Algemeen
Vanaf 2022 komt er een aanpassing voor de btw in de reissector in België. Dit noemt officieel de "Circulaire 2020/C/44 betreffende de bijzondere reisbureauregeling en de btw-regeling voor reishandelingen waarop de bijzondere reisbureauregeling niet toepasselijk is".
We begeleiden jullie aan de hand van de volgende stappen:
STAP 1 - BEWUSTMAKING: Informatie over de btw aanpassing, wat verandert er precies? Dit betreft de doorverkoop touroperator - reisagent (reisbemiddeling).
STAP 2 - SAMENWERKINGSOVEREENKOMSTEN & SELF-BILLING: De touroperators en reisagenten spreken af hoe ze met elkaar samenwerken. Dit gebeurt best voor 2022. Voor Self-Billing moet er een overeenkomst zijn voor de eerste boeking!
STAP 3 - TRAVELNOTE INRICHTEN: De vastgelegde afspraken kunt u in TravelNote instellen zodat de btw Circulaire correct gevolgd wordt.
STAP 4- DE BTW AANPASSING DOORVOEREN: Als alles is ingesteld, bent u op 1 januari 2022 klaar voor deze omschakeling. Dit is enkel voor boekingen vanaf 1/1/2022, niet vertrekken in 2022.
Het is belangrijk dat jullie deze stappen volgen en jullie accountant hierin betrekken. Zorg ervoor dat jullie op de hoogte zijn en klaar zijn voor 2022.
STAP 1 - BEWUSTMAKING
Vanaf 1 januari 2022 treed de “circulaire 2020/C/44 betreffende de bijzondere reisbureauregeling en de btw-regeling voor reishandelingen waarop de bijzondere reisbureauregeling niet toepasselijk is” in werking.
De officiële publicatie kan men hier terug vinden: Publicatie 2020/C/44
De reisbemiddeling wordt hierin aangepast. Hiermee bedoelen we als een reisagent een reis doorverkoopt van een touroperator aan een klant.
De reisagent noemt men in de publicatie de tussenpersoon.
De touroperator noemt men in de publicatie het btw-reisbureau.
De klant noemt men in de publicatie de afnemer.
1. Situatie voor 2022:
De huidige situatie bij reisbemiddeling is als volgt:
De touroperator (btw-reisbureau) stuurt een voorschotfactuur vrij van btw naar de reisagent (=tussenpersoon).
De touroperator (btw-reisbureau) stuurt een saldo factuur met btw en commissie aan het reisbureau (=tussenpersoon). De totaalbedrag van de factuur is verminderd met de commissie.
De reisagent (=tussenpersoon) stuurt een factuur naar de klant (=afnemer) voor het bruto bedrag zonder btw.
In dit geval gaat de geldstroom van de klant naar de reisagent (tussenpersoon) naar de touroperator (btw-reisbureau).
2. Situatie vanaf 2022:
Vanaf 2022 zijn er 3 mogelijkheden en wordt er algemeen gesproken over drie opties in de reissector voor reisbemiddeling. Deze drie opties dient men te kennen:
OPTIE 1 - DOORVERKOOP RECHTSTREEKS KLANT:
De touroperator (btw-reisbureau) bezorgt de bruto-factuur rechtstreeks aan de eindklant (afnemer).
De reisagent (tussenpersoon) bezorgt een verkoopfactuur aan de touroperator (btw-reisbureau) voor zijn commissie.
De touroperator (btw-reisbureau) en reisagent (tussenpersoon) spreken af via wie de geldstroom gaat. Dit kan rechtstreeks naar de touroperator (btw-reisbureau) of nog steeds via de reisagent (tussenpersoon) naar de touroperator(btw-reisbureau) .
OPTIE 2 - DOORVERKOOP IDENTIFICATIECODE:
De touroperator (btw-reisbureau) bezorgt de bruto-factuur met een unieke identificatiecode aan de reisagent (tussenpersoon).
De reisagent (tussenpersoon) bezorgt deze factuur aan de klant (afnemer).
De reisagent (tussenpersoon) bezorgt een verkoopfactuur aan de touroperator (btw-reisbureau) voor zijn commissie.
De touroperator(btw-reisbureau) en reisagent (tussenpersoon) spreken af via wie de geldstroom gaat. Dit kan rechtstreeks naar de touroperator (btw-reisbureau) of via de reisagent (tussenpersoon) naar de touroperator (btw-reisbureau).
OPTIE 3 - NETTO VERKOOP
De touroperator (btw-reisbureau) bezorgt een netto-factuur met btw berekend op het netto-bedrag (i.p.v. het brutobedrag bij optie 1 en optie 2).
De reisagent (tussenpersoon) maakt een nieuwe verkoopfactuur met opnieuw btw op het bruto bedrag naar de klant (afnemer).
De reisagent (tussenpersoon) boekt de factuur van de touroperator(btw-reisbureau) in het aankoopdagboek.
Deze drie opties worden in TravelNote ondersteund vanaf 1 januari 2022 en zal men vanaf december kunnen inrichten in onze software.
Wat betekent dit in de praktijk voor de reisagent?
Zowel bij optie 1 en optie 2 doorverkoop zal men in het dossier nog steeds alle verkochte artikelen hebben en een bevestiging aan de klant kunnen bezorgen met alle artikelen.
Wanneer bij optie 1 en optie 2 de geldstroom via de reisagent loopt dan wordt de verkochte reis op een balansrekening gefactureerd. Het mag niet meer in de omzet(=verkoop) komen van de reisagent. Wanneer u doorbetaald aan de touroperator komt deze balansrekening effen in uw boekhouding. M.a.w. enkel nog uw commissie komt in uw omzet terecht voor optie 1 en optie 2! Andere zaken die u verkoopt zonder reisbemiddeling (verzekering, dossierkost, …) komen nog steeds in uw verkoop zoals nu het geval is.
