Inhoud
Algemeen
In TravelNote kan u financiële rappels versturen voor vervallen openstaande facturen, dit kan manueel per klant of automatisch voor alle klanten.
Indien u geen rappels wenst te versturen voor vervallen facturen maar enkel voor onbetaalde bevestigingen/bestelbonnen kunt u dit hier terugvinden:
Locatie
De financiële rappels kunt u terugvinden onder het tabblad <Financieel> bij <Rappels> :
Basisinstellingen voor uw bedrijf
Voor u de rappels kunt gebruiken zal u eerst enkele basisgegevens moeten invullen.
Dit kunt u doen onder het tabblad <Administrator> bij <Bedrijfsfiche bewerken>. Onder het tabblad <Rappelbeheer> dient u de volgende gegevens in te vullen:
- Leverancier rappelkosten
- Grootboekrekening rappelkosten
- Mail onderwerp
- Mail tekst
- Betalingsverzoek die wordt afgedrukt op de rappel
Omschrijving rappelkosten en aantal dagen zijn niet van toepassing op de financiële rappel.
Automatisch financiële rappels versturen
Als uw basisgegevens ingesteld zijn, kunt u nu financiële rappels versturen onder het tabblad <Financieel> bij <Rappels>:
U kiest voor het tabblad <Automatisch> bij financiële rappels.
U kunt in dit tabblad een lijst aanmaken met een overzicht van alle klanten waarvan de betalingstermijn is verstreken.
Voor u deze lijst aanmaakt dient u:
- De klanten hebben afgepunt
- Het aantal dagen na de laatste rappel opgeven waarop de volgende rappel mag verzonden worden, dit is standaard 14 dagen
- De vervaldatum van de facturen opgeven, dit is standaard de datum van vandaag.
Als deze drie zaken correct zijn, kunt u klikken op 'Lijst aanmaken'.
Als de lijst is gegenereerd, verschijnt een overzicht van alle openstaande vervallen klanten met hun openstaande dossiers en facturen, het vervallen bedrag, de nummers van de rappels (eerste, tweede of derde rappel) en de rappelkost.
Bij deze lijst kunt u elke klant aan- of uitvinken. Klanten die geen emailadres hebben of klanten die niet zijn afgepunt worden automatisch uitgevinkt.
Ter controle kunt u een klant in de lijst selecteren en onmiddellijk naar zijn afpuntingen gaan via de knop 
.
Via de knop 
kunt u een voorbeeldrappel afdrukken voor de geselecteerde klant (herinneringskosten worden op deze voorbeeldrappel nog niet vermeld).
Als de klanten correct zijn aangevinkt kunt u, indien nodig het onderwerp en de inhoud van de mail aanpassen:
Ten slotte kunt u de instellingen voor de automatische rappel nazien en/of aanpassen:
- Via Outlook: Deze rappels worden altijd via Outlook verzonden,zodat u in het bezit bent van een geldig bewijs.
- Automatisch versturen: De rappels worden automatisch verstuurd via Outlook en u hoeft niet meer te klikken op versturen in Outlook zelf.
- Facturen als bijlage toevoegen: De openstaande facturen worden automatisch als bijlage in de mail toegevoegd.
- Leesbevestiging vragen: Via Outlook kunt u een bevestiging ontvangen als de klant de mail heeft gelezen.
- Bedrijf in C.C. plaatsen (ter controle) : U kunt uw bedrijf in CC plaatsen als controle voor ontvangst van de mail.
- Toevoegen van handtekening: De Outlook handtekening wordt automatisch toegevoegd onderaan de inhoud van de mail.
- Kosten toevoegen: U kunt herinneringskosten toevoegen aan de vervallen facturen en kunt deze herinneringskost per type rappel instellen.
- Afdruk Header: U kunt uw bedrijfsgegevens in de header uitvinken op de rappel.
Als deze zaken zijn ingesteld, kunt u klikken op versturen:
Indien u niet 'Automatisch versturen' heeft aangevinkt, krijgt u een nieuwe opgemaakte e-mail in Outlook.
Dit met uw opgemaakte tekst en in bijlage de rappel en openstaande factu(u)r(en):
Manueel financiële rappel versturen
Voor u de rappels kunt gebruiken zal u eerst enkele basisgegevens moeten invullen.
Dit kunt u doen o