Probleemstelling
Bij veel reisorganisaties worden de overlopende rekeningen geboekt bij het afsluiten van het boekjaar. Deze reisorganisaties nemen het resultaat op vertrek in de balans. Bijvoorbeeld alle aankoopfacturen geboekt in dit boekjaar voor een vertrek volgend boekjaar worden overgeboekt omdat de verkopen die er tegenover staan in het volgend boekjaar worden gerealiseerd.
Er zijn verschillende nadelen aan deze manier van werken:
Het resultaat is pas gekend per einde boekjaar of je moet een tussentijdse balans opmaken om tussentijdse cijfers te hebben. Je hebt weinig inzicht in de resultaten gedurende het boekjaar.
Bij deze overlopende rekeningen is er geen detail per dossier (analytische boekhouding). Er wordt één totaalbedrag overgeboekt waardoor je geen details hebt per dossier.
De resultaten per vertrekmaand opvolgen is moeilijk want de reizen volgen de vertrekdatum en de algemene kosten/lonen/.. volgen de factuurdatum.
De overlopende rekeningen boeken is extra werk voor de accountant.
Samen met enkele klanten hebben we aan een oplossing gewerkt zodat de resultaten vast zijn en niet meer schommelen. De klant heeft duidelijkinzicht in zijn cijfers (maand per maand) en de boekhouding sluit volledig aan op de dossiers.
Onze oplossing voor een vaststaand resultaat
De aankopen worden automatisch door TravelNote op een grootboekrekening per vertrekmaand geboekt. Er worden 12 grootboekrekeningen gemaakt voor de kosten (alsook de commissies voor Nederland), per vertrekmaand.
Indien een aankoopfactuur voor een vertrek volgend boekjaar is dan wordt deze automatisch op een overlopende rekening geboekt (met detail van het dossier). Bij het overboeken naar het nieuwe boekjaar in TravelBook wordt een diverse/memoriaal gemaakt om de overlopende rekening naar de juiste kostenrekening per vertrekmaand te boeken(en gelinkt aan het dossier).
De verkopen worden op vertrekdatum geboekt.
Er is een rapport waarbij de resultaten per maand weergegeven worden. De reizen worden qua verkoop/aankoop geboekt per vertrekmaand (en ze worden ook zo opgenomen in de boekhouding). De andere kosten/opbrengsten worden wel op factuurdatum gerekend.
Reizen kunnen aanpassen qua vertrekdatum. Hiervoor hebben we een herwaarderingsfunctie. Indien een reis qua vertrekdatum wijzigt dan zal deze reis geherwaardeerd worden met deze functie. Boekhoudkundig wordt een diverse/memoriaal geboekt die overboekt naar de correcte grootboekrekening, terug analytisch met het dossier gelinkt.
Hieronder vindt u hoe u dit in TravelNote kan instellen, maar we raden aan dit met TravelNote te overleggen zodat de heropening correct gebeurd (overschakeling van de oude methode).
Resultaten per vertrekmaand instellen: Stappenplan
Stap 1: Aanvragen bij TravelNote
Om dit te activeren moet u vragen aan TravelNote om deze instelling te activeren en dit aan te vragen via support@travelnote.be . Elke overschakeling wordt gedaan in samenspraak met Kelly.
De overschakeling gebeurd best bij een nieuw boekjaar en moet overlegd worden met de externe accountant. Indien uw boekjaar al enkele maanden bezig is, is dit geen probleem en kunnen we dit alsnog aanpassen.
Stap 2: Rekeningen instellen per maand
Wanneer de instelling is geactiveerd moet u de volgende rekeningen instellen:
Er moeten er 12 kostenrekeningen voor de aankopen gecreëerd worden. Dit doe je door bij deze rekeningen de vertrekmaand te selecteren bij ‘Maand huidig boekjaar’ en het vinkje ‘Aankooprekening op vertrekmaand’ aan te vinken. Dit zal dus 12 keer moeten gebeuren, idealiter van 600001 tem 600012 (BE) en van 700001 tem 700012 (NL):
Enkel voor NL: De Nederlandse klanten kunnen ook de commissie uitsplitsen. Ze kunnen ook 12 rekeningen aanmaken vanaf 840001 tem 84012. Bij ‘Maand huidig boekjaar’ dienen ze de juiste vertrekmaand te selecteren en het vinkje ‘Commissierekening per vertrekdatum’ moet aangevinkt zijn:
Er moet ook een kostenrekening gemaakt worden voor aankoopfacturen vertrokken in het vorige boekjaar. Hierbij dient u het vinkje ‘Aankooprekening voor vorig boekjaar’ aan te vinken:
Er moet een overlopende rekening gemaakt worden voor aankoopfacturen die vertrekken in het volgende boekjaar. Hierbij dient u het vinkje ‘Aankooprekening voor volgend boekjaar’ aan te vinken:
Als deze grootboekrekeningen zijn ingesteld zult u zien dat TravelNote altijd de juiste grootboekrekening neemt bij he koppelen van het dossier tijdens het inboeken van de aankoopfactuur.
Stap 3: Openen van de rekeningen op vertrek bij start van het boekjaar
Wanneer al deze zaken zijn ingesteld zal bij de start van het boekjaar de detail van de opening van de overlopende rekeningen naar de juiste vertrekmaand in detail geboekt moeten worden. Als u een detail of excel heeft, en deze aan ons bezorgt kunnen wij dit éénmalig voor u importeren.