Als u de artikelen wenst te behouden kunt u ze laten staan.

U kunt de standaardlijst inladen door te klikken op het pijltje rechtsboven en te kiezen voor ‘Inladen standaard artikelen’:

Als u dit heeft uitgevoerd, zal u zien dat TravelNote artikelcodes heeft aangemaakt beginnen met een sterretje *:

De artikelcodes zijn telkens opgebouwd uit: sterretje - type product - bestemming.

Zoals hierboven kan je een hotel verkopen binnen Europa (*HOTEL_EU) en buiten Europa (*HOTEL_WW).

Bij de artikelcode *HOTEL_EU staat al de correcte btw code 1,68%.

Bij deze artikelen dient men na te zien als de grootboekrekening correct is ingesteld (dit moet een 70-rekening zijn voor BE klanten) en het artikeltype:

STAP 6: Leveranciers linken aan artikelcodes

Als de artikelcodes zijn ingelezen moet u hierna de leveranciers linken aan de correcte artikelcodes.

U kunt dit doen bij het tabblad ‘Modules’ > ‘Beheer leveranciers’:

U dient rechtsonder te klikken op ‘Koppelen artikels’:

U kunt per artikelcode aangeven bij welke leveranciers u deze boekt:

U doet dit door de artikelcode links te selecteren. Vervolgens kunt u rechts de leverancier(s) selecteren en klikt u op het pijltje naar boven. Hierna komt de leverancier gekoppeld aan de artikelcode.

Dit moet uitgevoerd worden voor alle artikelcodes aan de linkerzijde die beginnen met een sterretje *.

STAP 7: Nazicht dossier met aanpassingen

Als alles is ingesteld kunt u dit nazien op dossierniveau.

Als u een nieuw dossier toevoegt zal u zien dat u het land en bijhorende regio kan invullen :

Als u daarna een artikel toevoegt toont TravelNote automatisch de correcte artikelcode met btw voor de leverancier. Als u nu op OK klikt wordt de correcte btw, grootboekrekening,… genomen: