Inhoud
Algemeen
De corona tegoedbonnen kunt u beheren in TravelNote. Hierbij gaan we uit van 2 verschillende situaties:
Het reiskantoor ontvangt corona tegoedbonnen van de TO’s en geeft deze bonnen door aan de klant. Hierbij kan het reiskantoor kiezen om zelf een samenvattende bon uit ons systeem te bezorgen aan de klant.
Het reiskantoor/TO geeft een corona bon uit aan de klant en ontvangt geen tegoedbonnen van onderliggende leveranciers.
Naast het ontvangen en versturen van corona tegoedbonnen vindt u in deze handleiding meer info over:
Beheren van corona tegoedbonnen
De boekhoudkundige afhandeling: inwisselen van een tegoedbon
Overzichtelijke kas planning om een overzicht te houden op deze corona situatie.
Ontvangen corona tegoedbonnen
Ontvangen tegoedbonnen registreren
Wanneer men een corona tegoedbon ontvangt van een TO moet dit ingeboekt worden op het dossier.
In onderstaand voorbeeld ontvangen we een corona bon voor Hotel Excel **** met verkoopprijs 1500 € en aankoopprijs 1350 €.
U voegt een negatief artikel toe op dit dossier.
Tip: Gebruik één artikelcode voor al uw corona bonnen ongeacht de leverancier.
U kunt ook de aankoopprijs vermelden in het vak originele prijsinfo:
Als u de prijzen hebt ingevuld kunt u deze corona bon onmiddellijk registreren door op de '…' te klikken bij corona bon:
Indien er nog geen corona bon bestaat op dit dossier, vraagt TravelNote om deze corona bon aan te maken:
Deze corona bon hoeft u niet te bezorgen aan uw klant (u beslist zelf of u deze wilt afgeven). Door deze bon aan te maken, heeft u een opvolging van uw corona bonnen en kan de klant later op een ander dossier met deze corona bon betalen.
U kunt nu deze bon selecteren:
De bon staat gekoppeld aan dit artikel en u kunt de vervaldatum invullen van deze tegoedbon:
Als u klikt op ‘Ok’ is de tegoedbon op het dossier geboekt:
Bijgevolg wordt dit bedrag niet gefactureerd als de reis niet doorgaat en staat alles goed als de klant de corona bon wil inwisselen. Meer info over het inwisselen van de corona bon vindt u hieronder:https://travelnote.atlassian.net/wiki/spaces/HAN/pages/887685123/Corona+tegoedbon#Inwisselen-corona-tegoedbon
Tip: U kunt de originele voucher van de TO toevoegen onder het documentbeheer van het dossier.
Ontvangen tegoedbonnen opvolgen
Deze aangemaakte corona tegoedbonnen kunt u opvolgen via Documenten > Corona tegoedbonnen:
U kunt de bijhorende bon opzoeken op nummer, dossiernummer of klant:
Bij deze bon ziet u onmiddellijk het beschikbaar tegoed, u klikt op wijzigen.
Bij dit dossier ziet u onmiddellijk de leverancier inclusief bedrag en vervaldata:
Opmaken corona tegoedbon
Corona tegoedbon instellingen
Gebruiksvoorwaarden en mailteksten tegoedbon
U kunt gebruiksvoorwaarden ingeven voor deze corona bon. Deze voorwaarden worden bijgevolg mee geprint op deze corona bonnen.
U geeft dit in bij het tabblad Administrator > Bedrijfsfiche bewerken. Bij de bedrijfsfiche heeft u een tabblad Corona teksten. Hier vult u de voorwaarden in. Dit kan in 4 talen afhankelijk van de taal van de klant.
Ook de begeleidende mailtekst bij het versturen van de corona bon kan hier worden toegevoegd.
Logo reiskantoor op tegoedbon
U kunt uw logo afdrukken op de corona tegoedbon. Hiervoor dient u uw logo éénmalig op te laden bij Administrator > Bedrijfsfiche bewerken.
U klikt op Afbeeldingen:
U voegt een afbeelding toe met de knop toevoegen, nadien klikt u op opslaan.
Voorwaarden per leverancier instellen
Elke TO zal eigen voorwaarden hebben voor de corona tegoedbonnen. Deze voorwaarden stelt u in op leveranciersniveau. Als deze voorwaarden ingesteld zijn worden ze mee afgedrukt op de corona tegoedbon.
