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Généralité

Un dossier créé doit toujours être facturé, un fichier non facturé ne figure pas dans la comptabilité et n’est donc pas inclus dans le chiffre d’affaires à ce moment-là, il est donc très important de consulter vos dossiers à facturer régulièrement. Une fois facturés, ceux-ci pourront être reliés avec le paiement du client, de sorte que votre liste solde ouvert client s’affiche correctement.

Dans le secteur du voyage, vous avez deux options relatives à de facturation des dossiers:

1. Sur base de la date de création

2. Sur base de la date de départ

En outre, vous avez une troisième option existe: facturer quelques jours / semaines avant le départ.

Avec TravelNote, toutes ces variantes sont possibles et vous pouvez facturer de la manière suivante:

• Facturation manuelle ou dossier par dossier.

• En vrac / lot, là vous pouvez facturer plusieurs dossiers à la fois

Les manuels ci-dessous expliquent les différentes options. Dans tous les cas, les deux options donnent le même résultat: votre dossier a été facturé et la facture correspondante se trouve dans votre comptabilité.

Facturation manuelle

Avant de facturer, vous devez d'abord trouver le (s) dossier (s) que vous souhaitez facturer. Pour cela, vous pouvez utiliser les différentes options de recherche de TravelNote. Vous pouvez effectuer une recherche via les champs de recherche standard,

ou par une recherche approfondie: Recherche dossiers (F2) Voir le mode d’emploi, rubrique: Geavanceerd zoeken in de lijst pour plus d’infos.

L'avantage de la recherche approfondie est que vous pouvez faire une meilleure sélection des dossiers que vous souhaitez facturer. Ici, vous pouvez, par exemple, faire une sélection sur:

• Dossiers qui partent avant une certaine date de départ.

• Dossier avec une date départ spécifique (par exemple, tous ceux qui sont partis le mois précédent)

• Dossiers pour une période de réservation spécifique (par exemple, tout ce qui a été réservé la semaine dernière).

Si vous effectuez une recherche, vous obtiendrez une vue d'ensemble des dossiers correspondant à votre sélection. Vous pouvez alors voir si un dossier a été entièrement facturé ou non. Au moment où un dossier est entièrement facturé, la colonne Facturé est alors coché. Voir mode d’emploi, rubrique: Extra velden toevoegen aan dossierlijst si cette colonne n'est pas visible pour vous.

(cliquez pour agrandir)

Une fois la colonne Facturé coché, il ne vous est plus possible de facturer ce dossier car tous les articles ont déjà été facturés.

Si vous avez plusieurs dossiers, vous pouvez bien sûr aussi cliquer sur la colonne Facturé pour que tous les dossiers non facturés soient affichés ensemble. De cette façon, vous pouvez facilement et rapidement voir quels dossiers doivent encore être facturés.

Lorsque vous souhaitez facturer un dossier, cliquez sur cette ligne (ne double-cliquez pas) pour la mettre en surbrillance en bleu. Cliquez ensuite sur Facture (F8) dans le menu des icônes,

La fenêtre suivante apparaît pour facturer le dossier manuellement.
(cliquez pour agrandir)

Dans la nouvelle fenêtre, vous avez trois options pour facturer le dossier:

1. Facturer entièrement le dossier (sélectionné par défaut)
   Le dossier complet avec tous les articles non encore facturés sera facturé.

2. Etablir une facture d’acompte
   Signifie que vous souhaitez établir au client un acompte sur la facture

3. Facture sur mesure
   Spécifiquement destiné à adapter les descriptions, les clients et les montants.

Quelle que soit l'option que vous choisissez ci-dessus, vous devrez toujours vérifier et / ou ajuster les deux choses suivantes,

Date de facture: Il s’agit de la date à laquelle la facture sera donnée et détermine également la période dans laquelle cette facture se terminera. La date du jour est spécifiée par défaut.
Date d'échéance de la facture: A quelle date cette facture doit être payée au plus tard.

Vous pouvez bien sûr toujours ajuster les deux dates comme vous le souhaitez.

Facturer le dossier complèt

Avec cette option, vous facturez tous les articles du dossier qui n’ont pas encore été facturés. Dans ce cas, vous n’avez pas beaucoup d’options autres que les dates mentionnées ci-dessus, ainsi que les options que vous ne voulez peut-être pas imprimer (voir la description des options ci-dessous).

Lorsque vous souhaitez facturer le dossier, cliquez sur OK en bas et la facture sera créée. Elle apparaîtra d'abord sur votre écran en tant qu'aperçu. Ensuite, vous pouvez envoyer la facture par mail au client, l'imprimer ou la sauvegarder au format PDF. Via Annuler, fermez cette fenêtre et revenez à la fenêtre principale.

Etablir une facture d’acompte

Si vous souhaitez établir une facture d’acompte pour le client du dossier sélectionné, sélectionnez cette option. Vous avez ensuite la possibilité d’ajuster deux choses,

Montant: Ici, le montant de l’acompte indiqué est est automatiquement calculé pour. Vous pouvez toujours ajuster ceci manuellement si nécessaire.
Description: Entrez ici la description qui doit apparaître sur la facture.
Vous pouvez également ajouter une deuxième ligne avec un montant avec les mêmes options.

Lorsque vous souhaitez facturer le dossier, cliquez sur OK en bas et la facture sera créée. Elle apparaîtra d'abord sur votre écran en tant qu'aperçu. Ensuite, vous pouvez envoyer la facture par mail au client, l'imprimer ou la sauvegarder au format PDF. Via Annuler, fermez cette fenêtre et revenez à la fenêtre principale.

Facture sur mesure

Grace à la facture sur mesure, vous pouvez ajuster la facture comme vous le souhaitez sans tenir compte du contenu du dossier.

Vous pouvez ajuster les éléments suivants,

Client: En cliquant sur les 3 points, vous pouvez sélectionner un autre client.
Lignes de Détails: Vous pouvez adapter chaque ligne, à la fois Compte, Quantité, Pax, Description, Prix, TVA et taxes. Vous faites cela en cliquant sur le champ que vous souhaitez adapter.

Avec ce bouton, vous pouvez ajouter des lignes supplémentaires à votre facture. Avec ce bouton, vous pouvez supprimer des lignes.

En outre, vous pouvez également cocher plusieurs cases,

Paiements de fichiers: Cela garantit que les paiements déjà reçus et déjà enregistrés dans le dossier sont inclus et mentionnés sur la facture.
Imprimer seulement une ligne: Il est ainsi possible de résumer le total du dossier sur une ligne de détail. Cependant, vous devez sélectionner manuellement le compte général approprié et saisir une description.
Facture d’annulation: Si la facture que vous souhaitez créer est une facture d'annulation, cochez cette case.
Facture de frais: Si la facture que vous souhaitez créer est une facture de frais, cliquez ici

Lorsque vous souhaitez facturer le dossier, cliquez sur OK en bas et la facture sera créée. Elle apparaîtra d'abord sur votre écran en tant qu'aperçu. Ensuite, vous pouvez envoyer la facture par mail au client, l'imprimer ou la sauvegarder au format PDF. Via Annuler, fermez cette fenêtre et revenez à la fenêtre principale.

Options.

Hier kunt u aangeven welke zaken u wel of juist niet geprint dienen te worden op de factuur. Standaard staat alles aangevinkt en zullen worden geprint op de factuur.
Indien u bepaalde zaken niet wenst te printen, dan haalt u het vinkje weg.
Door middel van de koppen Alles en Niets kunt u ineens alle vinkjes aan of uit plaatsen.

Mededelingen en Commentaar

Op het tabblad mededelingen kunt u de teksten voorzien welke op de factuur dienen komen te staan met betrekking tot de betaling.
Deze teksten komen standaard uit de Bedrijfsfiche, maar kunnen hier eventueel manueel nog worden aangepast.

Daarnaast heeft u nog een drietal opties welke u kunt aanvinken,
Voorschot op saldofactuur afdrukken: Indien u wenst dat op de factuur ook het voorschotbedrag wordt vermeld, plaatst u hier een vinkje
Commentaar afdrukken: Op het tabblad Commentaar kunt u eventueel ook nog extra informatie kwijt. Indien u dit commentaar wenst terug te zien op de factuur, plaatst u hier een vinkje
Dagboek kiezen voor afdruk: Normaal gesproken staat er in de bedrijfsfiche een standaard (verkoop)dagboek ingesteld waar de facturen terecht dienen te komen. Indien u hier een vinkje plaatst krijgt u eerst de keus in welk verkoop dagboek u deze factuur wenst.

Facturation en lot/en vrac

Met deze methode is het mogelijk om meerdere dossiers tegelijk te factureren. Deze werkwijze heeft als voordeel dat u met een paar muisklikken bijvoorbeeld alle dossiers die vertrokken zijn kunt factureren (factureren op basis van vertekdatum).

Daarnaast geeft deze tool u een beter overzicht van alle dossiers die nog niet volledig zijn gefactureerd. Het is meteen een controlemiddel om na te gaan of u alle dossiers wel hebt gefactureerd.

U bereikt het factureren in bulk/batch via Boekhouding - Overzicht te maken facturen. Het volgende venster verschijnt,

(klik voor grotere weergave)

In dit venster staan u een aantal filters ter beschiking waarmee u een selectie kunt maken van de dossiers welke nog gefactureerd dienen te worden. De volgorde die u hanteert is,

1. Filters aangeven

2. Lijst aanmaken

3. Dossiers selecteren welke u wenst te factureren

4. De facturen effectie aanmaken

Filters

Op het tabblad Overzicht te maken facturen staan de volgende filters ter beschikking om op deze manier de juiste dossiers op te halen welke u wenst te factureren,

Vertrekdatum van: Alle dossiers die vertrekken vanaf een bepaalde datum
Vertrekdatum voor: Alle dossier die vertrekken tot een bepaalde datum (let op! het gaat hier om een tot datum, niet een t/m datum)
Creatiedatum van: Alle dossiers die aangemaakt zijn vanaf een bepaalde datum
Creatiedatum voor: Alle dossier die aangemaakt zijn tot een bepaalde datum (let op! Het gaat hier om een tot datum, niet een t/m datum)
Dossierstatus: Hier kunt u aangeven welke dossiers met een bepaalde status in de lijst mogen terugkomen. Standaard alleen de dossiers die de status Ok hebben. U kunt ook een vinkje bij Alle plaatsen, dan krijgt u alle dossiers te zien ongeacht de dossierstatus
Type facturatie: Hier een keus voor Reisdossiers of Busdossiers
Firma: Indien u meerdere bedrijven heeft kunt u hier kiezen voor welk bedrijf u de dossiers wenst te selecteren. Laat u dit leeg, dan worden alle bedrijven meegenomen in de selectie
Reistype: Hier kunt u aangeven alleen de dossiers die voldoen aan een bepaald reistype
Klant: Hier kunt u aangeven alleen de dossiers van een bepaalde klant
Munt: Indien het dossier is opgemaakt in een vreemde munt, kunt u hier selecteren voor welke munt u de dossiers wenst terug te zien
Doc. status: Hier kunt u aangeven alleen de dossiers met een bepaalde Document Status. Standaard wordt de documentstatus Alle gebruikt
Dossiertype: Hier kunt u aangeven alleen de dossiers die voldoen aan een bepaald dossiertype, bijv. alleen de ticketingdossiers
Pakket: Hier kunt u aangeven alleen de dossiers van een bepaald pakket
Enkel mijn dossiers: Hier kunt u aangeven om enkel en alleen de dossiers van de gebruiker zelf te zien

Het is uiteraard ook mogelijk om meerdere filters tegelijk te gebruiken.

Zodra het filter is geconfigureerd klikt u op de button Lijst aanmaken. Er zal een lijst worden getoond in het venster met de dossiers die nog gefactureerd dienen te worden,

In deze lijst ziet u in de kolom Te factureren hoeveel er nog voor dit desbetreffende dossier gefactureerd dient te worden.
Onderin ziet u een totaal van hetgeen er nog gefactureerd dient te worden op basis van de dossiers die hier nu getoond worden.

Vervolgens dient u aan te geven van welke dossiers er een factuur gemaakt mag worden. U kunt dit doen door in bovenstaande lijst dossier voor dossier een vinkje te plaatsen in de allereerste kolom. U dient hiervoor dubbel te klikken op het selectievakje (eerste kolom).

Met de buttons Alles kunt u in één keer alle dossiers tegelijk selecteren (en dan bijvoorbeeld daarna die dossiers weer uitvinken die u niet wenst te factureren). En met de button Niets kunt u juist weer alle dossiers weer deselecteren (alle vinkjes worden dan weggehaald).

Envoi des factures par mail

U kunt uw facturen in batch gemakkelijk doormailen naar uw klant.

Nadat u bovenstaande stappen heeft gevolgd om de facturen op te vragen, hoeft u enkel nog 'Facturen e-mailen' aan te vinken.

Zo kan u alle facturen in 1 mail per pdf naar uw klant toesturen.