Algemeen

Dit tabblad bevat de algemene gegevens zoals e-mailgegevens of algemene instellingen.

E-mail

Bij het onderdeel E-mail kunt u de smtp server instellen, dit is in vele gevallen het volgende:

Voor een Belgacom ADSL-verbinding: relay.skynet.be
Voor een Telenet breedband verbinding: out.telenet.be of uit.telenet.be

Deze smtp(Simple Mail Transfer Protocol) server heeft u nodig om uw e-mail te koppelen aan de software van TravelNote.
Dit is bijvoorbeeld nodig wanneer u de functie Probleem / suggestie doormailen wilt gebruiken.

Uiteraard kunt u ook een e-mailadres van het bedrijf instellen zodat e-mails verstuurd kunnen worden vanuit
het TravelNote-programma. Ook een e-mailadres voor de boekhouding kan worden ingesteld.
Elke factuur/creditnota zal een kopie versturen naar dit e-mailadres.

Opgelet: Om de TravelNote mail engine te gebruiken dient u de mailcomponenten- geïnstalleerd te hebben!

Als laatste hebt u ook de mogelijkheid om algemene voorwaarden automatisch te koppelen aan uw e-mail.
Hiervoor moet u twee zaken doen:

Het onderdeel 'Algemene voorwaarden mee versturen met e-mails' aanvinken
Een pdf-bestand met de algemene voorwaarden invoegen via de knop 'Selecteren voorwaarden'

Eenmaal de voorwaarden zijn geselecteerd worden deze opgeslagen in de database en zijn ze beschikbaar voor alle gebruikers.

Algemene instellingen

Hier kunt u algemene instellingen opgeven zoals de te gebruiken munt, dossiernummering,...
U kunt ook het standaardpercentage of het minimumbedrag van het voorschot van artikelen instellen.
Daarnaast kunt u ook de verschillende vervaldata voor de betaling van voorschot en saldo opgeven. Aan de hand van deze data wordt de betalingstermijn bepaalt, die u ook zelf kunt wijzigen.
U kunt kiezen tussen een maandaangifte of een kwartaalaangifte m.b.t. de Btw-aangifte en u kunt bepalen hoeveel de Btw-marge bedraagt.

U vindt ook een uitgebreide lijst met verschillende opties die u kunt aanvinken.
__________________________________________________________________________________________________________

Reistype vereist
Marge weergeven bij ingave artikelen
Ticketing artikels zijn inclusief taks(belasting)
Aantal dagen gebruiken (i.p.v. aantal nachten)
Manueel dossier linken aan de rekeninguittreksels
Dagboek altijd kiezen bij factureren
Zet bedrijf in CC wanneer mailbatch naar leveranciers
Besparing verplicht
Vertrekdatum vereist
Datum terug vereist
Standaard voorstel datum Amadeus gebruiken
Btw uit bedragen trekken bij facturatie.
Enkel openstaande dossiers opzoeken in het financieel
Dossierstatus automatisch OK indien artikels OK

______________________________________________________________________________________________________________

Daarnaast kunt u nog verschillende zaken opgeven betreffende het financiële en boekhoudkundige gedeelte zoals het standaarddagboek voor facturen en creditnota's.
Als laatste kunt u een aantal grootboekrekeningen opgeven die TravelNote standaard moet gaan gebruiken bij het creëren van verschillende soorten documenten of artikelen in de dossiers.
U kunt rekeningen opgeven voor verschillende soorten acties binnen TravelNote.

De belangrijkste rekening is de rekening verkoop. Dit is een standaardrekening die TravelNote gaat gebruiken, indien u werkt via de artikellijst die aanwezig is binnen TravelNote, bij het toevoegen van een artikel aan een dossier wanneer er geen specifieke rekening is gekoppeld aan het artikel.
Het is namelijk zo dat elk artikel of elke kost die voorkomt in een dossier, een leverancier en een grootboekrekening nodig heeft, om deze correct te kunnen verwerken met betrekking tot de facturatie en de boekhouding.