Wanneer bij optie 1 en optie 2 doorverkocht wordt en de geldstroom loopt niet meer via de reisagent dan zal de reis die u doorverkoopt niet gefactureerd worden. Het komt dan ook niet op een balansrekening. De andere artikelen die u rechtstreeks verkoopt en de dossierkost komen wel op de factuur.
Wanneer bij optie 1 en optie 2 de verkoopfactuur commissie wordt gemaakt naar een Belgische touroperator dan is de btw vrijgesteld.
Wanneer bij optie 1 en optie 2 de verkoopfactuur commissie wordt gemaakt naar een IC touroperator (in EER buiten BE) moet u btw verlegd gebruiken en zal u een intracommunautaire opgave moeten opmaken.
Bij optie 3 moet u opletten dat u geen dubbele btw rekent voor een reis met bestemming binnen Europa. Bij optie 3 komt er een verkoop en aankoop in uw boekhouding voor het reisdossier zoals heden het geval is, dus niet enkel de commissie.
De reisagent zal per touroperator moeten afspreken welke optie de standaard werkwijze wordt en welke opties mogelijk zijn.
De aanmaak van een reisdossier zal vanaf 1 januari aanpassen bij reisbemiddeling. Hierover informeren we verder in stap 3.
Wat betekent dit in de praktijk voor de touroperator?
De touroperator zal per reiskantoor afspreken welke optie de standaard werkwijze wordt en welke opties mogelijk zijn.
Er wordt best communicatie afgesproken indien een standaard optie niet mogelijk is.
De werkwijze van de touroperator zal in sommige gevallen veranderen. Dit vooral voor de touroperators met bestemmingen binnen Europa. Men mag geen factuur met btw en commissie meer uitreiken, dus de lay-outs moeten worden aangepast en self-billing agreements moeten worden opgesteld. Hierover meer in stap 2 en stap 3.
De aanmaak van een reisdossier zal vanaf 1 januari aanpassen als u voor een reisagent een dossier opmaakt. U zal per dossier de juiste optie kunnen aanduiden, met een standaard optie als default. Hierover informeren we verder in stap 3.
STAP 2 - SAMENWERKINGSOVEREENKOMSTEN & SELF-BILLING:
2.1 SAMENWERKINGSOVEREENKOMSTEN
Er dienen duidelijke afspraken gemaakt worden hoe men zal samenwerken in 2022.
Alle drie de opties kunnen door elkaar gebruikt worden in TravelNote.
2.1.1 Samenwerkingsovereenkomsten voor touroperators
Voor de touroperator: Welke opties spreken jullie af met de reiskantoren?
In TravelNote zal u per reisagent in de klantenfiche kunnen aanduiden:
Welke opties (1, 2, 3) afgesproken zijn met dit reiskantoor.
Welke optie de standaard werkwijze is (indien een andere optie moet dit gecommuniceerd worden bij opstart van het dossier).
Als de geldstroom via de reisagent of via de touroperator verloopt (klant betaalt aan touroperator of aan reisagent).
Als er een self-billing overeenkomst is afgesloten.
Dit wordt best afgesproken voor 2022!
2.1.2 Samenwerkingsovereenkomsten voor reisagenten
Voor de reisagent: Welke opties spreken jullie af met de touroperators?
In TravelNote zal u per leverancier kunnen aanduiden:
Welke opties (1, 2, 3) afgesproken zijn met deze leverancier (touroperator).
Welke optie de standaard werkwijze is (indien een andere optie kan dit nog aangepast worden).
Als de geldstroom via de reisagent of via de touroperator verloopt (klant betaalt aan touroperator of aan reisagent).
Als er een self-billing overeenkomst is afgesloten.
Dit wordt best afgesproken voor 2022!
2.2 SELF-BILLING
Bij optie 1 en optie 2 moet de reisagent een verkoopfactuur sturen voor zijn commissie aan de touroperator die op zijn beurt opnieuw deze verkoopfactuur in de aankoop moet boeken. Dit kan de boekhouding een stuk ingewikkelder maken en extra werk geven.
Dit proces kan men vergemakkelijken door Self-Billing. Hierbij geeft de reisagent toestemming aan de touroperator om een verkoopfactuur op te maken in naam van de reisagent voor zijn commissie.
De touroperator maakt een bruto-factuur voor optie 1 of optie 2.
De touroperator maakt een commissiefactuur in naam van de reisagent naar zichzelf en boekt deze in zijn aankoopdagboek.
De reisagent ontvangt deze commissiefactuur en importeert deze verkoopfactuur in zijn verkoopdagboek.
De Self-Billing optie ondersteunt TravelNote zodat de touroperator de self-billing factuur kan aanmaken in zijn aankoopdagboek en de reisagent dit kan importeren in zijn eigen verkoopdagboek.
Bij Self-Billing moet er een overeenkomst zijn tussen de touroperator en de reisagent alvorens je dit mag toepassen. TravelNote heeft een draft-versie voor een Self-Billing overeenkomst die onze klanten kunnen opvragen via support@travelnote.be.
STAP 3 - TRAVELNOTE INRICHTEN
Tussen de periode 29 november 21 - 6 december 21 kunt u TravelNote beginnen inrichten voor deze aanpassing. We zullen hiervoor de nodige uitleg voorzien op deze handleiding.
We organiseren in december enkele webinars om vanuit het zicht van de touroperator en reisagent dit te illustreren.
STAP 4- DE BTW AANPASSING DOORVOEREN
Vanaf 1 januari 2022 zal dit bij iedereen aangeschakeld worden, we voorzien de eerste weken verschillende webinars om jullie hierin te ondersteunen.