Inhoud
Algemeen
Een dossier die aangemaakt is, dient altijd ook nog gefactureerd te worden.Een dossier welke niet gefactureerd is, vindt u niet terug in de boekhouding en wordt op dat moment dan ook niet meegenomen in de omzet.
Het is daarom erg belangrijk om uw dossiers regelmatig te factureren. Pas dan kunnen deze afgepunt/afgelettert worden met de betaling van de klant, zodat uw boekhoudkundige openstaande debiteurenlijst correct wordt weergegeven.
In de reisbranche heb je qua tijdspanne globaal twee mogelijkheden waarop de dossiers worden gefactureerd,
- Op basis van boekdatum
- Op basis van vertrekdatum
Daarnaast heb je nog een derde optie die tussen deze twee invalt; factureren een aantal dagen/weken voor vertrek.
Met TravelNote zijn al deze varianten mogelijk en kunt u op de volgende manieren factureren,
- Manueel factureren, oftewel dossier voor dossier
- In bulk/batch, waarmee u ineens meerdere dossiers tegelijk kunt factureren
In de handleidingen hieronder wordt uitleg gegeven over de verschillende mogelijkheden. Beide mogelijkheden leveren uiteindelijk hetzelfde resultaat op: uw dossier is gefactureerd en de desbetreffende factuur is terug te vinden in uw boekhouding.
Manueel factureren
Voordat u gaat factureren dient u eerst uw dossier(s) erbij te zoeken welke u wenst te gaan factureren. Hiervoor kunt u gebruik maken van de verschillende zoek mogelijkheden binnen TravelNote. U kunt zoeken via de standaard zoekvelden,
of via uitgebreid zoeken: Zoeken dossiers (F2) Zie de handleiding Geavanceerd zoeken in de lijst voor meer informatie
Het voordeel van uitgebreid zoeken is dat u daar een betere selectie kunt maken van de dossiers die u wenst te factureren. Hier zou u bijvoorbeeld een selectie kunnen maken op,
- Dossiers die vertrekken voor een bepaalde vertrekdatum
- Dossiers die reeds vertrokken zijn in een bepaalde periode (bijvoorbeeld alles dat vertrokken is in de vorige maand)
- Dossiers in een bepaalde boekingsperiode (bijvoorbeeld alles dat afgelopen week geboekt is)
Als u gaat zoeken krijgt u een overzicht van de dossiers die voldoen aan uw selectie. Vervolgens kunt u zien of een dossier volledig gefactureerd is of niet.
Op het moment dat een dossier volledig gefactureerd is, zal een vinkje verschijnen in de kolom Gefactureerd. Zie de handleiding Extra velden toevoegen aan dossierlijst indien deze kolom niet zichtbaar is bij u.
(klik voor grotere weergave)
Het dossier waar een vinkje staat bij Gefactureerd kunt u dan ook niet meer factureren. Alle artikelen die op dit dossier staan, zijn al reeds gefactureerd.
Let op!
Indien u aan een reeds gefactureerd dossier later nog artikelen toevoegt, dan zal het vinkje automatisch verdwijnen. Alleen volledig gefactureerde dossiers worden aangeduid met een vinkje!
Zo zou u bijvoorbeeld later nog een brandstoftoeslag of een huurwagen kunnen toevoegen aan het dossier. Het vinkje zal dan verdwijnen, waarna als u het dossier wederom gaat factureren alleen die extra toegevoegde artikelen zullen worden gefactureerd.
Er zal dan dus een aanvullende factuur gemaakt worden. Aan één dossier kunnen derhalve dus meerdere facturen hangen!
Indien u meerdere dossier heeft, kunt u uiteraard ook op de kolom Gefactureerd klikken zodat alle niet en wel gefactureerde dossiers bij elkaar komen te staan. Zo kunt u eenvoudig en snel zien welke dossiers er nog gefactureerd dienen te worden.
Op het moment dat u een dossier wenst te factureren klikt u deze lijn aan (niet dubbel klikken), zodat deze blauw wordt gemarkeerd. Daarna klikt u in het iconenmenu op Factuur (F8),
Het volgende venster verschijnt om het dossier manueel te factureren,
(klik voor grotere weergave)
In het venster dat hier verschijnt heeft u vervolgens een drietal opties om het dossier te factureren,
- Volledig dossier factureren (standaard geselecteerd)
Hierbij wordt het volledig dossier met alle nog niet gefactureerde artikelen gefactureerd - Voorschotfactuur maken
Specifiek bedoelt indien u de klant op voorhand een voorschotfactuur wenst te geven - Factuur op maat
Specifiek bedoelt om eventuele omschrijvingen en klant aan te passen
Welke optie u hierboven kiest, u dient altijd de volgende twee zaken even te controleren en/of aan te passen,
Datum factuur: Dit is de datum die de factuur zal krijgen en is ook bepalend in welke periode deze factuur terecht zal komen. Standaard wordt de huidige datum vermeld.
