TravelNote propose un module de paiement pour les fournisseurs. Avec ce module, vous pouvez payer automatiquement les factures d’achat encodées des fournisseurs et vous n’avez pas besoin de saisir les paiements manuellement dans la banque.
Un fichier SEPA est créé que vous pouvez charger dans votre banque en un clic.
Le but de ce module est de réduire la marge d’erreur et le travail manuel.
Vous pouvez trouver le module paiement fournisseurs sous l'onglet Financier > Traitement SEPA > Paiements fournisseurs
Avant de pouvoir utiliser le module de paiement, vous devez saisir certaines informations de base.
Ceci peut être effectuer sous l'onglet Administrateur > Editer fiche d'entreprise. Sous l'onglet Paramètres, les paramètres suivants doivent être entrés dans les Paramètres SEPA:Créancier du numéro: uniquement pour les clients utilisant un prélèvement SEPA et vous n’avez pas à le renseigner.
- Numéro de compte du créancier: Uniquement pour les clients ayant une domiciliation SEPA et vous ne devez pas le renseigner.
- Export des journaux financiers : Il s'agit de l'emplacement où sont conservés tous les SEPA et les aperçus de paiement (Excel).
- Texte email pour le paiement aux fournisseurs. Lorsque vous créez un paiement de groupe pour un fournisseur, vous pouvez envoyer un récapitulatif de paiement à votre fournisseur. Vous pouvez prévoir un texte email standard.
Si vous souhaitez payer un fournisseur via un fichier de paiement automatique, vous devez saisir les informations suivantes sur la fiche de son fournisseur:
- SEPA: doit être coché
- Référence SEPA : La référence unique pour tous les paiements entre le fournisseur et le payeur. Par exemple, vous pouvez entrer le nom du fournisseur ou son numéro en tant que référence unique.
- IBAN numéro :doit être complété
- BIC numéro: doit être complété
Si les coordonnées de votre entreprise et vos fournisseurs ont été complétés, vous pouvez payer automatiquement. Via l'emplacement (voir ci-dessus) aller à Paiements fournisseurs.
Par exemple, vous pouvez créer un fichier de paiement hebdomadaire pour payer toutes les factures d'achat arrivant à expiration.
Au démarrage, les paramètres suivants sont affichés:
- Format SEPA : Le format sepa que vous devez charger à la banque
- IBAN: IBAN de votre propre compte bancaire où le paiement est effectué.
- BIC: BIC de votre propre compte bancaire où le paiement est effectué.
- Date de paiement: Date à laquelle le paiement est effectué à la banque
- Export journal: Dossier où sont stockés les fichiers SEPA et les aperçus de paiement.
Lorsque tous les paramètres sont corrects, vous pouvez récupérer les paiements.
Vous entrez un ou plusieurs filtres et cliquez sur le bouton Créer une liste.
TravelNote génère ensuite un aperçu de tous les fournisseurs à payer. Si vous cliquez sur le fournisseur, vous verrez le détail de toutes ses factures pour ce fournisseur.
Dans les factures, vous pouvez ajuster les éléments suivants:
• Vous pouvez modifier le montant à payer à partir d'une facture.
• Vous pouvez insérer des commentaires pour une facture spécifique. Ceci est utile si, par exemple, vous facturez une facture avec une note de crédit et souhaitez le mentionner.
Quand vous avez parcouru tous les fournisseurs, cliquez sur Envoyer un e-mail de paiement. Un courrier est créé pour chaque fournisseur avec un récapitulatif de paiement en pièce jointe:
Enfin, vous créez le fichier SEPA en cliquant sur Création doc SEPA.
TravelNote vous demande de sauvegarder le fichier SEPA:
Vous devez télécharger ce fichier SEPA dans votre banque et les paiements seront effectués automatiquement.
Tous les paiements effectués sont répertoriés et peuvent être consultés sous l'onglet "Consulter les paiements effectués":
Si un ou plusieurs paiements n'ont pas été effectués, vous pouvez les sélectionner et choisir de Remettre le (s) paiement (s). Cette facture est incluse dans la liste des paiements à effectuer et vous pouvez payer à nouveau.
Lorsque le paiement SEPA parvient à votre banque, il apparaît en ligne sur votre relevé bancaire.
Vous pouvez fractionner ce paiement de groupe entre les fournisseurs appropriés dans TravelNote. Pour ce faire, vous devez cocher la case Paiements / prélèvements automatiques du groupe de paiements avant de traiter l'extrait de compte:
