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Table of Contents

Général

TravelNote dispose d'un module d'assurance avec lequel il est possible de calculer automatiquement les polices d'assurance que vous avez vendues et de les ajouter à un fichier.
Pour cela, peu importe avec quelle compagnie d'assurance vous travaillez. Tous les calculs possibles sont fournis dans ce module.
Ce manuel explique comment créer et gérer ces polices d’assurance vous-même. En principe, il existe deux polices d’assurance différentes.
  1. Assurance annulation 
  2. Assurance assistance/ Voyage
Nous expliquons ci-dessous comment vous pouvez créer vos propres polices d’assurance ou modifier vous-même les polices d’assurance existantes (par exemple, lorsque vous modifiez les taux).
Info
titleInfo

De votre compagnie d’assurance, vous devriez recevoir un aperçu des polices d’assurance que vous vendez avec les taux et / ou pourcentages corrects. Vous en avez besoin pour remplir le module d'assurance avec les calculs corrects.

Configuration de base

Avant de pouvoir créer les assurances, vous devez créer un certain nombre d'éléments afin de pouvoir (ré) utiliser ces assurances. Voici ces informations.
  1. Créer le fournisseur des assurances 
  2. Créer les types d'article
  3. Créer les couvertures supplémentaires
Une fois ces éléments créés, vous pouvez alors ajouter les différentes polices d’assurance,
  1. Assurance Annulation
  2. Assurance Assistance/Voyage

Créer un fournisseur de l'assurance

Vous devez être le premier à créer le fournisseur dont vous allez vendre l’assurance. Aller dans  Modules - Gérer les fournisseurs
Si le fournisseur existe déjà, recherchez-le, puis cliquez sur Modifier
Si le fournisseur n'existe pas encore, cliquez sur Ajouter
La fenêtre du fournisseur apparaîtra, sur laquelle vous devrez au moins ajouter / sélectionner les éléments marqués en rouge.

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Remplissez au moins les éléments suivants,

Nom de l'entreprise: Nom de la société d'assurances
Assureur: Cochez ici                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Fournisseur voyage: Cochez ici  

Après vos modifications, cliquez sur le bouton Ok, de sorte que  ces modifications soient  enregistrées.

Créer des types d'article 

Via Administrateur - Fichiers de base - Gérez types d'article: ici  vous devez créer les deux types d'articles suivants,

  1. Assurance Annulation 
  2. Assurance Assistance Voyage

Voordat u deze aanmaakt, kunt u eerst even controleren of deze niet al reeds zijn aangemaakt door te klikken op Zoeken. Alle reeds bestaande artikel types zullen dan worden getoond,

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Si ces deux types d'articles n'existent pas encore, vous pouvez les créer vous-même via le bouton Ajouter.
Pour l'assurance annulation, entrez les informations suivantes,

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...

Contenu

...

·         Contenu

·         Général

·         Configuration de base

·         Créer des types d'article 

·         Couvertures Supplémentaires

·         Créer une assurance: Assurance annulation 

·         Créer une assurance: Assurance assistance/ Voyage 


Table of Contents
typeflat

Général

...

TravelNote dispose d'un module d'assurance avec lequel il est possible de calculer automatiquement les polices d'assurances que vous avez vendues et de les ajouter à un fichier.
Pour cela, peu importe avec quelle compagnie d'assurance vous travaillez. Tous les calculs possibles sont fournis dans ce module.
Ce manuel explique comment créer et gérer ces polices d’assurances. En principe, il existe deux polices d’assurances différentes.
  1. Assurance annulation 
  2. Assurance assistance/ Voyage
Nous expliquons ci-dessous comment vous pouvez créer vos propres polices d’assurances ou modifier vous-même les polices d’assurances existantes (par exemple, lorsque vous modifiez les taux).
Info
titleInfo

De votre compagnie d’assurance, vous devriez recevoir un aperçu des polices d’assurances que vous vendez avec les taux et / ou pourcentages corrects. Vous en avez besoin pour remplir le module d'assurance avec les calculs corrects.

Configuration de base

...

Avant de pouvoir créer les assurances, vous devez créer un certain nombre d'éléments afin de pouvoir (ré) utiliser ces assurances. Voici ces informations.
  1. Créer le fournisseur des assurances 
  2. Créer les types d'articles
  3. Créer les couvertures supplémentaires
Une fois ces éléments créés, vous pouvez alors ajouter les différentes polices d’assurances,
  1. Assurance Annulation
  2. Assurance Assistance/Voyage

Créer un fournisseur de l'assurance

...

Vous devez être le premier à créer le fournisseur dont vous allez vendre l’assurance. Aller dans  Modules - Gérer les fournisseurs
Si le fournisseur existe déjà, recherchez-le, puis cliquez sur Modifier
Si le fournisseur n'existe pas encore, cliquez sur Ajouter
La fenêtre du fournisseur apparaîtra, sur laquelle vous devrez au moins ajouter / sélectionner les éléments marqués en rouge.

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(cliquez pour agrandir)

Remplissez au moins les éléments suivants,

Nom de l'entreprise: Nom de la société d'assurances
Assureur: Cochez ici                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                Fournisseur voyage: Cochez ici  


Après vos modifications, cliquez sur le bouton Ok, de sorte que ces modifications soient enregistrées.

Créer des types d'articles

...

Via Administrateur - Fichiers de base - Gérez types d'articles: ici vous devez créer les deux types d'articles suivants,

  1. Assurance Annulation 
  2. Assurance Assistance Voyage

Avant de créer un article, vous avez la possiblité de vérifier si'il n'a pas déjà été crée en cliquant sur chercher. Tout les types d'articles existant apparaitront,

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Si ces deux types d'articles n'existent pas encore, vous pouvez les créer vous-même via le bouton Ajouter.
Pour l'assurance annulation, entrez les informations suivantes,

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Description: Assurance Annulation                                                                         Types fixes:   Plaats een vinkje bij Insurance type                                                                                                                                                                                                                                                        Types fixes: Cochez le type d'assurance                                                                                                                                             Utilisez dans le calcul de l'acompte : Vul hier het gewenst percentage voor het voorschot in (meestal 100%). Dit zorgt ervoor dat bij de voorschotberekening het juiste bedrag wordt berekend                                                                                                                                                                       Utilisez dans le calcul de l'acompte : Introduisez ici le pourcentage souhaité pour l'acompte (100% en général). De cette manière le calcule de l'acompte se fera de manière correcte

Assurance Annulation: Plaats hier een vinkje (het kan zijn dat bij het aanmaken u dit nog niet kunt aanvinken. U dient dan eerst dit Artikel type op te slaan via Ok en daarna deze weer te openen/wijzigen, waarna u dit wel kunt aanvinken).

Pour l'assurance voyage / assistance, vous entrez les informations suivantes,

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(cliquez pour agrandir)

Description: Assurance Assistance/ Voyage
Types fixes: Plaats een vinkje bij Insurance type
Utilisez dans le calcul de l'acompte: Vul hier het gewenst percentage voor het voorschot in. Dit zorgt ervoor dat bij de voorschotberekening het juiste bedrag wordt berekend.
Assurance Assistance: Plaats hier een vinkje (het kan zijn dat bij het aanmaken u dit nog niet kunt aanvinken. U dient eerst dit Artikel type op te slaan via Ok en daarna deze weer te openen/wijzigen, waarna u dit wel kunt aanvinken).

Aanvullende dekkingen

Vaak kan er bij de diverse verzekeringen ook een aanvullende dekking bijgeboekt worden, bijv. een waarnemer, geld en reischeques, wintersport, maar ook juist uitsluitingen (negatief bedrag). 
Al deze aanvullende dekkingen kunt u aanmaken via Administrator - Beheer basisbestanden - Beheer dekkingen verzekeringen

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(klik voor grotere weergave)

Hier ziet u alle reeds bestaande aanvullende dekkingen. Via Toevoegen, Wijzigen en Verwijderen kunt u deze dekkingen beheren.
Indien u een dekking toevoegt of wijzigt, kunt u de volgende zaken hier invullen,

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Omschrijving: Geef hier de omschrijving van de aanvullende dekking in
Omschrijving klant: Geef hier de omschrijving in zoals deze op de bestelbon dient te komen
Bedrag: Hier vult u het bedrag in voor deze dekking
Berekeningsmethode: Hier heeft u de keus uit de volgende methodes,

  • Vast bedrag
  • Percentage
  • Vast bedrag per dag
  • Vast bedrag per voertuig
  • Vast bedrag per persoon per dag

Aan de hand van de gekozen berekeningsmethode zal de module de correcte prijs hiervan berekenen.

Créer une assurance: Assurance annulation 

Nadat u bovenstaande zaken heeft uitgevoerd kunt u de verzekeringen gaan toevoegen. In dit voorbeeld wordt u een annulatieverzekering getoond.

Het aanmaken en beheren van de verzekeringen gebeurd allemaal via de artikelen. Ga hiervoor naar Modules - Beheer artikelen en klik vervolgens op Toevoegen indien u een nieuwe verzekering wenst toe te voegen.
Indien u een bestaande verzekering wenst aan te passen dient u eerst de verzekeringsartikel erbij te zoeken en daarna te kiezen voor Wijzigen.

In het venster dat nu verschijnt vult u de volgende gegevens in,

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(klik voor grotere weergave)

Artikelcode: Geef dit artikel een unieke code (let op! ieder artikel dient een eigen unieke code te hebben).
Omschrijving: Geef hier de omschrijving van de verzekering in, zoals deze op de bestelbon terug zal komen
Leverancier: Kies uit de lijst de leverancier welke u in één van de eerste stappen hierboven heeft aangemaakt
Btw-regime: Vul hier het btw percentage in dat betrekking heeft op deze verzekering
Grootboekrekening: Vul hier het grootboekrekening in waarop de omzet van deze verzekering geboekt dient te worden (indien u dit niet weet, neem dan contact op met uw boekhouder!)
Verkoopprijs van het artikel is inclusief btw: Plaats hier een vinkje zodat over de verzekering niet nog eens btw berekend wordt (de prijs is dus inclusief btw).
Artikeltype: Kies hier voor het artikeltype Annulatieverzekering welke u in één van de eerste stappen hierboven heeft aangemaakt

A cocher (Il est possible qu'à la création ce ne soit pas possible).

Dans ce cas enregistrez d'abord le type d'article via le bouton Ok et ensuite ouvrez/modifiez de nouveau, ainsi vous aurez la possiblité de cocher.


Pour l'assurance voyage / assistance, entrez les informations suivantes,

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(cliquez pour agrandir)

Description: Assurance Assistance/ Voyage
Types fixes: Cochez type d'assurance
Utilisez dans le calcul de l'acompte: Entrez le pourcentage souhaité pour l'acompte. Cela garantit que le montant correct est calculé pour le calcul anticipé.                                                                                                                        Assurance Assistance: Cochez cette case (Il est possible qu'à la création ce ne soit pas possible).

Dans ce cas enregistrez d'abord le type d'article via le bouton Ok et ensuite ouvrez/modifiez de nouveau, ainsi vous aurez la possiblité de cocher.

Couvertures Supplémentaires

...

Souvent, une couverture supplémentaire peut également être ajoutée aux différentes polices d'assurance, par exemple un observateur,  de l''argent et des chèques voyage, des sports d'hiver, mais aussi des exclusions (montant négatif).


Vous pouvez créer toutes ces couvertures supplémentaires via Administrateur - Gérez dossiers de base - Gérez couvertures d'assurance

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(cliquez pour agrandir)

Ici vous retrouvez toutes les assurances complémentaires. En passant par Ajouter, Modifier et Supprimer vous pouvez gerer les assurances.
Si vous ajouter ou modifier une assurance, vous pouvez ajouter les choses suivantes,

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Description: Notez ici la description de l’assurance complémentaire
Description client: Notez ici la description tel qu’elle doit être notée sur le bon de commande
Montant: A cette endroit vous compléter le montant de l’assurance
Méthode de calcul: Vous pouvez choisir les méthodes suivantes ;

  • Montant forfetaire
  • Pourcentage
  • Montant forfetaire par jour
  • Montant forfetaire par véhicule
  • Montant forfetaire par personne et par jour

En fonction de la méthode de calcule choisie, le module calculera le prix.

Créer une assurance: Assurance annulation 

...

Après avoir effectué les taches ci-dessus, vous pouvez ajouter les assurances. Dans cet exemple on vous montre l’assurance annulation.

Pour créer et gérer les assurances vous devez passer par les articles. Pour cela aller dans Modules – gérer articles et cliquez sur Ajouter si vous souhaitez ajouter une nouvelle assurance.
si vous souhaitez modifier une assurance existante alors vous devez d’abord rechercher l’article en question et ensuite choisir Modifier.

La fenêtre ci-dessous apparait et complétez les données suivantes ;

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(cliquez pour agrandir)

Code (article): Donnez a l'article un code unique (Attention! chaque article dois disposer d'un code unique).
Description: Indiquez dans ce champ la déscription de l'assurance, comme celle-ci apparaitra sur le bon de commande
Fournisseur: Choissisez dans la liste le fournisseur, selon les étapes de création effectués ci-dessus
Regime TVA: Indiquez ici le pourcentage en lien avec l'assurance
Grand livre comptable: Indiquez ici le chiffre d'affaire de l'assurance sur lequel  la réservation doit avoir lieu (Dans le cas ou vous ne la savez pas, prenez contact avec votre comptable!)
Prix de vente de l'article inc. TVA: cochez a cette endroit si la tva doit etre calculer sur l'assurance (le prix TVA comprise).
Type d'article: Choissisez ici le type d'article assurance annulation que vous avez crée dans les étapes précédentes

Une fois le type d'article selectionné une fenetre apparaitra Zodra u het artikeltype selecteert zal bovenin dit vesnter een tabblad erbij komen: Verzekeringsmodule
Via dit tabblad kunt u vervolgens de bedragen, percentages en dergelijke invullen, zodat TravelNote het juiste bedrag voor u kan berekenen.


(klik voor grotere weergave)
De volgende velden zijn belangrijk voor de annulatieverzekering (hieronder niet vermelde velden zijn optioneel),
Omschrijvingcliquez pour agrandir)

Les champs suivants sont important pour l'assurance annulation ( les champs ci-dessous non mentionnés sont optionnelles),
Description: Dit wordt overgenomen uit de artikelomschrijving van het tabblad Artikel info, welke u zojuist in de stap hiervoor heeft ingevuld.
LeverancierFournisseur: Dit wordt overgenomen uit de artikelomschrijving van het tabblad Artikel info, welke u zojuist in de stap hiervoor heeft ingevuld.
BerekeningsmethodeMethode de calcule: Hier selecteert u hoe deze annulatieverzekering berekend dient te worden, waarbij u de keus heeft uit de volgende mogelijkheden,

  • Vast bedrag per familie
  • Percentage 
  • Vast bedrag per persoon

Berekeningsduur:  Hier kunt u kiezen uit één van de volgende mogelijkheden,

  • Per boeking
  • Per dag

...

  • Montant forfetaire par famille
  • Pourcentage 
  • Montant forfetaire par personne

Durée de calcule:  ici vous avez la possiblité de choisir plusieurs manières,

  • Par réservation
  • Par jour

Pourcentage de l'article: Vul hier het percentage in welke gebruikt zal worden bij de annulatieverzekering.
PoliskostenFrais de police: Indien er poliskosten van toepassing zijn, vult u hier het bedrag daarvan in.
Incl. assurantiebel.: Indien hier een vinkje wordt geplaatst dan wordt er assuratiebelasting over de poliskosten berekend. Indien geen vinkje wordt de assurantiebelasting berekend over de nettopremie.
Assurantiebelasting: Indien van toepassing dan vult u hier het percentage assurantiebelasting in.
ProvisieProvision: Indien u hier uw provisie invult over deze verzekering, dan kan dat weer vermeld worden op bepaalde rapportages.
PolisnummerNuméro de police: TravelNote kan voor u een polisnummer genereren, waarbij u de mogelijkheid heeft voor de volgende opties,

  • GeenAucunDossiernummer
  • Numéro de dossier
  • Dossierjaar en nummer

Minimum prijsPrix minimum: Indien het berekende bedrag voor de verzekering lager is dan het hier ingevulde bedrag zal TravelNote deze waarde overnemen bij de verzekering
Aanvullende dekkingenAssurance complémantaire: Indien de verzekering nog uitgebreid kan worden met een aanvullende dekking, kunt u hier deze selecteren en koppelen aan deze verzekering,

In de linker kolom vindt u al reeds aangemaakte beschikbare dekkingen en in de rechter kolom de gekoppelde en geselecteerde dekkingen.
Via de pijltjes tussenin kunt u de verschillende aanvullende dekkingen koppelen.

...