Dossiers afdrukken

Inhoud

Locatie

Een offerte of dossier kan men in TravelNote afdrukken naar een offerte / bestelbon. Hiernaast kan men deze afdruk printen, onmiddellijk opslaan of e-mailen naar de klant.

Wanneer u een dossier wilt afdrukken, kunt u dit via de handeling Afdrukken dossier maar ook via het tabbladenmenu. U komt dan meteen terecht bij een afdrukvoorbeeld. U kunt ook klikken op de functietoets F6 om het dossier af te drukken.

Het tabblad vindt u hier: Modules -> Afdrukken dossier

Algemeen

Klik met uw rechtermuisknop op uw dossier dat u wilt afdrukken. Wanneer u met de muis op Afdrukken… komt staan. Opent zich een venster dat u de keuze biedt om verschillende delen van een dossier af te drukken of om het dossier volledig af te drukken. U kunt kiezen voor het dossier, de crewlist, het luchthavenvervoer, artikel vouchers en statische vouchers. 

£
 

U komt meteen terecht bij een afdrukvoorbeeld:

Zoals u bovenaan ziet, kunt u elke versie bekijken, afdrukken, versturen via email of opslaan in een .pdf formaat.

Klik op de knop Afdruk sluiten om terug te keren naar het hoofdscherm. 

Afdruk lay-out wijzigen

U kunt  eventueel ook Afdruk lay-out wijzigen via het tabblad Bewerken hoewel dit aangeraden is voor geavanceerde gebruikers.

Hierna komt u terecht op een scherm om de afdruk lay-out te wijzigen.

Gevraagd voorschot bedrag resetten

Wanneer u op Ok klikt, zal TravelNote uw voorschot onthouden telkens wanneer u dit dossier terug wilt afdrukken. U zal deze melding dus niet meer krijgen bij dat dossier. Wanneer u echter toch het voorschot wenst aan te passen, kunt u eventueel ervoor zorgen dat de melding nog eens wordt weergegeven. Hiervoor moet u rechtsklikken > Gevraagd voorschot bedrag resetten.

Wanneer deze is gereset, dan zult u terug het voorschot kunnen instellen bij de eerst volgende afdruk van dat dossier.

E-mailen van een dossier met parameters

Wanneer men de bestelbon heeft afgedrukt heeft men de mogelijkheid deze te printen, op te slaan in PDF formaat of te versturen via e-mail.

Wanneer u kiest voor Versturen via e-mail, krijgt u het volgend e-mailscherm te zien waarin het e-mailadres en het onderwerp automatisch is ingevuld.

Ook de inhoudelijke tekst kan automatisch ingevuld worden met enkele dossierparameters (als u deze vooraf opstelt in de bedrijfsfiche, zie hieronder):

De inhoudelijke tekst kunt u instellen onder het tabblad Administrator > Bedrijfsfiche bewerken:

In de bedrijfsfiche kunt u alle standaardteksten voor e-mails instellen. Hierbij kunt u bij de standaard tekst voor een bestelbon de volgende parameters gebruiken:

• #DepartureDate#
• #ReturnDate#
• #Destination#
• #FileNumber#
• #CustomerName#
  
  

 Nadat deze standaardtekst is opgeslagen, kunt u de bedrijfsfiche opslaan en zal deze automatisch ingevuld worden bij het versturen van een bestelbon.