...

Bij veel reisorganisaties worden de overlopende rekeningen geboekt bij het afsluiten van het boekjaar. Deze reisorganisaties nemen het resultaat op vertrek basis van vertrekdatum in de balans. Bijvoorbeeld alle aankoopfacturen geboekt in dit boekjaar voor een vertrek volgend boekjaar worden overgeboekt omdat de verkopen die er tegenover staan in het volgend boekjaar worden gerealiseerd.

...

• De aankopen worden automatisch door TravelNote op een grootboekrekening per vertrekmaand geboekt. Er worden 12 grootboekrekeningen gemaakt voor de kosten (alsook de commissies voor Nederland), per vertrekmaand.

• Indien een aankoopfactuur voor een vertrek volgend boekjaar is dan wordt deze automatisch op een overlopende rekening geboekt (met detail van het dossier). Bij het overboeken naar het nieuwe/volgende boekjaar wordt een diverse/memoriaal gemaakt om de overlopende rekening naar de juiste kostenrekening per vertrekmaand over te boeken (en gelinkt aan het dossier).

• De verkopen worden op vertrekdatum geboekt.

• Er is een overzichtelijk rapport waarbij de resultaten maand per maand weergegeven worden. De reizen worden qua verkoop/aankoop geboekt per vertrekmaand (en ze worden ook zo opgenomen in de boekhouding). De andere kosten/opbrengsten worden op factuurdatum gerekend.

• Reizen kunnen aanpassen qua vertrekdatum. Hiervoor hebben we een herwaarderingsfunctie. Indien een reis qua vertrekdatum wijzigt dan zal deze reis geherwaardeerd worden met deze functie. Boekhoudkundig wordt een diverse/memoriaal geboekt die overboekt naar de correcte grootboekrekening, terug analytisch met het dossier gelinkt.

...

Als deze grootboekrekeningen zijn ingesteld zult u zien dat TravelNote altijd de juiste grootboekrekening neemt bij he het koppelen van het dossier tijdens het inboeken/importeren van de een aankoopfactuur.

Stap 3: Heropening in detail boeken

...

Als deze drie stappen zijn uitgevoerd bent u klaar om dit te gaan gebruiken.Rapportage per maand

Herwaarderingsfunctie

Wanneer een periode is doorgestuurd naar TravelBook (bijvoorbeeld de eerste zes maand), kunt u herwaarderen. U klikt onder het tabblad TravelBook op ‘Vertrekken herwaarderen ’:

...

TravelNote zal een diverse/memoriaal boeken die automatisch het resultaat herwaardeerd. Dit zijn o.a. reizen die van vertrekdatum zijn aangepast of facturen die niet correct geboekt zijn.

Indien de diverse/memoriaal al geboekt er dit boekjaar al geherwaardeerd is zal het systeem vragen om eerst deze diverse/memoriaal boeking te verwijderen en nadien kunt u opnieuw herwaarderen?.

Rapport resultaten per maand

...