Financiële rappels versturen

Inhoud

Algemeen

In TravelNote kunt u financiële rappels versturen voor vervallen openstaande facturen, dit kan manueel per klant of automatisch voor alle klanten.

Locatie

De financiële rappels kunt u terugvinden onder het tabblad <Financieel> bij <Rappels> :

Basisinstellingen voor uw bedrijf

Voor u de rappels kunt gebruiken zal u eerst enkele basisgegevens moeten invullen.

Dit kunt u doen onder het tabblad <Administrator> bij <Bedrijfsfiche bewerken>. Onder het tabblad <Rappelbeheer> dient u de volgende gegevens in te vullen:

• Leverancier rappelkosten
• Grootboekrekening rappelkosten
• Mail onderwerp
• Mail tekst
• Betalingsverzoek die wordt afgedrukt op de rappel

 Omschrijving rappelkosten en aantal dagen zijn niet van toepassing op de financiële rappel.

Automatisch financiële rappels versturen

Als uw basisgegevens ingesteld zijn, kunt u nu financiële rappels versturen onder het tabblad <Financieel> bij <Rappels>:

U kiest voor het tabblad <Automatisch> bij financiële rappels.

U kunt in dit tabblad een lijst aanmaken met een overzicht van alle klanten waarvan de betalingstermijn is verstreken.

Voor u deze lijst aanmaakt moet u:

• De klanten hebben afgepunt.
• Het aantal dagen na de laatste rappel opgeven waarop de volgende rappel mag verzonden worden, dit is standaard 14 dagen.
• De vervaldatum van de facturen opgeven, dit is standaard de datum van vandaag.

Als deze drie zaken correct zijn, kunt u klikken op 'Lijst aanmaken'.

Als de lijst is aangemaakt, verschijnt een overzicht van alle openstaande vervallen klanten met hun openstaande dossiers en facturen, het vervallen bedrag, de nummers van de rappels (eerste, tweede of derde rappel) en de rappelkost.

Bij deze overzichtslijst kunt u elke klant aan- of uitvinken. Klanten die geen emailadres hebben of klanten die niet zijn afgepunt worden automatisch uitgevinkt.

Indien u een klant wenst te controleren, moet u de klant selecteren en kunt u naar zijn afpuntingen gaan via de knop .

Via de knop kunt u een voorbeeldrappel afdrukken voor de geselecteerde klant (Opgepast: Herinneringskosten worden op deze voorbeeldrappel nog niet vermeld).

Als de klanten correct zijn aangevinkt kunt u, indien nodig het onderwerp en de inhoud van de mail aanpassen:

Hierna kunt u de instellingen voor de automatische rappel nazien en/of aanpassen:

• Via Outlook: Deze rappels worden altijd via Outlook verzonden,zodat u in het bezit bent van een geldig bewijs.
• Automatisch versturen: De rappels worden automatisch verstuurd via Outlook en u hoeft niet meer te klikken op versturen in Outlook zelf. De eerste maal raden wij u aan dit niet aan te vinken en manueel te doen voor enkele klanten.
• Facturen als bijlage toevoegen: De openstaande facturen worden automatisch als bijlage in de mail toegevoegd.
• Leesbevestiging vragen: Via Outlook kunt u een bevestiging ontvangen als de klant de mail heeft gelezen.
• Bedrijf in C.C. plaatsen (ter controle) : U kunt uw bedrijf in CC plaatsen als controle voor ontvangst van de mail.
• Toevoegen van handtekening: De Outlook handtekening wordt automatisch toegevoegd onderaan de inhoud van de mail.
• Kosten toevoegen: U kunt herinneringskosten toevoegen aan de vervallen facturen en kunt deze herinneringskost per type rappel (eerste, tweede of derde) instellen.
• Afdruk Header: U kunt uw bedrijfsgegevens in de header uitvinken op de rappel.

Als deze zaken zijn ingesteld, kunt u klikken op versturen en worden alle rappels automatisch verstuurd naar de aangevinkte klanten:

Indien u niet 'Automatisch versturen' heeft aangevinkt, krijgt u een nieuwe opgemaakte e-mail in Outlook ter controle.

Dit met uw opgemaakte tekst en in bijlage de rappel en openstaande factu(u)r(en):

Voorbeeld van de rappel:

Manueel financiële rappel versturen

Manueel een rappel versturen kunt u terugvinden onder het tabblad <Financieel> bij <Rappels>:

U kiest voor het tabblad <Manueel> bij financiële rappels.

Als u klikt op de knop zoeken worden alle vervallen klanten getoond.

U kunt een klant selecteren en toevoegen aan de lijst van geselecteerde klanten:

Vervolgens kunt u:

• De vervaldatum opgeven.
• Afdruk van de header uitvinken, als u bijvoorbeeld afdrukt op briefpapier.

Met de knop kunt u de rappel afdrukken:

Met de knop kunt u de rappel en bijhorende facturen naar de klant mailen: