Groepsreis

Inhoud

Algemeen

Bij dit tabblad worden de algemene gegevens van de groepsreis ingesteld. Bovenaan kunt u de soort groepsreis, de doelgroep en subgroep van de reis instellen.

Onderaan heeft u de mogelijkheid om alle deelnemers van de groepsreis te verwerken. U moet eerst een keuze maken welke deelnemer u wilt beheren. Indien u nog geen deelnemer heeft ingesteld, kunt u ook een deelnemer Toevoegen.

Selecteer een deelnemer om daarna een keuze te maken de deelnemer te Wijzigen of te Verwijderen.

Deelnemer toevoegen / wijzigen

Wanneer u een deelnemer wenst te wijzigen of toevoegen krijgt u volgend venster te zien:

Uiteraard kunt u bovenaan de persoonlijke gegevens en adresgegevens van een deelnemer te registreren. De adresgegevens bevinden zich echter op het tweede tabblad. U kunt de deelnemer ook importeren uit het klantenbestand aan de hand van de knop Selecteren klant. De leeftijd op datum van vertrek wordt voor u automatisch berekend.

Bij Reisinfo kunt u de heen- en terug routes instellen van de reis, standaard worden alle routes weergegeven. Indien u op de rode waarschuwingsknoppen klikt, dan worden enkel de routes weergegeven die gekoppeld zijn aan de groepsreis.

De drie rode velden Type logement, Verblijfplaats en Kamertype zijn velden die later in de ontwikkeling van TravelNote zullen verdwijnen, de andere drie velden Vervoertype, Opstapplaats, Afstapplaats kunt u ook instellen bij reisinfo.

Bij Verzekeringsinfo moet u ook nog instellen welke verzekeringen de deelnemers over beschikken zoals annulatie- en bijstandsverzekeringen. Daarbij kunt u ook nog een omschrijving en een polisnummer meegeven.

Artikelen

Bij Artikelen kunt u per deelnemer de artikelen meegeven of beheren van de groepsreis. U moet eerst een keuze maken welk artikel u wilt beheren. Indien u nog geen artikel heeft ingesteld, kunt u ook een artikel Toevoegen.

Selecteer een artikel om daarna een keuze te maken het artikel te Wijzigen of te Verwijderen.

Wanneer u een artikel wenst te wijzigen of toevoegen krijgt u volgend venster te zien:

In het zoekveld kunt  u de artikelen die u wilt toevoegen opsporen, geef een artikel in en klik op Zoeken. U kunt de artikelen ook beheren aan de hand van de Beheer knop, zie ook 'Hoofdmodules Travel Note: Beheren van de artikelen'.

Wanneer u een artikel selecteert uit de lijst, dan zal de prijs van het artikel automatisch op de velden terechtkomen. U moet dan nog enkel het aantal, pax, btw en eventueel een omschrijving instellen. Naast de grootboekrekening kunt u ook instellen dat het artikel meteen betaald moet worden bij voorschot.

Klik steeds op Ok om het scherm te verlaten en de gegevens te bewaren of Annuleren om het scherm te verlaten zonder de wijzigingen uit te voeren.

Indien u meteen een ander artikel wil toevoegen, dan moet u op de knop Ok + nieuw klikken.

Bij de lijst van de deelnemers kunt u ook op de knop Toevoegen + artikelen klikken om een deelnemer toe te voegen met automatisch dezelfde artikels als de geselecteerde persoon in de lijst. 

Subdossier aanmaken

De knop Subdossier aanmaken dient om toch nog bestelbons en facturen afzonderlijk te kunnen maken voor bepaalde deelnemers in een groepsreis. Hiervoor wordt dan een afzonderlijk dossier gemaakt met hetzelfde dossiernummer maar een ander subnummer. Op die manier zijn de deelnemers toch nog aan elkaar gekoppeld maar kunt u afzonderlijk uw bestelbons en facturen aanmaken. Wanneer u gebruik maakt van de knop Subdossier aanmaken dan zou u de deelnemer in de lijst van dossiers moeten zien verschijnen met een nieuw dossier.