TravelNote koppelt met Mollie zodat de klanten online kunnen betalen.

Hieronder vindt u de nodige informatie voor deze koppeling.

Betaallink toevoegen aan bestelbon en factuur

Dit doet u onder het tabblad Administrator > Bedrijfsfiche bewerken > Wijzigen > Teksten email.

De links bij Betalingslink en Betalingslink2 verwijzen naar het voorschot enerzijds en het saldo anderzijds.

Dit is hoe zo’n link er uitziet:

<a href ="https://demo.travelnote.be/pay?compExtId=#CompanyKey#&bookingId=#FileKey#">Klik hier</a>

Het deel dat hier in het vetje staat, geeft de naam van uw online Mollie-omgeving weer. Met behulp van de hashtags #CompanyKey# en #FileKey# wordt een betaling aan uw kantoor en aan het juiste dossier gelinkt.

Om deze link te laten verschijnen op een bestelbon of factuur, dient u in de desbetreffende tekstvelden erboven #PaymentLink# toe te voegen. Op die manier komt de betalingslink erop te staan.

Betaallink zonder dossier

Via het portaal van Mollie kunt u zelf een betalingslink genereren, los van TravelNote. Ga daarvoor naar Betalingsverzoek en klik op het plus-icoontje rechtsonder.

U krijgt het volgende venster te zien:

Hier vult u de volgende zaken aan:

• Eigen code: Een unieke referentie om de betaling de herkennen.

• Bedrag: Het bedrag dat u klant dient te betalen.

• Beschrijving: Een beschrijving die duidelijk maakt waarover deze betaling gaat.

Klik op Opslaan om verder te gaan. U ziet het betalingsverzoek verschijnen in het overzicht

Klik op het icoontje in de rechterkolom om via de knop Link de link naar het klembord te kopiëren:

Een melding rechtsonder bevestigd dat de link naar uw klembord is gekopieerd:

Deze link kunt u vervolgens plakken in een e-mail naar uw klant. Wanneer zij de link aanklikken, krijgen ze het volgende te zien:

Nadat uw klant heeft betaald, zult u zien dat de status van uw betalingsverzoek veranderd is van New naar Paid.

Wanneer u uiteindelijk in TravelNote een dossier hebt aangemaakt voor deze klant, kunt u deze betaling daarmee gaan linken. Klik daarvoor opnieuw op het icoontje rechts en kies voor Verstuur naar travelnote.

Vervolgens zoekt u het dossier op. Klik op Selecteer om de betaling aan een dossier te toe voegen.

Wanneer u dan inlogt in TravelNote, ziet u de betaling onderaan bij Betalingen dossier staan.

Betaalmethode

Voor deze koppeling dient u eerst een betaalmethode toe te voegen voor online betalen.

Dit doet u onder het tabblad ‘Administrator’ > ‘Basisbestanden’ > ‘Beheer betaalmethodes’:

U klikt vervolgens op ‘toevoegen’.

Volgende zaken moeten ingevuld zijn:

• Omschrijving

• Type betaalmethode: Diversen

• Dagboek: divers dagboek voor de online betalingen.

• Rekening: Dit is een tussenrekening voor geldoverdracht.

• Online betaling: Dit dient u aan te vinken.

• Leverancier Mollie: Dit is de leverancier voor Mollie.

• Leverancier TravelNote: Dit is de leverancier voor TravelNote.

Wanneer een klant online betaalt wordt deze betaalmethode ingeboekt op het betreffende dossier.

Boekhoudkundige verwerking

De klant betaalt online via onze koppeling. Op het moment dat de klant online heeft betaald wordt de betaling onmiddellijk geboekt op het juiste dossier. Voor de boekhouding dienen de transactiekosten nog verwerkt te worden.

Om het onze klanten gemakkelijk te maken hebben we deze verwerking klaar gezet zodat de boekhouding dit enkel dient te valideren.

U doet dit als volgt:

1. Onder het tabblad ‘Boekhouding’ vindt men ‘Ventilatie Mollie’.

2. De ‘Ventilatie Mollie’ geeft een overzicht van alle betalingen die men moet doorsturen naar de boekhouding:

3. U ziet alle online betalingen die u heeft ontvangen de afgelopen tijd. U selecteert deze betalingen en kiest voor ‘Ventileren’. Bij het ventileren wordt een diverse aangemaakt die het bedrag naar de boekhouding doorstuurt. Hieronder vindt u een overzicht van deze diverse:

• Het geld van de klant wordt geboekt naar een tussenrekening (58-rekening voor België). Wanneer u het geld ontvangt van Mollie op de bank wordt dit op diezelfde rekening geboekt.

• De transactiekost van Mollie wordt op de leverancier Mollie geboekt. Wanneer u de aankoopfactuur ontvangt kunt u deze afpunten.

• De transactiekost van TravelNote wordt op de leverancier TravelNote geboekt. Wanneer u de aankoopfactuur ontvangt kunt u deze afpunten.

4. Vervolgens verdwijnt deze betaling uit de lijst ‘Ventilatie Mollie’.

Tarieven

Voor Mollie wordt er geen opstartkost of maandelijkse kost gerekend, maar alleen transactiekosten per betaling. Omdat wij met Mollie een overeenkomst hebben afgesloten betaalt u lagere tarieven dan de standaard Mollie tarieven.

Hieronder een overzicht van de tarieven, waarbij een deel van de transactiekosten door Mollie wordt belast en een klein deel door TravelNote zoals hierboven beschreven.

Een aantal transactiekosten bestaat uit een deel fixed en een deel variabel. De kolom Totaal zijn de totale kosten per transactie,

Tarieven Mollie - Betaallink (per 1 april 2019)