Étapes à suivre pour créer un dossier

Contenu

Général

Ce manuel vous explique étape par étape comment créer un dossier dans TravelNote.

Étape 1: Ajouter un dossier

Ouvrez TravelNote et assurez-vous que vous êtes dans l'onglet "Liste des fichiers" de votre écran d'accueil. Cliquez ensuite sur le bouton ‘Offre / Dossier’ ou appuyez sur la touche F3.

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Étape 2: Sélection du client

Chercher un client

Lorsque vous ajoutez un dossier, vous pouvez entrer le nom de famille du client dans le champ "Client", puis cliquer sur l'icône de la loupe.

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Ajouter un nouveau client

S'il s'agit d'un nouveau client, la recherche ne produira aucun résultat souhaité et vous devez ajouter le client. Vous pouvez le faire en cliquant sur la feuille blanche à côté de l'icône de la loupe.

Choisissez d'abord l'onglet "Personnel" si votre client est un particulier.

Choisissez l’onglet ‘Info Société’ si votre nouveau client est une entreprise.

Dans les deux cas, vous pouvez effectuer les opérations suivantes:

• Compléter des informations personnelles

• Définir les préférences de messagerie

Si votre client est une entreprise, vous devez également cocher la case ‘Utiliser données société’.

Dans les autres onglets, vous pouvez saisir de nombreuses informations supplémentaires sur votre client. Vous trouverez une description détaillée sur la page ‘Gestion clients’.

Sélectionner un client

Si un client est déjà présent dans TravelNote ou si vous venez de créer un nouveau client, vous devez le sélectionner. Entrez à nouveau le nom de famille du client dans "Client" et cliquez sur l'icône de la loupe. Sélectionnez le client souhaité dans la liste des résultats de la recherche. Vous reviendrez alors à l'écran précédent et vous verrez le nom de votre client au-dessus du champ "Client".

Étape 3: Intégration du CRS

Certaines réservations peuvent être importées directement dans TravelNote; toutes les données concernant cette réservation seront alors automatiquement incluses dans le dossier. Pour intégrer une réservation de cette manière, cliquez sur le bouton ‘Crs import’ dans l'onglet ‘Articles’.

Après l'importation, certains champs de votre dossier seront automatiquement complétés. Si l'importation crs ne s'applique pas à ce dossier, vous devez le compléter manuellement.

Pour plus d'informations à ce sujet, nous vous renvoyons à la page ‘Intégration des fichiers Crs’.

Étape 4: Ajouter des participants

Dans l’onglet ‘Participants’, vous pouvez ajouter des participants à votre dossier via le bouton vert ou en cliquant ‘Reprise participants’.

Avec la première option, il suffit de remplir vous-même toutes les informations nécessaires. Le nom, le prénom et la date de naissance sont particulièrement importants.

L’option ‘Reprise participants’ vous donne une liste des personnes avec lesquelles le client sélectionné a voyagé dans le passé. Si une de ces personnes ne voyage pas cette fois, vous pouvez toujours la décocher avant de retourner au dossier.

Étape 5: Ajouter des articles

Choisissez l’onglet ‘Articles’ pour continuer à créer votre dossier. Si vous avez précédemment intégré des réservations via ‘Crs import’, vous les verrez ici. Tous les autres éléments doivent être ajoutés manuellement.

Quand vous cliquez sur ‘Ajouter’, un cadre avec plusieurs onglets apparaît. Les plus importants sont expliqués ci-dessous.

Information article

Ici, vous devez compléter les informations suivantes:

• Fournisseur: Il s'agit du fournisseur de l'article vendu.

• Description: La description de l’article vendu. Ici, vous entrez ce que vous voulez e.g. Voyage à forfait. Ce champ est affiché sur la confirmation du client.

• Po numéro: Le numéro de réservation du fournisseur. Ceci est important pour que le service comptable puisse également retrouver facilement le dossier.

• Prix: Le prix net.

• Commentaire: au niveau du prix. Cela sera affiché sur le bon de commanda sous l’article dans l’aperçu des prix.

• Type de article: Il s’agit du type d’article vendu.

Segments

Au bas du cadre vous verrez une série d'onglets, chacun destiné à un certain aspect du voyage: des vols, l’hébergement, la location de voiture, des trains, des croisières, des ferries et des transferts.

Sélectionnez l'onglet souhaité, cliquez sur ‘Ajouter’ et ajoutez toutes les informations utiles concernant la réservation. Si vous avez déjà importé des réservations  en utilisant l’import crs dans une phase antérieure, vous les verrez déjà ici.

Pour les voyages de forfait, il est possible de combiner différents segments.

Info bloc

Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires de votre client dans le champ ‘Description détaillée’. Ici vous pouvez entrer toutes les détails que vous ne pouviez pas encore mettre dans l’étape précédente (Segments). Par exemple des informations supplémentaires sur les bagages, les installations de l’hôtel, etc. Ces infos apparaîtront sous les segments sur le bon de commande.

Étape 6: Groupes article

Pour ne pas afficher le prix de chaque élément dans un dossier au client, il est possible de grouper des prix. Cela est possible dans l’onglet ‘Groupes article’.

Cliquez sur le bouton ‘Ajouter’, puis sélectionnez et déplacez tous les éléments que vous souhaitez regrouper vers la droite. Ce que vous entrez dans le champ ‘Description’ sera éventuellement indiqué sur le bon de commande.

Étape 7: Autres

Dans l’onglet ‘Autres’ il est possible d’ajouter des informations supplémentaires au niveau du dossier.

Commentaire concernant le dossier

Ce texte sera affiché sous ‘Commentaires’ sur le bon de commande et vous pouvez le compléter manuellement ainsi qu’en utilisant des textes standard ou des blocs de texte. Ce champ est principalement utilisé pour ajouter des informations que vous n’avez pas encore pu donner.

Commentaire interne

Ce qui vient ici n'est visible que par vous-même et par les collègues qui ouvrent ce fichier. Ici, vous pouvez traiter des informations sensibles ou personnelles sur le client que vous ne souhaitez pas retrouver, par exemple, sur le bon de commande.

Pays

Avant de finaliser un dossier en cliquant le bouton ‘Ok’ en bas, chaque destination dans la dossier doit être ajoutée à ce champ. Simplement sélectionnez la/les destination(s) et cliquez sur la flèche bleue vers la droite.

Étape 8: Confirmer le dossier

Quand toutes les informations nécessaires ont été ajoutées au dossier, il suffit de cliquer sur ‘Confirmer’ en bas pour sauvegarder le dossier.

Pour afficher le bon de commande, vous devez sélectionner le dossier dans votre écran d'accueil et cliquer sur ‘Imprimer dossier’.

Maintenant vous verrez un aperçu avant impression que vous pouvez imprimer, enregistrer ou envoyer par e-mail.

Si vous choisissez ‘Envoyer par e-mail’, vous pouvez composer un message avant d’envoyer le bon de commande à votre client.