...
Bij het mailen van documenten (offerte, bestelbon, factuur,...) kunt u gebruik maken van hashtags. Dit zijn tags die automatisch worden ingevuld met data uit het dossier zoals bijvoorbeeld de vertrekdata, bestemming, het po-nummer, enz.
...
...
Hiermee kunt u dus een persoonlijke mailtekst maken, die aangevuld wordt met de gegevens uit het dossier of klantenfiche.
Hashtags instellen
...
De inhoudelijke tekst met hashtags kunt u instellen onder het tabblad Administrator > Bedrijfsfiche bewerken:
In deze bedrijfsfiche kunt u alle standaardteksten voor e-mails instellen. Hierbij Hierbij kunt u bij de standaard tekst voor een offerte, bestelbon, factuur en creditnota de volgende hashtags gebruiken:
...
- #DepartureDate# : Vertrekdatum
- #ReturnDate# : Retourdatum
- #Destination# : Bestemming
- #FileNumber# : Dossiernummer
- #DossierJaar# : Het jaar waarin het dossier is gemaakt
- #UserCreation# : De medewerker die het dossier heeft gemaakt
- #POnumber# : PO nummer
- #CustomerName# : Klant naam
- #FileComment# : Opmerkingen
- #FirstPassenger# : Naam van de eerste deelnemer
Nadat deze standaardtekst is opgeslagen kunt u de bedrijfsfiche opslaan en zal deze automatisch ingevuld worden bij het versturen van een bestelbon.
E-mailen van een dossier met parameters
Wanneer men de bestelbon heeft afgedrukt heeft men de mogelijkheid deze te printen, op te slaan in PDF formaat of te versturen via e-mail.
Wanneer u kiest voor 'Versturen via e-mail', krijgt u het volgend e-mailscherm te zien waarin het e-mailadres en het onderwerp automatisch is ingevuld.
Ook de inhoudelijke tekst kan automatisch ingevuld worden met enkele dossierparameters (als u deze vooraf opstelt in de bedrijfsfiche, zie hieronder):
- #PacketDescription# : Pakket beschrijving (indien u zelf reispakketten samenstelt)
- #Advance# : Het berekende voorschot dat bij het afdrukken van het dossier is bepaald
- #Saldo# : Het berekende saldo dat bij het afdrukken van het dossier is bepaald
- #FileOpenAmount# : Openstaand saldo
- #Mededeling# : Gestructureerde mededeling
- #FactuurNr# : Factuurnummer
- #IBAN1# : Het IBAN1 nummer welke ingevuld staat in de bedrijfsfiche op het tabblad Algemeen
- #BIC1# : De BIC1 code welke ingevuld staat in de bedrijfsfiche op het tabblad Algemeen
- #IBAN2# : Het IBAN2 nummer welke ingevuld staat in de bedrijfsfiche op het tabblad Algemeen
- #BIC2# : De BIC2 code welke ingevuld staat in de bedrijfsfiche op het tabblad Algemeen
- #WSUserName# : Gebruikersnaam/login voor mijnreisdossier (dit is het e-mailadres van de klant)
- #WSUserPass# : Wachtwoord voor mijnreisdossier (deze wordt automatisch gegenereerd door TravelNote)
Nadat deze standaardteksten zijn ingevoerd kunt u de bedrijfsfiche opslaan.
U zal zien dat deze standaardteksten automatisch worden ingevuld bij het mailen en dat de hashtags vervangen worden door dossierdata.