Probleemstelling resultaat reisorganisatie

Bij veel reisorganisaties worden de overlopende rekeningen geboekt bij het afsluiten van het boekjaar. Deze reisorganisaties nemen het resultaat op basis van vertrekdatum in de balans. Bijvoorbeeld alle aankoopfacturen geboekt in dit boekjaar voor een vertrek volgend boekjaar worden overgeboekt omdat de verkopen die er tegenover staan in het volgend boekjaar worden gerealiseerd.

Er zijn verschillende nadelen aan deze manier van werken:

• Het resultaat is pas gekend per einde boekjaar of je moet een tussentijdse balans opmaken om tussentijdse cijfers te hebben. Je hebt weinig inzicht in de resultaten gedurende het boekjaar.

• Bij deze overlopende rekeningen is er geen detail per dossier (analytische boekhouding). Er wordt één totaalbedrag overgeboekt waardoor er geen inzicht is in het resultaat per dossier.

• De resultaten per vertrekmaand opvolgen is moeilijk want de reizen volgen de vertrekdatum en de algemene kosten/lonen/.. volgen de factuurdatum.

• De overlopende rekeningen boeken is extra werk voor de accountant.

• Er ontbreekt een overzichtelijke rapportage om de inkomsten/uitgaven per maand onmiddellijk te kunnen opvolgen.

Samen met enkele klanten hebben we aan een oplossing gewerkt zodat de resultaten vaststaand zijn en niet meer schommelen. De klant heeft duidelijk inzicht in zijn cijfers (maand per maand) en de boekhouding sluit volledig aan op de dossiers. M.a.w. de resultaten zijn tijdens het boekjaar al onmiddellijk gekend.

Onze oplossing voor een vaststaand resultaat

• De aankopen worden automatisch door TravelNote op een grootboekrekening per vertrekmaand geboekt. Er worden 12 grootboekrekeningen gemaakt voor de kosten (alsook de commissies voor Nederland), per vertrekmaand.

• Indien een aankoopfactuur voor een vertrek volgend boekjaar is dan wordt deze automatisch op een overlopende rekening geboekt (met detail van het dossier). Bij het overboeken naar het nieuwe/volgende boekjaar wordt een diverse/memoriaal gemaakt om de overlopende rekening naar de juiste kostenrekening per vertrekmaand over te boeken (en gelinkt aan het dossier).

• De verkopen worden op vertrekdatum geboekt.

• Er is een overzichtelijk rapport waarbij de resultaten maand per maand weergegeven worden. De reizen worden qua verkoop/aankoop geboekt per vertrekmaand (en ze worden ook zo opgenomen in de boekhouding). De andere kosten/opbrengsten worden op factuurdatum gerekend.

• Reizen kunnen aanpassen qua vertrekdatum. Hiervoor hebben we een herwaarderingsfunctie. Indien een reis qua vertrekdatum wijzigt dan zal deze reis geherwaardeerd worden met deze functie. Boekhoudkundig wordt een diverse/memoriaal geboekt die overboekt naar de correcte grootboekrekening, terug analytisch met het dossier gelinkt.

Hieronder vindt u hoe u dit in TravelNote kan instellen, maar we raden aan dit met uw accountant en TravelNote te overleggen zodat de heropening correct gebeurd (overschakeling van de oude methode).

Resultaten per vertrekmaand instellen: Stappenplan

Stap 1: Aanvragen bij TravelNote

Om dit te activeren moet u vragen aan TravelNote om deze instelling te activeren en dit aan te vragen via support@travelnote.be . Elke overschakeling wordt gedaan in samenspraak met Kelly.

De overschakeling gebeurd best bij een nieuw boekjaar en moet overlegd worden met de externe accountant. Indien uw boekjaar al enkele maanden bezig is, kunnen we dit alsnog aanpassen.

Stap 2: Rekeningen instellen per maand

Wanneer de instelling is geactiveerd moet u de volgende rekeningen instellen:

1. Er moeten 12 kostenrekeningen voor de aankopen gecreëerd worden. Dit doe je door bij deze rekeningen de vertrekmaand te selecteren bij ‘Maand huidig boekjaar’ en het vinkje ‘Aankooprekening op vertrekmaand’ aan te vinken. Dit zal dus 12 keer moeten gebeuren, idealiter van 600001 tem 600012 (BE) en van 700001 tem 700012 (NL):

Open

2. Enkel voor NL: De Nederlandse klanten kunnen ook de commissie uitsplitsen. Ze kunnen ook 12 rekeningen aanmaken vanaf 840001 tem 84012. Bij ‘Maand huidig boekjaar’ dienen ze de juiste vertrekmaand te selecteren en het vinkje ‘Commissierekening per vertrekdatum’ moet aangevinkt zijn:

Open

3. Er moet een overlopende rekening gemaakt worden voor aankoopfacturen die vertrekken in het volgend boekjaar. Hierbij dient u het vinkje ‘Aankooprekening voor volgend boekjaar’ aan te vinken:

4. Er moet een kostenrekening gemaakt worden voor aankoopfacturen vertrokken in het vorige boekjaar. Hierbij dient u het vinkje ‘Aankooprekening voor vorig boekjaar’ aan te vinken:

Als deze grootboekrekeningen zijn ingesteld zult u zien dat TravelNote altijd de juiste grootboekrekening neemt bij het koppelen van het dossier tijdens het inboeken/importeren van een aankoopfactuur.

Stap 3: Heropening in detail boeken

Wanneer men start met deze automatische methode moet een éénmalige openingsboeking gebeuren. Het totaalbedrag van de overlopende rekeningen moet naar de juiste vertrekmaand in detail geboekt worden. Als u een detail of excel heeft, en deze aan ons bezorgt kunnen wij dit voor u in orde brengen. Eventueel kan uw accountant dit ook in detail boeken.

Als deze drie stappen zijn uitgevoerd bent u klaar om dit te gaan gebruiken.

Herwaarderingsfunctie

Wanneer een periode is doorgestuurd naar TravelBook (bijvoorbeeld de eerste zes maand), kunt u herwaarderen. U klikt onder het tabblad TravelBook op ‘Vertrekken herwaarderen ’:

TravelNote zal een diverse/memoriaal boeken die automatisch het resultaat herwaardeerd. Dit zijn o.a. reizen die van vertrekdatum zijn aangepast of facturen die niet correct geboekt zijn.

Indien er dit boekjaar al geherwaardeerd is zal het systeem vragen om eerst deze diverse/memoriaal boeking te verwijderen en nadien kunt u opnieuw herwaarderen.

Rapport resultaten per maand

Er is een extra rapport beschikbaar onder ‘TravelBook’ > ‘Resultaten per maand’:

Hierbij kunt u instellen voor welke periodes u het resultaat wilt zien.

Wanneer u klikt op excel heeft u een overzicht van alle kosten en opbrengsten per maand gedurende het boekjaar: