Maildelivery

Inhoud

Algemeen

In TravelNote kan men zeer snel en efficiënt werken met behulp van de Maildelivery.

Met deze functionaliteit kan een gebruiker het aantal gewenste dossiers selecteren in de dossierlijst en deze automatisch een mail versturen. Dit met bijvoorbeeld de bestelbon, voorschotfactuur of saldofactuur en andere bestanden als bijlage toegevoegd. Het voordeel van de Maildelivery is dat u voor 1000 dossiers éénmalig dezelfde mail kunt sturen met één actie!

Locatie

Men vindt deze Maildelivery in de statusbalk boven de algemene dossierlijst:

Dossiers selecteren

Hieronder vindt men de uitleg om de Maildelivery optimaal te benutten.

Men selecteert de dossiers (linker muisklik op het eerste dossier, shift inhouden en linker muisklik op het laatste dossier) die een mail moeten ontvangen en klikt op de knop Maildelivery.

Hierna wordt een overzicht gegevens van deze dossiers. 

Links van de dossiers staat aangevinkt of men een mail wenst te ontvangen. Dossiers die niet automatisch zijn aangevinkt en in het rood zijn gemarkeerd bevatten een fout.

Als voorbeeld wordt het dossier 4754 in het rood geselecteerd en wordt onderaan de melding gegeven: Klant heeft geen e-mailadres:

Men kan dit corrigeren en de Maildelivery opnieuw starten of men kan ervoor kiezen dit dossier over te laten.

Het is eveneens mogelijk het dossier aan of uit te vinken door dubbel de klikken op het dossier of men kan alle dossiers aanpassen met behulp van de knoppen:

Nadat men de dossiers heeft kunnen bekijken, kan men de mail opmaken.

Mail opmaken

Wanneer men de mail opmaakt dient men eerst het onderwerp en de mailtekst te voorzien. Deze kunnen voorzien worden in 4 talen: Nederlands, Frans, Engels en Duits.

Het is eveneens mogelijk om mailteksten op te halen:

• Mailtekst bestelbon: Standaard mailtekst voor het versturen van een bestelbon uit de bedrijfsfiche overnemen (in 4 talen).
• Mailtekst factuur: Standaard mailtekst voor het versturen van een factuur uit de bedrijfsfiche overnemen (in 4 talen).
• Mailteksten ophalen: Een voorgemaakte mailtemplate ophalen (in 4 talen). Het is eveneens mogelijk zelf een mailtekst in te voeren, te wijzigen en op te slaan.

Hiernaast kan er nog één tag toegevoegd worden: #Customer#. Deze zal in de mail vervangen worden door de naam van de klant of zijn bedrijf.

Let op: Enkel deze tag zal omgezet worden, andere tags zijn niet voorzien!

Versturen van de e-mails

Na het opmaken van de mailteksten kunt u de volgende instellingen configureren:

• Bedrijf in C.C. plaatsen (ter controle) : Verstuur de mail naar het eigen emailadres zodat er een bewijs is en een extra controle voor de klant.
• Automatisch versturen (enkel bij Outlook): Wanneer men Outlook gebruikt wordt de mail automatisch verstuurd en in de verzonden items geplaatst. Het mailvenster van Outlook wordt niet meer geopend.
• Ontvangst bevestiging vragen (enkel bij Outlook): Bevestiging van ontvangst van de mail vragen.
• Leesbevestiging vragen (enkel bij Outlook): Bevestiging van het lezen van de mail vragen.
• Toevoegen van een handtekening (enkel bij Outlook): De standaard handtekening van Outlook wordt automatisch onderaan de mail geplaatst.

Na deze instellingen dient men enkel nog de bestanden toe te voegen.

Hier is men vrij te kiezen wat men als bijlage wenst toe te voegen: Bestelbon, voorschotfactuur, saldofactuur of extra bijlages. Zo zou men bijvoorbeeld een bijlage voor een enquête kunnen toevoegen en dit naar de klanten mailen.

Na de bestanden kan men eerst nog een voorbeeld mail sturen naar zichzelf ter controle.

Tenslotte kan men met de knop Mail versturen een automatische e-mail naar uw klanten versturen.