Stap per stap: Boekjaar afsluiten reizen
- kelly.floree
Inhoudsopgave
Algemeen
We krijgen veel de vraag wat er allemaal moet gebeuren bij een jaarafsluit voor reiskantoren meer bepaald voor het reisgedeelte. Na overleg met verschillende accountants en reiskantoren hebben we een stappenplan opgesteld.
Opgelet: Dit stappenplan is enkel adviserend en het is de accountant die beslist hoe hij/zij het boekjaar moet afsluiten.
STAP 1: Openstaande posten overlopen
De openstaande posten klanten en leveranciers moet men overlopen. Je vind dit onder het tabblad ‘Financieel’ > ‘Rapporten' > ‘Rapport overzicht openstaande leveranciers…' of ‘Rapport overzicht openstaande klanten…’:
Bij deze lijsten kan je een documentfilter invullen zodat we enkel de klanten/leveranciers tonen met een openstaande post in het vorig boekjaar.
Als men de lijst print heeft men in één oogopslag alle klanten/leveranciers die nog openstaan. Bijgevolg moeten deze gecorrigeerd worden zodat de lijst opgeschoond is.
Hierboven ziet men 2 klantbetalingen waar geen verkoopfactuur voor is opgemaakt. Men moet dit dossier nakijken en facturen zodat deze klant kan afpunten worden. Als deze klant is afgepunt zal deze niet meer in de lijst verschijnen.
Dit dient men te doen voor alle openstaande klanten en leveranciers met een openstaande post in het vorig boekjaar (en waarbij de vertrekdatum ook in het vorig boekjaar lag).
STAP 2: Overlopende rekeningen boeken
De reiskantoren die de verkoopfactuur opmaken op vertrekdatum en de aankoopfactuur bij ontvangst boeken meestal de overlopende rekeningen. Dit wil zeggen:
Aankoopfacturen geboekt in het vorig boekjaar moeten toegewezen worden aan het huidig boekjaar als de vertrekdatum in het huidig boekjaar ligt.
Aankoopfacturen geboekt in het huidig boekjaar moeten toegewezen worden aan het vorig boekjaar als de vertrekdatum in het vorig boekjaar ligt.
Verkoopfacturen geboekt in het vorig boekjaar moeten toegewezen worden aan het huidig boekjaar als de vertrekdatum in het huidig boekjaar ligt.
Verkoopfacturen geboekt in het huidig boekjaar moeten toegewezen worden aan het vorig boekjaar als de vertrekdatum in het vorig boekjaar ligt.
Commissiefacturen geboekt in het vorig boekjaar moeten toegewezen worden aan het huidig boekjaar als de vertrekdatum in het huidig boekjaar ligt.
Commissiefacturen geboekt in het huidig boekjaar moeten toegewezen worden aan het vorig boekjaar als de vertrekdatum in het vorig boekjaar ligt.
TravelNote beschikt over een lijst om dit uit te voeren. Deze lijst vind je onder het tabblad ‘Documenten’ > ‘Basis rapporten’ > ‘Aankopen VS Verkopen':
2.1 Toe te rekenen aankoop berekenen
Toe te rekenen aankopen zijn aankoopfacturen geboekt in het huidig boekjaar waarbij de vertrekdatum in het vorig boekjaar ligt. Dit zijn m.a.w. aankoopfacturen die achteraf zijn ingeboekt.
Bij de filter dossiers neem je enkel eind vertrekdatum van het vorig boekjaar.
Bij de filter aankopen neem je enkel begin factuurdatum van het huidig boekjaar.
Bij type lijst kies je voor ‘Aankopen dossiers *’ met een sterretje.
Als je vervolgens klikt op afdrukken krijg je een lijst van alle toe te rekenen aankoop met op deze lijst de factuurdatum en vertrekdatum.
Onderaan heb je een algemeen totaal en dit is het totaal aan toe te rekenen aankoop voor het vorig boekjaar.
2.2 Over te dragen aankoop berekenen
Over te dragen aankopen zijn aankoopfacturen geboekt in het vorig boekjaar waarbij de vertrekdatum in het huidig boekjaar ligt. Dit zijn m.a.w. aankoopfacturen die ingeboekt worden bij ontvangst terwijl de vertrekdatum van deze factuur al voor het volgend jaar is. Dit is meestal de grootste lijst.
Bij de filter dossiers neem je enkel van vertrekdatum van het huidig boekjaar.
Bij de filter aankopen neem je enkel eind factuurdatum van het vorig boekjaar.
Bij type lijst kies je voor ‘Aankopen dossiers *’ met een sterretje.
Als je vervolgens klikt op afdrukken krijg je een lijst van alle over te dragen aankopen met op deze lijst de factuurdatum en vertrekdatum.
Onderaan heb je een algemeen totaal en dit is het totaal aan over te dragen aankoop voor het vorig boekjaar.
2.3 Toe te rekenen verkoop berekenen
Toe te rekenen verkopen zijn verkoopfacturen geboekt in het huidig boekjaar waarbij de vertrekdatum in het vorig boekjaar ligt. Dit zijn m.a.w. verkoopfacturen die achteraf zijn gefactureerd.
Bij de filter dossiers neem je enkel eind vertrekdatum van het vorig boekjaar.
Bij de filter verkopen neem je enkel begin factuurdatum van het huidig boekjaar.
Bij type lijst kies je voor ‘Verkopen dossiers *’ met een sterretje.
Als je vervolgens klikt op afdrukken krijg je een lijst van alle toe te rekenen verkoop met op deze lijst de factuurdatum en vertrekdatum.
Onderaan heb je een algemeen totaal en dit is het totaal aan toe te rekenen verkoop voor het vorig boekjaar.
2.4 Over te dragen verkoop berekenen
Over te dragen verkopen zijn verkoopfacturen geboekt in het vorig boekjaar waarbij de vertrekdatum in het huidig boekjaar ligt. Dit zijn m.a.w. verkoopfacturen die gefactureerd zijn in het vorig boekjaar en waarbij de vertrekdatum in het huidig boekjaar ligt.
Bij de filter dossiers neem je enkel van vertrekdatum van het huidig boekjaar.
Bij de filter verkopen neem je enkel eind factuurdatum van het vorig boekjaar.
Bij type lijst kies je voor 'Verkopen dossiers *’ met een sterretje.
Als je vervolgens klikt op afdrukken krijg je een lijst van alle over te dragen verkopen met op deze lijst de factuurdatum en vertrekdatum.
Onderaan heb je een algemeen totaal en dit is het totaal aan over te dragen verkoop voor het vorig boekjaar.
2.5 Toe te rekenen commissiefacturen berekenen
Toe te rekenen commissiefacturen zijn commissiefacturen geboekt in het huidig boekjaar waarbij de vertrekdatum in het vorig boekjaar ligt.
Bij de filter dossiers neem je enkel eind vertrekdatum van het vorig boekjaar.
Bij de filter verkopen neem je enkel begin factuurdatum van het huidig boekjaar.
Bij type lijst kies je voor ‘Commissiefacturen verkoop (of self-billing) *’ met een sterretje.
Als je vervolgens klikt op afdrukken krijg je een lijst van alle toe te rekenen commissiefacturen met op deze lijst de factuurdatum en vertrekdatum. Onderaan heb je een algemeen totaal en dit is het totaal aan toe te rekenen commissies voor het vorig boekjaar.
2.6 Over te dragen commissiefacturen berekenen
Over te dragen commissiefacturen zijn commissiefacturen geboekt in het vorig boekjaar waarbij de vertrekdatum in het huidig boekjaar ligt.
Bij de filter dossiers neem je enkel van vertrekdatum van het huidig boekjaar.
Bij de filter verkopen neem je enkel eind factuurdatum van het vorig boekjaar.
Bij type lijst kies je voor 'Commissiefacturen verkoop (of self-billing) *’ met een sterretje.
Als je vervolgens klikt op afdrukken krijg je een lijst van alle over te dragen commissiefacturen met op deze lijst de factuurdatum en vertrekdatum. Onderaan heb je een algemeen totaal en dit is het totaal aan toe te rekenen commissies voor het vorig boekjaar.
STAP 3: Voorschot klanten boeken
Op de balans willen veel accountants het voorschot klanten boeken d.w.z. de voorschotten klanten voor een reis met vertrek volgend boekjaar en waarvoor geen verkoopfactuur is gemaakt.
Dit kan enkel voor klanten die TravelBook gebruiken via de lijst ‘Klanten’ > ‘Historiek op datum’:
Bij datum historiek vul je de laatste datum van het af te sluiten boekjaar in.
Je vinkt ‘Enkel openstaande betalingen’ aan zodat dit enkel betalingen zijn.
Bij van vertrekdatum vul je de eerste datum in van het erop volgend boekjaar.
Wanneer je deze lijst afdrukt heb je het voorschot klanten om over te boeken naar het volgend boekjaar.
Opgelet deze lijst is enkel correct als de klanten zijn afgepunt.
STAP 4: Voorschot leveranciers boeken
Op de balans willen veel accountants het voorschot leveranciers boeken d.w.z. de voorschotten leveranciers voor een reis met vertrek volgend boekjaar en waarvoor geen aankoopfactuur is gemaakt.
Dit kan enkel voor klanten die TravelBook gebruiken via de lijst ‘Leveranciers’ > ‘Historiek op datum’:
Bij datum historiek vul je de laatste datum van het af te sluiten boekjaar in.
Je vinkt ‘Enkel openstaande betalingen’ aan zodat dit enkel betalingen zijn.
Deze lijst kan je exporteren naar Excel. Bij deze Excel komt de vertrekdatum bij de betalingen te staan. De accountant kan een som nemen van alle betalingen met een vertrekdatum in het volgend boekjaar.
Opgelet deze lijst is enkel correct als de leveranciers zijn afgepunt.