Vervaldatum factuur: Op welke datum dient deze factuur uiterlijk betaald te zijn.
Beide datums kunt u uiteraard altijd naar wens aanpassen.
Volledig dossier factureren
Bij deze optie gaat u alle artikelen van het dossier die nog niet gefactureerd zijn factureren. Hierbij heeft u niet heel veel mogelijkheden dan alleen de vermelde datums hierboven alsmede de eventuele opties welke u wel of niet geprint wenst (zie verderop uitleg van de opties).
Op het moment dat u het dossier wenst te factureren klikt u onderin op Ok en de factuur zal gemaakt worden, waarbij deze eerst als een preview op uw scherm zal verschijnen. Vanuit daar kunt u de factuur mailen naar de klant, afdrukken, of opslaan als PDF.
Via Annuleren sluit u dit venster en keert terug naar het hoofdvenster.
Voorschotfactuur maken
Indien u voor de klant een voorschotfactuur wenst te maken van het geselecteerde dossier, dan selecteert u deze optie.
Hierbij heeft u vervolgens de mogelijk om twee zaken aan te passen,
Bedrag: Hier wordt het voorschotbedrag vermeld welke automatisch voor is berekend. U kunt dit eventueel nog manueel aanpassen
Omschrijving: Vul hier de omschrijving in welke op de factuur dient te verschijnen
Daarnaast kunt u ook nog een tweede lijn met een bedrag toevoegen met dezelfde mogelijkheden.
Op het moment dat u het dossier wenst te factureren klikt u onderin op Ok en de factuur zal gemaakt worden, waarbij deze eerst als een preview op uw scherm zal verschijnen. Vanuit daar kunt u de factuur mailen naar de klant, afdrukken, of opslaan als PDF.
Via Annuleren sluit u dit venster en keert terug naar het hoofdvenster.
Factuur op maat
Bij Factuur op maat kunt u de factuur volledig naar eigen hand zetten. Hierbij wijkt u dan af van hetgeen wat in het dossier staat vermeld. De volgende zaken kunt u aanpassen,
Klant: Door op de 3 puntjes te klikken bent u in staat om een andere klant te selecteren.
Detailregels: Iedere regel kunt u aanpassen, zowel Rekening, Aantal, Pax, Omschrijving, Prijs, BTW en Taxen. U doet dit door het veld aan te klikken welke u wenst aan te passen.
Door middel van deze knop kunt u extra regels toevoegen aan uw factuur
Door middel van deze knop kunt u regels verwijderen
Daarnaast heeft u ook nog een aantal vinkjes die u kunt plaatsen,
Dossier betalingen in rekening brengen: Dit zorgt ervoor dat reeds ontvangen betalingen welke al op het dossier zijn geregistreerd mee worden genomen en worden vermeld op de factuur
Slechts 1 detaillijn afdrukken: Hierbij is het mogelijk om het totaal van het dossier op één detaillijn samen te vatten. U dient hierbij wel handmatig het juiste grootboekrekening te selecteren alsmede een omschrijving in te geven
Annulatiefactuur: Indien de factuur die u wenst te maken een annulatiefactuur is, plaatst u hier een vinkje
Onkostenfactuur: Indien de factuur die u wenst te maken een onkostenfactuur is, plaatst u hier een vinkje
Op het moment dat u het dossier wenst te factureren klikt u onderin op Ok en de factuur zal gemaakt worden, waarbij deze eerst als een preview op uw scherm zal verschijnen. Vanuit daar kunt u de factuur mailen naar de klant, afdrukken, of opslaan als PDF.
Via Annuleren sluit u dit venster en keert terug naar het hoofdvenster.
Opties
Hier kunt u aangeven welke zaken u wel of juist niet geprint dienen te worden op de factuur. Standaard staat alles aangevinkt en zullen worden geprint op de factuur.
Indien u bepaalde zaken niet wenst te printen, dan haalt u het vinkje weg.
Door middel van de koppen Alles en Niets kunt u ineens alle vinkjes aan of uit plaatsen.
Mededelingen en Commentaar
Op het tabblad mededelingen kunt u de teksten voorzien welke op de factuur dienen komen te staan met betrekking tot de betaling.
Deze teksten komen standaard uit de Bedrijfsfiche, maar kunnen hier eventueel manueel nog worden aangepast.
Daarnaast heeft u nog een drietal opties welke u kunt aanvinken,
Voorschot op saldofactuur afdrukken: Indien u wenst dat op de factuur ook het voorschotbedrag wordt vermeld, plaatst u hier een vinkje
Commentaar afdrukken: Op het tabblad Commentaar kunt u eventueel ook nog extra informatie kwijt. Indien u dit commentaar wenst terug te zien op de factuur, plaatst u hier een vinkje
Dagboek kiezen voor afdruk: Normaal gesproken staat er in de bedrijfsfiche een standaard (verkoop)dagboek ingesteld waar de facturen terecht dienen te komen. Indien u hier een vinkje plaatst krijgt u eerst de keus in welk verkoop dagboek u deze factuur wenst.
Factureren in bulk/batch
Met deze methode is het mogelijk om meerdere dossiers tegelijk te factureren. Deze werkwijze heeft als voordeel dat u met een paar muisklikken bijvoorbeeld alle dossiers die vertrokken zijn kunt factureren (factureren op basis van vertekdatum).
Daarnaast geeft deze tool u een beter overzicht van alle dossiers die nog niet volledig zijn gefactureerd. Het is meteen een controlemiddel om na te gaan of u alle dossiers wel hebt gefactureerd.
U bereikt het factureren in bulk/batch via Boekhouding - Overzicht te maken facturen. Het volgende venster verschijnt,
(klik voor grotere weergave)
In dit venster staan u een aantal filters ter beschiking waarmee u een selectie kunt maken van de dossiers welke nog gefactureerd dienen te worden. De volgorde die u hanteert is,
- Filters aangeven
- Lijst aanmaken
- Dossiers selecteren welke u wenst te factureren
- De facturen effectie aanmaken
Filters
Op het tabblad Overzicht te maken facturen staan de volgende filters ter beschikking om op deze manier de juiste dossiers op te halen welke u wenst te factureren,
Vertrekdatum van: Alle dossiers die vertrekken vanaf een bepaalde datum
Vertrekdatum voor: Alle dossier die vertrekken tot een bepaalde datum (let op! het gaat hier om een tot datum, niet een t/m datum)
Creatiedatum van: Alle dossiers die aangemaakt zijn vanaf een bepaalde datum
Creatiedatum voor: Alle dossier die aangemaakt zijn tot een bepaalde datum (let op! Het gaat hier om een tot datum, niet een t/m datum)
Dossierstatus: Hier kunt u aangeven welke dossiers met een bepaalde status in de lijst mogen terugkomen. Standaard alleen de dossiers die de status Ok hebben. U kunt ook een vinkje bij Alle plaatsen, dan krijgt u alle dossiers te zien ongeacht de dossierstatus
Type facturatie: Hier een keus voor Reisdossiers of Busdossiers
Firma: Indien u meerdere bedrijven heeft kunt u hier kiezen voor welk bedrijf u de dossiers wenst te selecteren. Laat u dit leeg, dan worden alle bedrijven meegenomen in de selectie
Reistype: Hier kunt u aangeven alleen de dossiers die voldoen aan een bepaald reistype
Klant: Hier kunt u aangeven alleen de dossiers van een bepaalde klant
Munt: Indien het dossier is opgemaakt in een vreemde munt, kunt u hier selecteren voor welke munt u de dossiers wenst terug te zien
Doc. status: Hier kunt u aangeven alleen de dossiers met een bepaalde Document Status. Standaard wordt de documentstatus Alle gebruikt
Dossiertype: Hier kunt u aangeven alleen de dossiers die voldoen aan een bepaald dossiertype, bijv. alleen de ticketingdossiers
Pakket: Hier kunt u aangeven alleen de dossiers van een bepaald pakket
Enkel mijn dossiers: Hier kunt u aangeven om enkel en alleen de dossiers van de gebruiker zelf te zien
Het is uiteraard ook mogelijk om meerdere filters tegelijk te gebruiken.
Voorbeeld
Een veel voorkomende facturatie is factureren achteraf, op basis van vertrekdatum.
Voorbeeld: Ik wil alle dossiers die vorige maand vertrokken zijn factureren. Het is vandaag 8 april 2018.
Hiervoor stel ik bij Vertrekdatum voor in: 01/04/2018 (want dit is een tot datum)
Bij Vertrekdatum van laat ik het veld leeg. Dit doe ik om ervoor te zorgen dat ik daarmee ook dossiers, waar later nog iets aan toegevoegd is ook nog worden meegenomen in de selectie. Dit zorgt er ook voor dat ik niets vergeet om te factureren.
De rest van de filters laat ik standaard staan.
Zodra het filter is geconfigureerd klikt u op de button Lijst aanmaken. Er zal een lijst worden getoond in het venster met de dossiers die nog gefactureerd dienen te worden,
In deze lijst ziet u in de kolom Te factureren hoeveel er nog voor dit desbetreffende dossier gefactureerd dient te worden.
Onderin ziet u een totaal van hetgeen er nog gefactureerd dient te worden op basis van de dossiers die hier nu getoond worden.
Vervolgens dient u aan te geven van welke dossiers er een factuur gemaakt mag worden. U kunt dit doen door in bovenstaande lijst dossier voor dossier een vinkje te plaatsen in de allereerste kolom. U dient hiervoor dubbel te klikken op het selectievakje (eerste kolom).
Met de buttons Alles kunt u in één keer alle dossiers tegelijk selecteren (en dan bijvoorbeeld daarna die dossiers weer uitvinken die u niet wenst te factureren). En met de button Niets kunt u juist weer alle dossiers weer deselecteren (alle vinkjes worden dan weggehaald).