Annulatie uitvoeren/opheffen

Inhoud

Algemeen

Een dossier kunt u in TravelNote via een routine annuleren. Bij deze annulering wordt een creditnota gemaakt voor de gefactureerde artikels en een annuleringsfactuur voor de annuleringskosten.

U kunt een annulering voor een dossier ongedaan maken.

U kunt ook voor meerdere dossiers tegelijk een annulatie uitvoeren.

Locatie

Men vindt de annulatie van een dossier op het TravelNote hoofdscherm. U dient een dossier te selecteren en dan kunt u kiezen voor:

• "Annulaties" > "Annulatie uitvoeren" : Om het dossier te annuleren.
• "Annulaties" > "Annulatie ongedaan maken" : Om de annulatie ongedaan te maken.
• "Annulaties" > "Annulatie in batch": Om meerdere dossiers tegelijk te annuleren.

Annulatie uitvoeren

U selecteert een dossier en klikt op "Annulaties" > "Annulatie uitvoeren":

U krijg een overzicht van alle artikelen en deelnemers in dit dossier. Deze artikelen staan standaard aangevinkt om te annuleren.

STAP 1: Artikels annuleren

U kunt hier de artikels en deelnemers uitvinken die niet geannuleerd worden:

TravelNote zal voor deze aangevinkte artikelen automatisch een creditnota opmaken (op voorwaarde dat deze artikelen zijn gefactureerd).

STAP 2: Annuleringsfactuur opmaken

Indien de klant een annuleringsfactuur wenst, kunt u annulatiekosten toevoegen.

Dit doet u onder het tabblad "Annulatiekosten toevoegen":

U kunt hierbij de geannuleerde artikels invoegen, door op de knop 'Dossierartikels invoegen' te klikken. Indien gewenst kunt u ook het percentage annuleringskosten bepalen: Stel de annulatiefactuur bedraagt 50%, dan vult u hier 50% in. Wanneer u daarna klikt op "Dossierartikels invoegen" zal TravelNote de kosten voor 50% in rekening brengen:

• Het is mogelijk om een kost toe te voegen via  
• Het is mogelijk om een kost te verwijderen via   
• Het is mogelijk om per lijn het percentage te herrekenen via 
• Het is mogelijk om per lijn het bedrag btw inclusief te rekenen via 

STAP 3: Extra opties

Onderaan het annuleringsscherm kunt u nog kiezen voor:

• "Dossier annuleren": Het dossier zelf annuleren, dit dossier komt dan doorstreept op uw TravelNote hoofdscherm indien alles is betaald.
• "Datum factuur" en "Vervaldatum factuur": Deze datums worden overgenomen op uw creditnota en uw annuleringsfactuur.
• "Spaarpunten aanpassen voor deze klant": De spaarpunten worden terug in mindering gebracht voor deze klant.
• "Betalingen afdrukken op factuur": De betalingen worden afgedrukt op de creditnota en/of annuleringsfactuur.
• "Opties factuur": Indien u bepaalde opties niet op uw facturen wenst, kunt u deze hier uitvinken.

STAP 4: Annulatie uitvoeren

Als alle instellingen correct staan, klikt u op "Annulatie uitvoeren":

Hierbij wordt:

1. Een annulatie uitgevoerd van de aangevinkte artikels en deelnemers.
2. Een creditnota aangemaakt voor de geannuleerde artikels die gefactureerd zijn.
3. Een annuleringsfactuur aangemaakt voor de ingevoerde annuleringskosten.

Annulatie ongedaan maken

U selecteert het geannuleerde dossier en klikt op "Annulaties" > "Annulatie ongedaan maken":

U krijg een overzicht van alle artikels. de geannuleerde artikels en deelnemers staan aangevinkt. 

STAP 1: Annuleren opheffen

Voor alle aangevinkte artikelen en deelnemers wordt de annulatie ongedaan gemaakt. Indien er toch artikelen geannuleerd moeten blijven volstaat het om deze uit te vinken.

STAP 2: Extra opties

Onderaan het annuleringsscherm kunt u nog kiezen voor:

• "Dossierannulatie opheffen": De annulatie voor het dossier zelf ongedaan maken.
• "Datum factuur" en "Vervaldatum factuur": Deze datums worden overgenomen op uw factuur.
• "Betalingen afdrukken op factuur": Betalingen weergeven op uw factuur.
• "Opties factuur": Indien u bepaalde opties niet op uw facturen wenst, kunt u deze hier uitvinken.

STAP 3: Annulatie opheffen

Als alle instellingen correct staan, klikt u op "Annulatie opheffen":

Hierbij wordt:

1. De annulatie ongedaan gemaakt voor de aangevinkte artikels en deelnemers.
2. Een factuur aangemaakt voor de geannuleerde artikels waarvoor een creditnota werd aangemaakt bij de vorige annulering.

Annulatie in batch

U selecteert alle dossiers die u wenst te annuleren en kiest voor "Annulaties" > "Annulatie in batch":

U krijgt een scherm waarbij u de annulatiemethode in batch kunt opstellen:

1. Dossier annuleren : Dit gebeurt standaard voor alle dossiers. De reisagent kan beslissen om bepaalde artikeltypes zoals verzekeringen en dossierkosten niet te annuleren. Hiervoor voeg je dit toe aan 'Uitgezonderd artikeltypes'.
2. Creditnota opmaken: Dit gebeurt standaard voor alle dossiers waarbij een saldofactuur werd aangemaakt.
3. Annuleringsfactuur opmaken: Als de klant een annulatiefactuur wenst moet u dit aanvinken. U kunt ook het percentage van de annulatiekost meegeven.

Als alles correct is ingesteld klikt u op "Annulatie in batch uitvoeren": 

TravelNote zal deze annulatiemethode toepassen op alle geselecteerde dossiers.