U stelt de voorwaarden in bij Modules > Beheer leveranciers > Leverancier wijzigen > Voorwaarden in het tekstvak voorwaarden corona:
Corona tegoedbon aanmaken
Deze stap is enkel nodig als u eigen tegoedbonnen uitgeeft.
Selecteer één of meerdere dossier(s) waarvoor u een Corona voucher wenst aan te maken en klik op Corona bonnen > Corona bon aanmaken.
U hoeft dit dus niet dossier per dossier te doen maar kunt dit in batch doen door meerdere dossiers in één keer te selecteren.
U krijgt een bevestiging als de corona bonnen zijn aangemaakt.
Corona tegoedbonnen afdrukken
U kunt het beheer van corona tegoedbonnen raadplegen via Documenten > Corona tegoedbonnen.
U selecteert een corona bon en klikt op corona bon afdrukken:
De tegoedbon verschijnt en u kunt deze gebruiken voor uw klant:
Er zijn 2 type vouchers voor België en Nederland. Dit wordt standaard correct afgedrukt.
Corona tegoedbonnen mailen
U kunt het beheer van de corona bonnen raadplegen via Documenten > Corona tegoedbonnen.
U selecteert een corona tegoedbon en klikt op Corona bon mailen:
Het mailvenster verschijnt met de corona bon in bijlage.
U kunt eventueel de standaard tekst aanpassen en klikken op versturen.
Beheer corona tegoedbonnen
Algemeen beheer
U kunt het beheer van de corona tegoedbonnen raadplegen via Documenten > Corona tegoedbonnen.
U heeft een overzicht van alle gemaakte corona bonnen:
U kunt in dit beheer corona bonnen toevoegen, wijzigen of verwijderen.
Bij een corona bon kunt u volgende zaken invullen:
Nummer: Uniek nummer voor de corona bon aangemaakt door onze software.
Organisator: Dit is de bedrijfsfiche die bepaald welk reiskantoor/touroperator de bon uitgeeft. Indien niet ingevuld wordt het actieve bedrijf genomen.
Dossier: Het dossier waarvoor de corona bon wordt aangemaakt. U kunt slechts één tegoedbon hebben per dossier. (Als u meerdere tegoedbonnen ontvangt van leveranciers kunt u dit zien als een samenvattend overzicht van alle tegoedbonnen per dossier).
Klant: De klant voor wie de corona tegoedbon geldt.
Creatiedatum: Aanmaakdatum van de corona bon. Dit kan aangepast worden door de reisagent.
Geldigheidsdatum: Tot wanneer de corona tegoedbon geldig is. Dit kan aangepast worden door de reisagent.
Bedrag: De waarde van de tegoedbon. Dit zou moeten gelijk zijn aan het betaald bedrag van de klant.
Netto: Dient enkel ingevuld te worden door touroperators.
Categorie: Vrije keuzetabel waar men de corona bonnen in categorieën gaat opsplitsen.
Opmerkingen
Te vermelden leveranciers: Dit zijn de leveranciers gekoppeld in het dossier. U beslist welke leveranciers op de tegoedbon staan.
Naam leverancier
PO van de leverancier: Dit is de po in het dossierartikel.
Commentaar: Extra opmerkingen betreft het artikel.
Bedrag: dit bedrag kan aangepast worden.
Vervaldatum: Vervaldatum van de bon van de leverancier.
Ingewisseld op: De corona bon is een betaalmiddel, wanneer deze bon gebruikt wordt op een nieuw dossier wordt dit hierbij vermeld. Dit is enkel nodig als dit gebruikt wordt op een nieuw dossier!
Dossier wordt omgeboekt: Indien de tegoedbon niet wordt ingewisseld voor een nieuw dossier maar het bestaand dossier wordt omgeboekt naar een later tijdstip.
Toon alle reizigers: Wanneer deze optie aangevinkt wordt, worden alle deelnemers in het dossier weergegeven op de corona bon.
Leveranciers zijn elk organisator: Vink deze optie aan om de leveranciers weer te geven als organisator. Dit heft de input in het vak ‘Organisator’ op en geeft de naam van de reisagent weer als ‘Reisbureau' op de corona bon.
Geblokkeerd (terugbetaald): Als de corona tegoedbon niet wordt besteed en deze na anderhalf jaar terug betaald wordt.
Corona dossiers herkennen
Aan het hoofdscherm in TravelNote is een kolom toegevoegd ‘Corona’. Zo kunt u in één oogopslag alle corona dossiers herkennen.
U kunt dit toevoegen door te klikken op Velden kiezen en de kolom Corona te slepen naar uw dossierlijst:
U ziet onmiddellijk welke dossiers deze tegoedbon hebben:
Inwisselen corona tegoedbon
Instellingen: Betaalmethode corona toevoegen
Wanneer voor deze corona dossiers de reis niet kan doorgaan zal u de corona tegoedbon moeten gebruiken als betaalmiddel op een nieuw dossier.
De administrator dient éénmalig de betaalmethode in te stellen onder Administrator > Basisbestanden > Beheer betaalmethodes.
U voegt een betaalmethode toe:
Deze betaalmethode heeft volgende kenmerken:
Type betaling: diversen. Het bedrag moet worden geboekt naar een specifieke grootboekrekening.
Dagboek: Divers dagboek waar de boekingen terecht komen.
Rekening: De grootboekrekening waar dit bedrag wordt overgeboekt. Dit is best een nieuwe grootboekrekening die u overlegt met uw boekhouder.
U klikt op OK om deze nieuwe betaalmethode op te slaan.
Deze betaalmethode dient u te valideren met uw boekhouder. Het kan zijn dat bovenstaande oplossing voor uw boekhouder niet gewenst is.
Corona bon inwisselen: 3 situaties
Er zijn 3 mogelijkheden omtrent het inwisselen van corona bonnen:
De reis wordt uitgesteld tot latere datum: U past de reisdata aan in het dossier en u kunt een artikel corona bon tegen boeken als een nieuw positief artikel. U mag de oorspronkelijke corona tegoedbon niet verwijderen zodat de boekhouding dit kan opvolgen.
De bon wordt ingewisseld voor een ander reis: In dit geval geldt de bon als een betaalmiddel en dient u een betaling in te boeken met deze corona bon op een nieuw dossier.
De bon wordt niet ingewisseld: De leverancier betaalt u het bedrag terug en u betaalt de klant terug. Het dossier wordt geannuleerd en de corona tegoedbon wordt geblokkeerd zodat deze niet meer kan gebruikt worden.
Hieronder vindt u een uitleg voor elk van deze situaties.
Reis wordt uitgesteld tot latere datum
U neemt het bestaand dossier erbij en past alle reisdata aan.
In het dossier dient u de corona tegoedbon tegen te boeken, dit doet u door dezelfde bon toe te voegen met een positief bedrag:
Wanneer u het bedrag heeft toegevoegd kunt u de corona bon koppelen door op … te klikken:
U selecteert de bon:
De bon wordt ingevuld op het artikel. U klikt op OK om op te slaan:
In het dossier heeft u de opname van de tegoedbon geregistreerd:
De corona tegoedbon staat nu terug op 0:
De bon wordt ingewisseld voor een ander reis
De klant wil de corona bon gebruiken voor een nieuwe reis. De oorspronkelijke reis dient u te annuleren en u maakt een nieuw dossier voor de nieuwe reis.
U kunt nu deze tegoedbon als betaling boeken op het nieuwe reisdossier. U selecteert het dossier om de betaling toe te voegen en klikt op modules > inboeken betaling:
U kiest hier de betaalmethode voor de corona waardebon en u selecteert de correcte corona bon:
Vervolgens klikt u op inboeken.
Het bedrag is nu beschikbaar in het nieuwe dossier, ook in uw beheer corona bonnen is het gebruikt bedrag aangepast:
Als u de bon wijzigt, ziet u op welk dossier deze bon is ingewisseld:
De bon wordt niet ingewisseld
De leverancier dient u het bedrag terug te betalen en u dient de klant terug te betalen. Het reisdossier moet geannuleerd worden en u dient aan te geven dat de corona bon geblokkeerd is.
Dit doet u door het vinkje Geblokkeerd aan te vinken bij de betreffende corona bon:
Kas planning voor corona periode
In TravelNote is een rapport beschikbaar dat u inzicht geeft in de kas planning gedurende deze corona periode.
U vindt dit rapport onder Documenten > Basisrapporten > Dossier > Overzichtslijst dossiers kas planning corona:
Bij het rapport kunt u volgende filters instellen:
Creatiedatum
Vertrekdatum
Bedrijfsfiche
Toon leveranciers: Als u dit aanvinkt wordt de kas planning per leverancier getoond.
Als u klikt op Afdruk dossiers heeft u per dossier een globaal overzicht van inkomende en uitgaande betalingen alsook de bedragen van de tegoedbonnen:
Als u de lijst nogmaals afdrukt met het vinkje toon leveranciers aangevinkt, heeft u een onderverdeling per leverancier:
