Inhoud
Algemeen
Het 'Inladen van reizen' is voorzien om op een vlotte manier de algemene informatie van uw pakketten, artikels en kamertypes te kunnen toevoegen en/of aan te passen.
U kunt de data aanwezig in TravelNote exporteren naar een Excel. De data in de Excel kunt u aanpassen en vervolgens terug inlezen in uw TravelNote software.
Dit kunt u doen voor de:
- Pakketten
- Artikels
- Kamertypes
Het inlezen en uitlezen van deze data vindt u terug onder het tabblad "Touroperating" > "Inladen" > "Reizen inladen":
Pakketten, artikels en kamertypes uitlezen
Indien u de data wilt aanpassen moet u deze eerst uitlezen.
U vinkt links aan wat u wilt uitlezen:
- Pakketten
- Artikels
- Kamertypes
Daarna klikt u op uitlezen.
Vervolgens krijgt u de Excel waarin u alle data kunt aanpassen.
Belangrijk!
Velden die nooit mogen gewijzigd worden zijn:
- ID indien aanwezig
- Pakketcode
- Artikelcode
Pakketten invullen en inlezen
U kunt de Excel aanpassen voor de pakketten.
De volgende velden zijn voorzien:
| Field | Description |
|---|---|
| Pakketcode | Pakketcode aanwezig in TravelNote: Mag niet veranderen. |
| OmschrijvingNL | Nederlandstalige omschrijving |
| OmschrijvingFR | Franstalige omschrijving |
| OmschrijvingEN | Engelstalige omschrijving |
| OmschrijvingDU | Dutistalige omschrijving |
| Leverancier | Hoofdleverancier van het pakket |
| Grootboekrekening | Standaard grootboekrekening |
| Standaard aankoopprijs | De standaard aankoopprijs, indien de periode gebonden prijzen niet gevonden worden. |
| Totaalprijs | De standaard verkoopprijs, indien de periode gevonden prijzen niet gevonden worden. |
| Btw-code | Standaard btw-code |
| Totaalprijs incl. btw | WAAR = De verkoopprijs is inclusief btw. ONWAAR = De verkoopprijs is exclusief btw. |
| Pakkettype | Vrij veld |
| Reistype | Een reistype gespecificeerd bij de reistypes in TravelNote. |
| Regime | Standaard regime van het pakket (half pension, ontbijt,...). Regime is aanwezig in TravelNote. |
| Begindatum | Begindatum van het pakket |
| Einddatum | Einddatum van het pakket |
| Periode | Vaste periode in TravelNote, bv. de Krokus. Deze periodes zijn aanwezig in TravelNote. |
| Online | 1 = Pakket zichtbaar op de website 0 = Pakket niet zichtbaar op de website |
| Volzet | 1 = Pakket is volzet 0 = Pakket is nog vrij |
Nieuwe prijs
Indien u een nieuw pakket wenst toe te voegen volstaat het een lijn toe te voegen met een nieuwe pakketcode.
Als alles is aangepast slaat u de Excel op en kunt u deze opnieuw inlezen in TravelNote. U selecteert het Excel bestand en kiest bij type voor 'Pakket'.
Daarna klikt u op 'Inlezen':
TravelNote zal alle pakketten in de Excel overlopen en valideren of deze correct zijn. Indien correct wordt de 'S' aangevinkt:
Indien de 'S' niet is aangevinkt, is er een fout bij dit pakket. U kunt de lijn selecteren en TravelNote zal de fout weergeven onderaan het scherm.
Vervolgens kunt u kiezen om de Excel te corrigeren en opnieuw in te lezen:
Als alle pakketten vervolgens correct zijn kunt u klikken om 'Importeren'. De bestaande pakketten worden dan overschreven en nieuwe pakketten worden toegevoegd.
Artikels invullen en inlezen
U kunt de Excel aanpassen voor de artikels.
De volgende velden zijn voorzien:
| Field | Description |
|---|---|
| Artikelcode | Artikelcode aanwezig in TravelNote: Mag niet veranderen. |
| Pakketcode | Niet verplicht: Pakketcode aanwezig in TravelNote.
|
| OmschrNL | Nederlandstalige omschrijving |
| OmschrFR | Franstalige omschrijving |
| OmschrEN | Engelstalige omschrijving |
| OmschrDU | Dutistalige omschrijving |
| Leverancier | De leverancier van het artikel |
| Grootboekrekening | Standaard grootboekrekening voor de verkoop van dit artikel. |
| Aankoopprijs | Standaard aankoopprijs, indien geen periode gebonden prijzen worden teruggevonden. |
| Verkoopprijs | Standaard verkoopprijs, indien geen periode gebonden prijzen worden teruggevonden. |
| Btw-code | Standaard Btw-code |
| Artikelprijs btw incl. | 1 = Verkoopprijs van het artikel is btw inclusief. 0 = Verkoopprijs van het artikel is btw exclusief. |
| Regime | Regime van het artikel (half pension, ontbijt,...). Regime is aanwezig in TravelNote. |
| Kamertype | Kamertype van het artikel. Kamertype is aanwezig in TravelNote. |
| Artikeltype | Artikeltype van het artikel. Artikeltype is aanwezig in TravelNote. |
| Reistype | Reistype van het artikel. Reistype is aanwezig in TravelNote. |
| FicheNaam | Naam (bv. naam van het hotel) |
| FicheContactpersoon | Contactpersoon (bv. contact van het hotel) |
| FicheStraat | Straat + nummer (bv. straat + nummer van het hotel) |
| FichePostcode | Postcode (bv. postcode van het hotel) |
| FicheStad | Stad (bv. stad van het hotel) |
| FicheLand | Land (bv. land van het hotel) |
| FicheTelefoon | Telefoon (bv. telefoon van het hotel) |
| FicheGSM | GSM |
| FicheFax | Fax (bv. fax van het hotel) |
| FicheWebsite | Website (bv. website van het hotel) |
| FicheEmail | Email (bv. e-mailadres van het hotel) |
| FicheBTWnr | Btw-nummer (bv. btw-nummer van het hotel) |
| FicheRekening | Rekeningnummer (bv. rekeningnummer van het hotel) |
| FicheBic | Bic-code (bv. Bic van het hotel) |
| FicheIbanNumber | IBAN-nummer (bv. IBAN van het hotel) |
Nieuwe prijs
Indien u een nieuw artikel wenst toe te voegen volstaat het een lijn toe te voegen met een nog niet bestaande artikelcode.
Als alles is aangepast slaat u de Excel op en kunt u deze opnieuw inlezen in TravelNote. U selecteert het Excel bestand en kiest bij type voor 'Artikel'.
Daarna klikt u op 'Inlezen':
TravelNote zal alle artikels in de Excel overlopen en valideren of deze correct zijn. Indien correct wordt de 'S' aangevinkt:
Indien de 'S' niet is aangevinkt, is er een artikel niet correct. U kunt de lijn selecteren en TravelNote zal de fout weergeven onderaan het scherm.
Vervolgens kunt u kiezen om de Excel te corrigeren en opnieuw in te lezen:
Als alle artikels vervolgens correct zijn kunt u klikken om 'Importeren'. De bestaande artikels worden dan overschreven en nieuwe artikels worden toegevoegd.