Hoofd- en subgroepen

Inhoud

Locatie

De hoofd – en subgroepen vindt u terug onder het tabblad: Travelbook > Hoofd– en subgroepen
 

Algemeen

De verschillende grootboekrekeningen worden onderverdeeld aan de hand van hoofd– en subgroepen.
Hoofdgroepen zijn groepen die u zelf kunt instellen. Subgroepen zijn een verdere onderverdeling van de hoofdgroepen en deze zijn ook zelf in te stellen. Aan de subgroepen worden de grootboekrekeningen gekoppeld.

Men kan hier de grootboekrekeningen gaan groeperen in hoofd- en subgroepen.

Indien u wilt teruggaan naar het hoofdscherm, moet u op Sluiten klikken.

Groepen inladen

Wanneer u start met Travelbook en nog geen hoofd- en subgroepen heeft aangemaakt, kunt u de standaard hoofd– en subgroepen inladen door te klikken op Groepen inladen in de menubalk bovenaan het scherm.

De standaard hoofdgroepen worden dan automatisch gecreëerd net als de subgroepen.

Na creatie worden de subgroepen gekoppeld aan de hoofdgroepen en de grootboekrekeningen worden dan automatisch gekoppeld aan de subgroepen.

Grootboekrekeningen

U kunt ook een overzicht krijgen van alle grootboekrekeningen in TravelNote. Dit doet u via de knop Grootboekrekeningen in de menubalk bovenaan het scherm.

Wanneer u hierop klikt bekomt u dit scherm:

U kunt dit ook zien via: Boekhouding > Beheer rekeningplan.
Meer informatie vindt u hier terug.

Hoofdgroepen toevoegen / wijzigen / verwijderen

De hoofdgroepen kunt u zelf toevoegen,wijzigen of verwijderen.
Hiervoor gebruikt u het tweede tabblad: Subgroepen koppelen.
 

Wanneer u een nieuwe hoofdgroep wilt toevoegen aan Travelbook, klikt u op Toevoegen. Indien u een reeds bestaande hoofdgroep wilt aanpassen, klikt u op Wijzigen. 

U kunt ook een hoofdgroep verwijderen, dit doet u door op Verwijderen te klikken.

Wanneer u een hoofdgroep wilt toevoegen of wijzigen, kunt u enkele parameters instellen. U bekomt volgend scherm:

• Code: Dit is de code die u aan de hoofdgroep wilt geven. Dit is het eerste cijfer van zowel de subgroepen als de grootboekrekeningen.
• Omschrijving: De omschrijving van de hoofdgroep kunt u invullen.

Klik steeds op Ok om het scherm te verlaten en de gegevens te bewaren of Annuleren om het scherm te verlaten zonder de wijzigingen uit te voeren.

Subgroepen koppelen aan hoofdgroepen

Bij het tabblad Subgroepen koppelen ziet u rechts op het scherm de Gekoppelde subgroepen en de Niet-gekoppelde subgroepen. U kunt hier subgroepen koppelen aan een hoofdgroep.

Om een subgroep te koppelen aan een bepaalde hoofdgroep, selecteert u de Niet-gekoppelde subgroep en moet u op het pijltje naar boven klikken. Om een subgroep te verwijderen uit een hoofdgroep, selecteert u de reeds Gekoppelde subgroep en klikt u op het pijltje naar beneden.

Subgroepen toevoegen / wijzigen / verwijderen

Bij het tabblad Grootboekrekeningen koppelen kunt u de subgroepen toevoegen, wijzigen of verwijderen.

Wanneer u een nieuwe subgroep wilt toevoegen aan Travelbook, klikt u op Toevoegen. Indien u een reeds bestaande subgroepen wilt aanpassen, klikt u op Wijzigen.

U kunt ook de subgroep verwijderen, dit doet u door op Verwijderen te klikken.

Wanneer u een subgroep wilt toevoegen of wijzigen, kunt u enkele parameters instellen. U bekomt volgend scherm:

• Code: Dit is de code die u aan de subgroep wilt geven. Dit bevat als eerste cijfer het cijfer van de hoofdgroep waaraan deze subgroep zal gekoppeld worden.
• Omschrijving: De omschrijving van de subgroep kunt u invullen.
• Hoofdgroep: Omdat de subgroepen een verdere onderverdeling zijn van de hoofdgroepen, kunt u de subgroepen direct koppelen aan een bepaalde hoofdgroep.
• Type: U kunt ook steeds het type van de subgroep aanduiden. De types die u kunt selecteren zijn: actief, passief, kosten en opbrengsten.

Klik steeds op Ok om het scherm te verlaten en de gegevens te bewaren of Annuleren om het scherm te verlaten zonder de wijzigingen uit te voeren.

Grootboekrekeningen koppelen aan subgroepen 

Bij het tabblad Grootboekrekeningen koppelen ziet u rechts op het scherm de Gekoppelde rekeningen en de Niet-gekoppelde rekeningen. Dit heeft u nodig om de grootboekrekeningen te koppelen aan de subgroepen. 

Om een grootboekrekening te koppelen aan een bepaalde subgroep, selecteert u de Niet-gekoppelde rekening en moet u op het pijltje naar boven klikken.

Om een grootboekrekening te verwijderen, selecteert u de reeds Gekoppelde rekening en klikt u op het pijltje naar beneden.