Stap voor stap: Dossier creëren

Inhoud

Algemeen

Deze handleiding legt u stap per stap uit hoe een dossier aan te maken in TravelNote.

Stap1: Dossier aanmaken

Open TravelNote en zorg dat u in uw startscherm op het tabblad ‘Lijst dossiers’ staat. Klik vervolgens op de knop ‘Offerte Dossier’ of druk op de F3-toets.

Open

Stap 2: Selectie klant

Een klant opzoeken

Wanneer u een dossier toevoegt kunt u in het veld ‘Klant’ (een deel van) de achternaam van de klant typen, vervolgens klikt u op het vergrootglas-icoontje.

Open

Een nieuwe klant aanmaken

Als dit een nieuwe klant is zal de zoekopdracht geen gewenst resultaat opleveren en moet u de klant toevoegen. Dit doet u door op het witte blaadje naast het vergrootglas-icoontje te klikken.

Kies eerst voor het tabblad ‘Persoonlijk’ als uw klant een particulier is.

Selecteer het tabblad ‘Bedrijfsinfo’ indien uw nieuwe klant een bedrijf is.

In beide gevallen kunt u het volgende doen:

• Persoonlijke gegevens aanvullen

• E-mailvoorkeuren instellen

In het geval van een bedrijf dient u ook het vakje ‘Bedrijfsinfo gebruiken' aan te vinken.

In de overige tabbladen kunt u een heleboel extra informatie over uw klant kwijt. Een gedetailleerde beschrijving daarvan vindt u op de pagina ‘Beheer klanten’.

Een klant selecteren

Wanneer een klant reeds in TravelNote aanwezig is, of wanneer u een nieuwe klant net hebt aangemaakt, dient u deze te selecteren. Voer opnieuw (een deel van) de achternaam van de klant in bij ‘Klant’ en klik op het vergrootglas-icoontje. Selecteer de gewenste klant uit de lijst met zoekresultaten. Daarna komt u opnieuw terecht in het vorige scherm en ziet u de naam van uw klant boven het veld ‘Klant' staan.

Stap 3: CRS integreren

Sommige boekingen kunnen rechtstreeks in TravelNote geïmporteerd worden; alle gegevens omtrent die boeking komen dan automatisch in het dossier te staan. Om op deze manier een boeking te integreren, klikt u in het tabblad ‘Artikelen’ op de knop ‘Crs import’.

Na het importeren worden sommige velden in uw dossier dan automatisch aangevuld. Als crs import niet van toepassing is op dit dossier, dient u deze manueel aan te vullen.

Voor meer informatie hierover verwijzen we graag naar de pagina ‘Crs bestand integreren’.

Stap 4: Deelnemers toevoegen

In het tabblad ‘Deelnemers’ kunt u deelnemers aan uw dossier toevoegen via de groene plus-knop of via ‘Overname deelnemers’.

Bij de eerste optie volstaat het om alle relevante informatie zelf in te vullen. Vooral naam, voornaam en geboortedatum zijn hierbij belangrijk.

Via ‘Overname deelnemers’ krijgt u een lijst te zien van personen met wie de geselecteerde klant in het verleden samen heeft gereisd. Indien een van deze personen deze keer niet meereist, kunt u ze nog uitvinken alvorens ze toe te voegen aan het dossier.

Stap 5: Artikelen toevoegen

Voor de volgende stap in de opbouw van uw dossier kiest u het tabblad ‘Artikelen’. Indien u eerder reeds boekingen integreerde via crs-bestanden, zult u deze hier zien verschijnen. Alle andere artikelen moeten manueel worden toegevoegd.

Wanneer u op ‘Toevoegen’ klikt, verschijnt een kader met meerdere tabbladen. Hieronder worden de meest voornaamste toegelicht.

Artikel informatie

Hier dient u de volgende informatie aan te vullen:

• Leverancier: Dit is de leverancier van het verkochte artikel

• Omschrijving: De omschrijving van het verkochte artikel, dit veld is vrij te kiezen vb. Pakketreis. Dit veld wordt getoond op de bevestiging van de klant.

• PO nummer: Het boekingsnummer van de leverancier. Dit is belangrijk zodat de boekhouding ook het dossier gemakkelijk kan terugvinden.

• Prijs: De nettoprijs.

• Commentaar: enkel over de prijs. Op de bestelbon verschijnt dit onder het artikel in het prijsoverzicht.

• Artikeltype: Het type artikel dat verkocht wordt.

Segmenten

Onderaan het kader ziet u een reeks tabbladen verschijnen, elk bedoeld voor een mogelijk aspect van de reis: vluchten, accommodatie, huurwagen, treinen, cruise, ferry en transfer.

Selecteer het gewenste tabblad, klik op ‘Toevoegen’ en voeg alle nuttige informatie over de boeking toe. Indien u in een eerdere fase reeds boekingen importeerde uit crs-bestanden, zult u deze hier reeds zien staan.

Voor pakketten is het mogelijk om verschillende segmenten te combineren.

Blok info

In het vak ‘Uitgebreide omschrijving’ kunt u extra informatie toevoegen voor uw klant. Samengevat komt hier alle informatie die u niet in de voorgaande stap ‘Segmenten’ kwijt kon. Dit kan extra informatie zijn over bagage, hotel faciliteiten, enz. Deze informatie komt op de bestelbon mooi onder de segmenten te staan.

Stap 6: Artikel groepen

Om te vermijden dat uw klant de prijs van elk onderdeel apart te zien krijgt, kunt u prijzen gaan groeperen. Dit kan in het tabblad ‘Artikel groepen’.

Dit doet u door op de knop ‘Toevoegen’ te klikken en vervolgens alle elementen die u wil groeperen te selecteren en naar rechts te verplaatsen. Wat u ingeeft in het veld ‘Omschrijving’ komt uiteindelijk op de bestelbon te staan.

Stap 7: Overige

In het tabblad ‘Overige’ kunt u in de volgende tekstvelden kunt u nog wat extra informatie omtrent het dossier kwijt.

Commentaar betreffende het dossier

Deze tekst komt onder 'Opmerkingen' te staan op de bestelbon en kunt u zowel manueel invoeren als met behulp van standaardteksten of tekstblokken. Dit veld dient vooral om informatie toe te voegen die u eerder nog niet kwijt kon.

Intern commentaar

Wat hier komt is enkel zichtbaar voor uzelf en voor collega’s die dit dossier openen. Hierin kunt u gevoelige of persoonlijke informatie over de klant verwerken waarvan u niet wil dat het op bijvoorbeeld de bestelbon terechtkomt.

Landen

Alvorens een dossier op te slaan door onderaan op de knop ‘Ok’ te drukken, moet elke bestemming die in dit dossier aan bod komt aan dit veld toegevoegd worden. Dit kan door de bestemming(en) aan te klikken en vervolgens met de blauwe pijl naar het rechtse vak te verplaatsen.

Stap 8: Dossier opslaan

Wanneer alle nodige informatie aan het dossier is toegevoegd, volstaat het om onderaan op ‘Ok’ te klikken om het dossier op te slaan.

Om de bestelbon weer te geven dient u het dossier te selecteren in uw startscherm en op ‘Afdrukken dossier’ te klikken.

Nu krijgt u een print preview te zien die u kunt printen, opslaan of versturen via e-mail.

Wanneer u kiest voor ‘Versturen via email’ kunt u nog een mailtekst toevoegen alvorens de bestelbon naar uw klant te versturen.