Inhoud
Algemeen beheer van reischeques
In TravelNote heeft u de mogelijkheid om reischeques te beheren. Naast het beheren is ook de boekhoudkundige verwerking van groot belang. Deze verwerking kunt u op 2 manieren uitvoeren:
- De reischeque niet factureren en overboeken via een diverse naar een rekening.
- De reischeque factureren.
Beide methodes komen hieronder uitgebreid aan bod. Wat u in beide gevallen kunt doen is een reischequebeheer bijhouden als overzicht.
Dit beheer voor reischeques vindt u onder het tabblad "Documenten" > "Reischeques":
In dit beheer kunt u een reischeque opvragen, toevoegen, wijzigen en verwijderen.
We klikken op "Toevoegen" om een reischeque toe te voegen:
We vullen de nodige gegevens in en klikken op "Ok":
De reischeque is nu toegevoegd en we zien onmiddellijk dat er 1000 € beschikbaar is:
Optie 1: Boekhoudkundige verwerking: Diverse overboeking van een reischeque + de reischeque inwisselen
De reischeque werd hierboven reeds toegevoegd aan het beheer reischeques.
Configuratie
Eerst moet u eenmalig controleren of het betaalmiddel reischeque correct is ingevuld in uw TravelNote software.
U kunt dit doen onder het tabblad "Administrator" > "Basisbestanden" > "Beheer betaalmethodes":
U selecteert de betaalmethode "Reischeque" en klikt op "Wijzigen:
Het betaalmiddel "Reischeque" moet terug een diverse boeking zijn die het bedrag op de grootboekrekening 540000 "Te innen (reis)cheques" zal terugboeken.
U creëert best een apart divers dagboek voor de reischeques. Op deze manier kunt u dit overzichtelijk houden in uw boekhouding.
De grootboekrekening 540000 Te innen (reis)cheques geldt enkel als voorbeeld. U vraagt best de correcte grootboekrekening aan uw boekhouding.
Vervolgens klikt u op "Ok" en worden uw wijzigingen opgeslagen.
Reischeque kopen
De klant komt een reischeque kopen. Aangezien u deze reischeque voor uw boekhouding niet zal factureren, zal u dit via een diverse boeking in uw boekhouding moeten registeren.
U kiest onder het tabblad "Financieel" voor "Diverse dagboeken".
Vervolgens klikt u op toevoegen:
U moet nu het bedrag van uw klant overboeken naar de grootboekrekening voor de reischeques:
De grootboekrekening 540000 Te innen (reis)cheques geldt enkel als voorbeeld. U vraagt best de correcte grootboekrekening aan uw boekhouding.
Als de klant bijgevolg de reischeque betaald, kan deze afgepunt worden met deze diverse boeking.
Reischeque inwisselen als betaalmiddel
De klant wenst een reis te boeken en dit met een ontvangen reischeque te betalen.
U maakt een dossier aan zoals gewoonlijk:
U boekt de betaling in, via "Inboeken betaling":
U vult het bedrag in, selecteert de betaalwijze "Reischeque" en u kunt eveneens de Reischeque uit het "beheer Reischeques" selecteren.
Vervolgens klikt u op "Inboeken" en TravelNote zal automatisch een diverse creëren die de Reischeque terug zal overboeken van de grootboekrekening "540000".
Optie 2: Boekhoudkundige verwerking: Facturatie van een reischeque + de reischeque inwisselen
De reischeque werd hierboven reeds toegevoegd aan het beheer reischeques.
Reischeque kopen
De klant komt een reischeque kopen. We maken hiervoor een dossier aan met de status "Reischeque":
We klikken op de knop "Toevoegen" om een artikel toe te voegen:
Nadat de gegevens zijn ingevuld klikken we op "Ok" en slaan het dossier op.
Vervolgens kunnen we de factuur aanmaken voor de reischeque en is de reischeque verkocht.
Reischeque inwisselen
Men wenst een reis te boeken en de reischeque in te wisselen.
Aangezien we deze reischeque gefactureerd hebben zullen we deze terug in mindering moeten brengen om dit op te heffen.
We boeken de reis voor de klant en plaatsen de reischeque in mindering:
Als u dit dossier nu factureert zal de reischeque effen staan.