Airplus koppeling

Inhoud

1 Inhoud
2 Algemeen
3 De koppeling activeren
4 Transactietype artikelniveau
5 Inboeken dossiers bij Airplus

Algemeen

Vaak betalen Business klanten door middel van een Airplus kaart. Dit is voor hen een handig betaalmiddel. Voor u, als reisagent, is het ook handig dat u deze klant kan debiteren van zijn Airplus kaart in TravelNote.

TravelNote heeft een link met Airplus ontwikkeld die ervoor zorgt dat elke avond de gefactureerde dossiers worden doorgestuurd naar Airplus en hierbij worden deze facturen van de Airplus kaart gedebiteerd (of gecrediteerd).

Elke avond ontvangt u van Airplus een overzicht van het aantal doorgestuurde transacties.

U ontvangt hierbij ook 2 bestanden:

Een overzicht BSP: Transacties rechtstreeks aan BSP betaald via de Airplus kaart van de klant.
Een overzicht MA: Transacties aan het reiskantoor betaald via de Airplus kaart van de klant.

De koppeling activeren

U dient eerst de koppeling aan te vragen bij support@travelnote.be

In TravelNote zelf zijn er twee instellingen die u hiervoor moet volbrengen. Je moet de mogelijkheid tot Airplus aanmaken in uw bedrijfsfiche en u moet de Airplus kaart vermelden op de klantenfiche.

Airplus aanmaken in uw bedrijfsfiche
Ga naar Administrator - Bedrijfsfiche bewerken - tabblad Creditcards
Hier vult u uw IATA licentie en Partner ID in, alsook uw bedrijfsnaam bij ‘commentaar op factuur bij betaling kaart company’.
Airplus kaart vermelden in de klantenfiche
Ga naar de klantenfiche waar u de Airpluskaart wilt activeren (tabblad Creditcards)
U komt op dit tabblad uit, hier klikt u op ‘Toevoegen’:

Dit kaartnummer wordt geëncrypteerd opgeslagen in onze database.

Het spreekt voor zich dat u meerdere klanten kan hebben met een airplus kaart.

Transactietype artikelniveau

Het transactietype op artikelniveau bepaald als een artikel wordt doorgestuurd vanuit TravelNote naar Airplus:

Flight services (bsp accepted): De klant betaald het bedrag met zijn airplus kaart rechtstreeks naar BSP.
Flight services (not bsp accepted): De klant betaald het bedrag met zijn airplus kaart naar het reiskantoor. Dit is wanneer een vlucht niet geboekt wordt via BSP.
Train services: De klant betaald het bedrag met zijn airplus kaart naar het reiskantoor.
Hotel: De klant betaald het bedrag met zijn airplus kaart naar het reiskantoor.
Car/Rental: De klant betaald het bedrag met zijn airplus kaart naar het reiskantoor.
Ship/Ferry: De klant betaald het bedrag met zijn airplus kaart naar het reiskantoor.
Transaction fee (bsp accepted): De klant betaald de fee rechtstreeks naar BSP. Dit zal wellicht een fee uit Amadeus zijn.
Transaction fee (not bsp accepted): De klant betaald het bedrag met zijn airplus kaart naar het reiskantoor.
Andere: De klant betaald het bedrag met zijn airplus kaart naar het reiskantoor.
Airport service: De klant betaald het bedrag met zijn airplus kaart naar het reiskantoor.
Admin fee: De klant betaald het bedrag met zijn airplus kaart naar het reiskantoor.
Uitzondering: Dit wordt niet doorgestuurd naar Airplus.

Inboeken dossiers bij Airplus

Wanneer een klant met Airplus betaald zijn er 4 mogelijke situaties:

De klant betaalt met zijn Airplus kaart rechtstreeks aan BSP en de fee wordt betaald aan het reiskantoor.
De klant betaalt met zijn Airplus kaart een hotel en fee aan het reiskantoor.
De klant betaald rechtstreeks aan de leverancier zonder Airplus en de fee wordt betaald aan het reiskantoor.
De klant betaald niet met Airplus of een andere creditcard en wenst per overschrijving te betalen.

Hieronder vindt u een voorbeeld van deze 4 verwerkingen.

1. Standaard dossier met BSP vluchten en fees.

Onderstaand dossier bevat een vlucht € 555 die de klant rechtstreeks aan BSP betaald en een fee € 25 die de klant met Airplus aan het reiskantoor betaald:

Bij de vlucht zal het transactietype standaard staan op ‘Flight services (bsp accepted)'. Dit transactietype zorgt ervoor dat de klant met zijn Airplus kaart dit bedrag zal betalen aan BSP rechtstreeks.

Bij de fee zal het transactietype standaard staan op ‘Fee (not bsp accepted)'. Dit transactietype zorgt ervoor dat de klant dit bedrag betaald via Airplus aan het reiskantoor. Bij deze fee moet ook het ticketnummer, datum ticket en de ticket carrier worden ingevuld.

Wanneer de factuur wordt gemaakt, is deze boeking definitief en wordt de factuur diezelfde avond doorgestuurd door TravelNote naar Airplus.

Enkel de betaling dient nog geregistreerd te worden op het dossier.

Voor het flight ticket zal er door TravelNote een lijn geboekt worden ‘BSP' € 555.
Voor de fee die het reiskantoor ontvangt moet een betaling ingeboekt worden'Betaald met Airplus’. Deze betaalmethode zal het bedrag in de achtergrond overboeken naar de kruispost Airplus voor de boekhouding.

2. De klant betaalt met zijn Airplus kaart een hotel en fee aan het reiskantoor.

Onderstaand dossier bevat een hotel € 150 en een fee € 25 die de klant met Airplus aan het reiskantoor betaald:

Bij het hotel moet u het transactietype plaatsen op ‘Hotel'. Dit transactietype zorgt ervoor dat de klant dit met zijn Airplus kaart aan het reiskantoor betaald. Het hotelsegment moet ook zijn ingevuld:

Bij de fee zal het transactietype standaard staan op ‘Fee (not bsp accepted)'. Dit transactietype zorgt ervoor dat de klant dit bedrag betaald via Airplus aan het reiskantoor.

Wanneer de factuur wordt gemaakt, is deze boeking definitief en wordt de factuur diezelfde avond doorgestuurd door TravelNote naar Airplus.

Enkel de betaling dient nog geregistreerd te worden op het dossier.

Voor het flight ticket en de fee die het reiskantoor ontvangt moet een betaling ingeboekt worden'Betaald met Airplus’.

Dit mag één bedrag zijn voor beide artikels. Het is dit bedrag die de klant in totaliteit aan het reiskantoor zal betalen. Deze betaalmethode zal het bedrag in de achtergrond overboeken naar de kruispost Airplus voor de boekhouding. Wanneer de boekhouding dan het geld ontvangt van Airplus kan dit afgeboekt worden.

3. De klant betaald rechtstreeks aan de leverancier zonder Airplus

Onderstaand dossier bevat een vlucht € 555 die de reisagent rechtstreeks aan de leverancier betaald en een fee € 25 die de klant met Airplus aan het reiskantoor moet betalen.

Bij de vlucht moet u het transactietype plaatsen op uitzondering. Dit transactietype zorgt ervoor dat dit artikel niet wordt doorgestuurd naar Airplus.

Bij de fee zal het transactietype standaard staan op ‘Fee (not bsp accepted)'. Dit transactietype zorgt ervoor dat de klant dit bedrag betaald via Airplus aan het reiskantoor. Bij deze fee moet ook het ticketnummer, datum ticket en de ticket carrier worden ingevuld.

Wanneer de factuur wordt gemaakt, is deze boeking definitief en wordt de factuur diezelfde avond doorgestuurd door TravelNote naar Airplus. De fee zal doorgestuurd worden, de vlucht niet (doordat de vlucht transactietype uitzondering heeft).

Enkel de betaling dient nog geregistreerd te worden op het dossier.

Voor het flight ticket moet een betaling ingeboekt worden ‘Klant betaald rechtstreeks aan leverancier’ € 555. Deze betaalmethode zal het bedrag in de achtergrond overboeken naar een aankooprekening voor de boekhouding.
Voor de fee die het reiskantoor ontvangt moet een betaling ingeboekt worden'Betaald met Airplus’. Deze betaalmethode zal het bedrag in de achtergrond overboeken naar de kruispost Airplus voor de boekhouding.

4. De klant betaald niet met Airplus of een andere creditcard en wenst per overschrijving te betalen.

Onderstaand dossier bevat een vlucht € 555 en fee € 25 die de klant per overschrijving aan het reiskantoor wenst te betalen.

Bij de vlucht moet u het transactietype plaatsen op ‘Uitzondering’. Dit transactietype zorgt ervoor dat dit artikel niet wordt doorgestuurd naar Airplus.

Bij de fee moet u het transactietype ook plaatsen op ‘Uitzondering’. Dit transactietype zorgt ervoor dat dit artikel niet wordt doorgestuurd naar Airplus.

Er dient geen betaling geregistreerd te worden op het dossier. Wanneer de klant per overschrijving betaald zal het dossier ook betaald staan.