Exécuter / défaire une annulation

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Mar 18, 2020
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Contenu

Général

Il y a une routine à suivre pour annuler un dossier dans TravelNote. En exécutant une annulation, une note de  crédit pour les articles facturés et une facture d’annulation pour les frais d’annulation sont générées.

Vous pouvez également défaire une annulation d’un dossier.

Vous pouvez aussi annuler plusieurs dossiers à la fois.

Emplacement

Vous retrouver le bouton pour annuler un dossier dans l’écran principal de TravelNote. D’abord vous devez sélectionner un dossier, puis choisir pour :

  • “Annulations” > “Exécuter l’annulation” : Pour annuler le dossier.

  • “Annulations” > “Défaire l’annulation” : Pour défaire l’annulation.

  • “Annulations” > “Annulation en batch” : Pour annuler plusieurs dossiers

Exécuter une annulation

Vous sélectionnez un dossier et cliquez sur “Annulations” > “Exécuter l’annulation”:

Vous voyez un aperçu des articles et des participants dans ce dossier. Les articles sont cochés par défaut pour les annuler.

Étape 1: Annuler des articles

Ici vous pouvez décocher les articles et les participants qui ne doivent pas être annulés:

TravelNote va automatiquement générer une note de crédit pour les articles cochés (à condition qu’ils ont été facturé).

Attention

Cocher l’option “Annuler dossier” va barrer le dossier dans la liste des dossiers.

Étape 2: Créer facture d’annulation

Si le client veut une facture d’annulation, il faut aujouter des frais d’annulation.

Vous pouvez faire ça dans l’onglet “Ajouter frais d’annulation”:

Ici vous pouvez ajouter des articles en cliquant sur “Insérer les articles du dossier”.

Si désiré il est aussi possible de définir un pourcentage au niveau des frais d’annulation. Par exemple, si les frais sont 50%, vous remplissez 50%. Quand vous cliquez sur “Insérer les articles du dossier” TravelNote va automatiquement calculer les 50%:

  • Il est possible d’ajouter des frais en cliquant  le bouton vert

  • Il est possible de supprimer des frais en cliquant le bouten rouge

  • Il est possible de recalculer le pourcentage par ligne en cliquant “% recalculer”

  • Il est possible d’inclure le montant TVA par ligne en cliquant “Tva incl. %”

Étape 3: Options supplémentaires

En bas vous avez encore la possibilité de:

  • "Annuler Dossier": Cocher cette option va barrer le dossier dans la liste des dossiers.

  • "Date facture" en "Date d’expiration facture": Ces dates seront affichés sur votre note de crédit et votre facture d’annulation.

  • "Adapter les points de fidélité": Cocher cette option va déduire les points de fidélité pour ce client.

  • "Imprimer paiements sur facture": Les paiements seront affichés sur la note de crédit et/ou la facture d’annulation.

  • "Facture options": Vous pouvez décocher les choses que vous ne voulez pas inclure dans votre facture.

Étape 4: Exécuter annulation

Si vous avez complété tous ce qu’il faut, vous cliquez sur “Exécuter l’annulation”:

Comme ça:

  1. Une annulation sera exécutée des articles et des participants cochés.

  2. Une note de crédit sera générée pour des articles annulés qui ont été facturé.

  3. Une facture d’annulation sera crée pour les frais d’annulation saisis.

Défaire une annulation

Vous sélectionnez un dossier annulé et cliquez sur “Annulations” > “Défaire l’annulation”:

Vous voyez un aperçu des articles. Les articles et participants annulés sont cochés.

Étape 1: Sélectionner des articles

L’annulation sera défait pour tous les articles et participants cochés. Si il y en a qui doivent rester annulé, il suffit de les décocher.

Étape 2: Options supplémentaires

En bas vous avez encore la possibilité de:

  • "Défaire l’annulation": Cette option défait l’annulation du dossier annulé.

  • "Date facture" en "Date d’expiration facture": Ces dates seront affichés sur votre facture.

  • "Imprimer paiements sur facture": Les paiements seront affichés sur la facture.

  • "Facture options": Vous pouvez décocher les choses que vous ne voulez pas inclure dans votre facture.

Étape 3: Confirmation

Si vous avez complété tous ce qu’il faut, vous cliquez sur “Défaire l’annulation”:

Comme ça:

  1. L’annulation sera défaite pour les articles et participants cochés.

  2. Une facture sera générée pour les articles annulés pour lesquelles vous avait crée une note de crédit durant l’annulation.

Annulation en batch

Vous sélectionnez tous les dossier que vous voulez annuler et cliquez sur “Annulations” > “Annulation en batch”:

Dans l'écran qui s’ouvre vous pouvez paramétrer la méthode d’annulation en batch:

  1. Annuler dossier: Cette option est active pour tous les dossiers. L’agent de voyage peut décider de ne pas annuler certains types d’articles comme assurances ou frais de dossier. Il suffit de les sélectionner et de les bouger au cadre “Sauf les types d’articles” .

  2. Créer note de crédit: Cette procédure se passe par défaut pour tous les dossiers pour lesquelles vous avait crée une facture du solde.

  3. Créer facture d’annulation: Si le client veut une facture d’annulation, il faut cocher cette option. Vous pouvez aussi entrer un pourcentage pour les frais d’annulation.

Si vous avez complété tous ce qu’il faut, vous cliquez sur “Exécuter annulation en batch”:

TravelNote automatiquement appliquera cette méthode d’annulation sur tous les dossiers sélectionnés.